Interpretacja indywidualna z dnia 10.10.2012, sygn. IPPP1/443-438/10/12-7/S/JL, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-438/10/12-7/S/JL

Dopuszczalne jest stosowanie systemu mieszanego polegającego na wystawianiu, a następnie drukowaniu oryginału faktury w celu jej przesłania kontrahentowi w formie papierowej, z jednoczesnym wystawieniem i przechowywaniem kopii takiej faktury w formie zdematerializowanej (w tym w formie elektronicznej, na nośniku informacji), o ile forma ta zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także możliwość ich wydrukowania.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 18.03.2010 r. (data wpływu 26.04.2010 r.) uzupełnionym w dniu 04.06.2010 r. na wezwanie Organu z dnia 28.05.2010 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur VAT przesyłanych w formie papierowej w informatycznym systemie księgowym jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 26.04.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur VAT przesyłanych w formie papierowej w informatycznym systemie księgowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka (dalej: Spółka) świadczy usługi na rzecz kilkudziesięciu tysięcy przedsiębiorców. Przedmiotowe usługi dokumentowane są fakturami VAT, stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (obecnie z dnia 28 listopada 2008 r., Dz.U. Nr 212, poz. 1337 ze zm. dalej: rozporządzenie w sprawie faktur). Z wystawieniem każdej faktury wiąże się jej ujęcie w informatycznym systemie księgowym i w rejestrze podatku należnego. Równocześnie z ujęciem faktury w systemie księgowym generowana jest automatycznie (systemowo) jej kopia na odrębnym dysku, gdzie jest ona stale przechowywana w oryginalnej postaci, tzn. nie jest możliwa ex post jakakolwiek ingerencja w jej kształt oraz treść. Jednocześnie zapewniona jest możliwość wydrukowania takiej kopii faktury w dowolnym czasie. W rezultacie, w przypadku wydrukowania kopii jej kształt treść jest identyczna z fakturą, która po wystawieniu i wydrukowaniu w oryginale została przesłana odbiorcy. Dla pełnego zobrazowania sytuacji Spółka pragnie zaznaczyć, iż na poziomie operacyjnym systemu informatyczno-księgowego istnieje potencjalna możliwość wprowadzania zmian w treści faktur po ich wystawieniu. Jednakże, jak wyżej wspomniano, żadne zmiany nie mogą być natomiast dokonywane w kopiach faktur uprzednio zapisanych i przechowywanych na odrębnym dysku. Kopie te pozostają trwale niezmienione do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z tych faktur. Ergo, ewentualne dokonane w systemie zmiany w fakturze są łatwe do identyfikacji w drodze porównania z kopią tej faktury zapisaną na odrębnym dysku. Kopie zapisywane za odrębnym dysku spełniają jednocześnie rolę zabezpieczającą przed przypadkową utratą danych. System generowania i zapisywania kopii na odrębnym dysku stanowi nierozłączną część informatycznego systemu księgowego Spółki. Należy też zaznaczyć, że wspomniane faktury nie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119; dalej: rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych). Obecnie Spółka drukuje zarówno oryginały, jak i kopie wystawianych faktur, a następnie oryginały takich faktur przesyła w formie papierowej kontrahentom. Równocześnie kopie faktur są przechowywane w postaci materialnej (papierowej) do momentu przedawnienia wynikającego z nich podatku. Wiąże się to ze znaczącym obciążeniem Spółki dodatkowymi kosztami związanymi z drukowaniem oraz archiwizowaniem kopii faktur i powoduje problemy z magazynowaniem bardzo dużej ilości dokumentów.