Interpretacja indywidualna z dnia 21.10.2011, sygn. ITPP1/443-1021/11/AJ, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. ITPP1/443-1021/11/AJ

Przechowywanie faktur.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 czerwca 2011 r. (data wpływu 22 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 lipca 2011 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka w ramach prowadzonej działalności rocznie wystawia ok. 85.200 szt. faktur VAT (łącznie oryginał i kopia) oraz faktury korygujące z tyt. rozliczenia mediów w ilości ok. 4.000 szt. (oryginał i kopia) rocznie. Przedmiotowe faktury VAT Spółka wystawia (generuje) z tyt. najmu na rzecz osób prawnych, jak i osób fizycznych. Wystawione (wygenerowane) przez system informatyczny Spółki faktury VAT kopia i oryginał są identyczne. Wydruk tychże dokumentów odbywa się w dwojaki sposób. Spółka ma zawartą umowę z firmą kurierską na wykonywanie usługi polegającej na comiesięcznym drukowaniu oryginałów i kopii faktur (identycznych) generowanych przez Spółkę oraz ich dystrybucji (drukowanie faktur w formie papierowej (oryginał i kopia) oraz dostarczanie oryginałów faktur w formie papierowej dla nabywcy, a kompletu kopii faktur dla Spółki archiwizacja kopii w formie papierowej. Druk faktur oryginału i kopii polega na nadruku danych w odpowiednie pola na formularzu faktury na spersonalizowanym papierze (posiadającym uzgodnioną szatę graficzną). Wydrukowane w ten sposób (przez firmę kurierską) oryginał i kopia faktury różnią się graficznymi elementami od faktur wydrukowanych przez Spółkę bezpośrednio z informatycznego systemu ewidencyjnego. Faktury wydrukowane przez firmę kurierską, jak i z systemu informatycznego Spółki, zawierają wszystkie elementy wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. i w pod względem mertyoryczno-formalnym i rachunkowym są tożsame. Wszystkie wystawione w swoim systemie faktury Spółka może archiwizować w wersji elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie. Wydruk oraz przechowywanie rosnącej w liczbę dokumentacji jest kosztowne i powoduje trudności techniczne (konieczność zabezpieczenia większej powierzchni do archiwizacji, gdzie dokumenty przechowywane są przez okres 5-6 lat, szybsza eksploatacja sprzętu do drukowania, diametralnie większe zużycie materiałów biurowych toner do drukarek, papier oraz zabezpieczenie pracowników do obsługi całego procesu od wydruku po archiwizację). Odstąpienie od drukowania i przechowywania papierowych kopii pozwoliłoby Spółce na obniżenie kosztów związanych z obsługą i wydrukiem w formie papierowej. Spółka posiada możliwość archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej oraz wydruk kopi faktury na każde żądanie.