Interpretacja indywidualna z dnia 19.03.2012, sygn. ITPP3/443-73/10/12-S/JK, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. ITPP3/443-73/10/12-S/JK

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur sprzedaży w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, bez konieczności drukowania ich i przechowywania w formie papierowej, w sytuacji gdy kontrahent Spółki otrzymuje oryginał faktury w formie papierowej?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów uwzględniając wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 467/11 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 16 grudnia 2010 r. sygn. akt I SA/Sz 869/10 stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 27 kwietnia 2010 r. (data wpływu 11 maja 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktury jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 maja 2010 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie przechowywania kopii dokumentów sprzedaży.

W złożonym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka rozprowadza na obszarze Polski maszyny, urządzenia oraz elektronarzędzia. Transakcje sprzedaży tych towarów dokumentowane są fakturami, przy czym rocznie Spółka wystawia około 46 tysięcy faktur. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Po ujęciu faktury w systemie księgowym, system ten stale przechowuje jej kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie w niezmienionej formie. Przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W związku z powyższym Spółka rozważa możliwość trwałego przechowywania kopii wystawionych faktur sprzedaży w formie zapisu elektronicznego, przechowywanego przez system księgowy. Dodatkowo, celem zwiększenia bezpieczeństwa przechowywanych elektronicznie w systemie księgowym kopii faktur, Spółka planuje na koniec każdego miesiąca wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury zapisywać w formacie PDF na nośniku danych i przechowywać w szafie pancernej.