Interpretacja indywidualna z dnia 17.06.2011, sygn. IPPP1/443-880/11-2/AW, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-880/11-2/AW

przekazywanie i przechowywanie faktury w formacie PDF oraz prawo do odliczenia podatku VAT

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 01.06.2011 r. (data wpływu 03.06.2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przekazywania i przechowywania faktur w formacie PDF oraz prawa do odliczenia podatku VAT - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25.03.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przekazywania i przechowywania faktur w formacie PDF oraz prawa do odliczenia podatku VAT

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Spółka) jest przedsiębiorcą, którego głównym przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej jest działalność leasingowa w rozumieniu art. 709(1) kc. Spółka z uwagi na ciążące na niej jako leasingodawcy obowiązki, wystawia w przeciągu miesiąca około 30.000 (słownie: trzydzieści tysięcy) faktur VAT oraz faktur korygujących VAT dokumentujących otrzymywanie opłat z tytułu zawartych umów leasingu.

Na dzień sporządzenia niniejszego wniosku kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących VAT, po ich wystawieniu i wysłaniu w wersji papierowej drogą pocztową do kontrahenta, są przechowywane w formie papierowej w siedzibie Spółki. Zasada powyższa odnosi się do faktur VAT, które zostały wystawione w bieżącym roku podatkowym. Natomiast faktury VAT z lat ubiegłych znajdują się w archiwum prowadzonym przez podmiot, z którym M. sp. z o.o. zawarła stosowną umowę cywilnoprawną. Sam proces wystawiania faktur VAT, (wydruku jednego egzemplarza w celu przesłania kontrahentom, wydruku na potrzeby archiwizacji dokumentacji dla celów podatkowych, a także ich zapisywanie do pliku elektronicznego w celach organizacyjnych z wykorzystaniem narzędzia technicznego, jakim jest lub będzie każdy system elektroniczny posiadający tę funkcjonalność, zwany dalej: Bazą faktur VAT), realizowany jest przez specjalnie w danym celu powołaną do istnienia jednostkę organizacyjną działającą w ramach Spółki. Baza faktur VAT, oprócz możliwości wskazanych powyżej, a w szczególności posiadając opcję przechowywania, archiwizowania i łatwego dostępu do bazy wystawionych przez Spółkę faktur VAT w formie elektronicznej, umożliwia również ich przesyłanie właśnie w wersji elektronicznej poszczególnym kontrahentom, jak i dokonywanie wydruków faktur VAT lub ich udostępnianie również w wersji elektronicznej na każde żądanie osoby dokonującej kontroli skarbowej lub podatkowej. Format zapisu przedmiotowych faktur VAT (pdf) pozwala nie tylko na pełen do nich dostęp (przysługujący oczywiście wyłącznie upoważnionym do tego pracownikom Spółki), lecz także uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii wystawionej faktury również po jej wysłaniu.