Interpretacja indywidualna z dnia 15.03.2012, sygn. IPPP1/443-1792/11-2/JL, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-1792/11-2/JL

Faktury oraz faktury korygujące wystawiane przez Spółkę w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną, spełniać będą warunki do uznania ich za faktury i faktury korygujące w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 20.12.2011r. (data wpływu 27.12.2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania faktur elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz określenia sposobu potwierdzania odbioru faktur korygujących jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27.12.2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania faktur elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz określenia sposobu potwierdzania odbioru faktur korygujących.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (Wnioskodawca lub Spółka) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. W toku prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje sprzedaży towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane tradycyjnymi fakturami VAT, wystawianymi przez Wnioskodawcę oraz przesyłanymi kontrahentom Wnioskodawcy w formie papierowej za pośrednictwem poczty, kuriera lub wręczanymi osobiście. Kopie faktur wystawianych przez Wnioskodawcę są obecnie przechowywane w postaci papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Wnioskodawca oraz jego kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Wnioskodawca zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury potwierdzające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W szczególności Wnioskodawca zamierza ustalić, że w celu wyświetlenia wystawionej oraz otrzymanej faktury zarówno Wnioskodawca jak i jego kontrahenci będą posługiwać się programem Adobe Reader - popularnym czytnikiem formatu PDF, udostępnionym za darmo przez firmę Adobe bądź innym czytnikiem bez możliwości modyfikacji plików w formacie PDF. Ponadto procedura zawarta w porozumieniu będzie stanowić, że wystawiane oraz otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z adresu e-mail określonego w porozumieniu. Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika Wnioskodawcy. Faktury wysyłane w formie pliku PDF będą następnie przechowywane przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej (w formacie PDF) w zewnętrznym elektronicznym archiwum I (serwery, na których będą przechowywane faktury są zlokalizowane poza terytorium RP). Faktury w postaci plików PDF będą przechowywane w sposób umożliwiający ich filtrowanie/podział na okresy rozliczeniowe przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego, Spółka zapewni dostęp online do archiwum w siedzibie Spółki lub przekaże kopie faktur w formacie PDF na elektronicznym nośniku informacji (CD, DVD, pamięć USB).