Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 16.09.2004, sygn. US.III.415/33/04, Urząd Skarbowy w Suwałkach, sygn. US.III.415/33/04

W jaki sposób należy dokumentować wydatki związane z podróżą służbową właściciela firmy i osoby z nim współpracującej w działalności gospodarczej na terenie kraju i poza jego granicami?W jaki sposób należy dokumentować wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą na terytorium Austrii?

Odpowiadając na Państwa zapytanie zawarte w piśmie z dnia 12 sierpnia 2004 r. (data wpływu do Urzędu 16 sierpnia 2004 r.) dotyczące sposobu dokumentowania wydatków związanych z podróżą służbową oraz wydatków związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną na terytorium Austrii i kwalifikacji podatkowej tych wydatków w zakresie kosztów uzyskania przychodów, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Suwałkach, stosownie do art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), udziela informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w tym zakresie.Przepis art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) stanowi, iż osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym także za okres sprawozdawczy.Z akt podatkowych będących w posiadaniu organu podatkowego wynika, że w przedsiębiorstwie należącym do Państwa prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. W tej sytuacji będą miały zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 i Nr 224, poz. 2226). Przepisy powołanego rozporządzenia regulują między innymi zasady i sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów u podmiotów gospodarczych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. W § 12 ust. 3 cytowanego rozporządzenia zostały - w sposób szczegółowy - określone rodzaje dowodów księgowych, które mogą stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Natomiast z treści ust. 4 tego przepisu wynika, że dowód księgowy winien być sporządzony w języku polskim, zaś treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, za wyjątkiem wydatków wyraźnie wyłączonych jako koszty uzyskania przychodów oraz za wyjątkiem tych wydatków, co do których istnieje szczególna regulacja prawna (np. koszty pracownicze). Z powołanych powyżej przepisów wynika, że o zasadności zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów przesądza spełnienie następujących przesłanek (warunków):- koszt służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia,- koszt został faktycznie poniesiony przez podatnika, - koszt nie został wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli nie został wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodu,- koszt został udokumentowany przez podatnika zgodnie z wymogami określonymi we wskazanych przepisach prawa.Jedynie spełnienie łącznie czterech wymienionych powyżej przesłanek uprawnia do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Odnosząc omawianą regulację prawną do wątpliwości Państwa zawartych w zapytaniu, tut. organ podatkowy wyjaśnia: Właściciel firmy ponoszący wydatki w związku z własnym wyjazdem służbowym w sprawach swojej firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione wydatki, o ile ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu i nie są one wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów, przy czym należy pamiętać, że osoba prowadząca działalność gospodarczą, udająca się w podróż służbową, musi udokumentować własną podróż służbową (krajową lub zagraniczną) w taki sam sposób, jak podróż pracowników. Dokumentuje się ją dowodem wewnętrznym sporządzonym przez samego Podatnika. Dowód ten musi spełniać wymogi określone w par. 14 ust. 3 cytowanego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc musi zawierać takie dane jak: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących mu diet, z tym, że w delegacji nie podaje kosztów przejazdu, ryczałtów za noclegi i innych wydatków. Wszystkie wydatki (koszty) - poza dietami - muszą być odpowiednio udokumentowane, i tak: 1) Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów do samochodu, którym odbywa się podróż służbowa przedsiębiorcy, mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragon taki musi być zaopatrzony w datę i stempel, musi określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu Podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko, adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.2) Zakup wyposażenia związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą winien dokumentowany dowodami księgowymi, które zostały wymienione w par. 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (faktury, rachunki), lub też dowodami księgowymi, o których mowa w par. 13 i 14 tego rozporządzenia, stwierdzającymi fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierającymi co najmniej, takie dane jak: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (par. 12 ust. 3 pkt 2).3) Wydatki poniesione na noclegi w czasie odbywania podróży służbowej przedsiębiorcy i osoby z nim współpracującej, z których korzystają Państwo w wynajmowanym mieszkaniu, winne być udokumentowane rachunkiem (fakturą) wystawioną przez właściciela tego mieszkania lub dowodem księgowym, o których mowa w par. 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawierającym co najmniej dane określone w par. 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia.4) Wydatki związane z parkowaniem samochodu mogą być dokumentowane dowodem księgowym, zawierającym te dane, których nie posiadał paragon dotyczący opłat za parking oraz dane określone w par. 12 ust. 2, albo też dowodem wewnętrznym popartym biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które muszą być dołączone do tego dowodu. Ta sama zasada będzie dotyczyła sposobu dokumentowania opłat winietowych.5) Przejazdy związane z podrożą służbową przedsiębiorcy winne być dokumentowane dowodem wewnętrznym, o którym mowa w par. 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, popartym biletami przejazdowymi (kolejowymi, lotniczymi, autobusowymi, komunikacji miejskiej itp.),6) Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej może by dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje imię i nazwisko, adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.7) Wydatki poniesione na rozmowy telefoniczne związane z prowadzoną działalnością gospodarczą prowadzone w czasie odbywania podróży służbowej i wykonywane z obcego aparatu telefonicznego mogą być dokumentowane billingiem (tłumaczonym na język polski) potwierdzającym wykonanie rozmów z kontrahentami oraz stosownym oświadczeniem Podatnika, z treści którego będzie wynikać, że prowadzone rozmowy telefoniczne związane były z wykonywaną działalnością gospodarczą. W tym przypadku należy również dołączyć zezwolenie (zgodę) właściciela, tj. tytuł prawny do korzystania z jego aparatu telefonicznego.Odnosząc się natomiast do wątpliwości Państwa zawartych w pytaniu drugim, tj. związanych z wyżywieniem właściciela firmy i osoby współpracującej podczas odbywania podróży służbowej poza granicami kraju, tut. organ podatkowy wyjaśnia: Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt uzyskania przychodu nie uznaje się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Oznacza to, że przedsiębiorca (właściciel firmy) udający się w podróż służbową w sprawach swojej firmy, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie wartość diety, w takiej wysokości, jaka przysługuje pracownikom odbywającym podróż służbową poza granicami kraju. Wysokość diet przysługujących pracownikom z tytułu odbywania przez nich podróży służbowej poza granicami kraju została określona w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 256, poz. 1991). Wysokość diety za dobę podróży służbowej odbywanej na terenie Austrii - według załącznika do cytowanego rozporządzenia - stanowi kwotę 45 EURO i kwota odpowiadająca wartości tej diety w przeliczeniu na złote polskie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłoszonych przez NBP z dnia poniesienia kosztu przy uwzględnieniu ewentualnych różnic kursowych według zasad określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powyższe wyjaśnienia będą miały w pełni zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy Podatnik nie będzie prowadził działalności gospodarczej na terenie Austrii za pośrednictwem położonego tam "zakładu" - w rozumieniu art. 5 Umowy między Polską Rzeczpospolitą Ludową a Republiką Austrii w sprawie zapobiegania podwójnemu opodatkowaniu w zakresie podatków od dochodów i majątku, zawartej w Wiedniu w dniu 2 października 1974 r. (Dz. U. z 1975 r. Nr 24, poz. 129). Postanowienia tego artykułu mają podstawowe znaczenie dla określenia, któremu z umawiających się państw i w jakim zakresie przysługuje prawo opodatkowania dochodów uzyskiwanych przez podmiot będący rezydentem jednego z umawiających się państw z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej na terytorium drugiego z umawiających się państw. Należy dodać, iż konieczność zastosowania regulacji prawnych zawartych w powołanej umowie o zapobieżeniu podwójnemu opodatkowaniu wynika z treści przepisu art. 4a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli więc przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą na terenie Austrii za pośrednictwem zakładu, to zyski przedsiębiorcy mogą być opodatkowane w Austrii, w takiej mierze, w jakiej mogą być przypisane temu zakładowi (art. 7 pkt 1) umowy).Dla ustalenia wysokości zysków "zakładu" powołana umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nakazuje stosować w pierwszej kolejności tzw. bezpośrednią metodę ustalania zysków (art. 7 pkt 2) umowy), zgodnie z którą zakładowi należy przypisać takie zyski, które mógłby osiągnąć, gdyby wykonywał taką samą lub podobną działalność w takich samych lub podobnych warunkach jako samodzielne przedsiębiorstwo i był całkowicie niezależny w stosunkach z przedsiębiorstwem, którego jest zakładem. W literaturze (patrz str. 162, Józef Banach, Polskie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, Wydanie 2, Podatkowe Komentarze Praktyczne, Wydawnictwo C.H. BECK, Warszawa 2002) podkreśla się, iż wyliczenie zysków, w oparciu o tą właśnie metodę, opiera się na fikcyjnym domniemaniu, iż "zakład" zagranicznego przedsiębiorstwa w danym państwie stanowi absolutnie odrębną całość, a tym samym prowadzi w pełni odrębną rachunkowość. U podstaw tej metody leży więc założenie, że "zakład" winien prowadzić wszelkie operacje, mimo braku prawnej samodzielności w taki sposób, jakby był niezależnym podmiotem. Wobec powyższego w sytuacji prowadzenia "zakładu" na terenie Austrii, prowadzenie ksiąg rachunkowych (ksiąg podatkowych) dla "zakładu, a także ustalenie wysokości zysków "zakładu musi być dokonywane na podstawie ustawodawstwa austriackiego z uwzględnieniem postanowień art. 7 pkt 3 i 5 powołanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takiej sytuacji w celu uzyskania informacji o zakresie stosowania prawa odnośnie podatkowej klasyfikacji wydatków do kosztów uzyskania przychodu, jak też i sposobu ich dokumentowania, należy zwrócić się do stosownych władz austriackich. Ponadto, należy dodać, że w sytuacji jednoczesnego wykonywania działalności gospodarczej w kraju oraz poza jego granicami - w formie zakładu, należy dokonać podziału wydatków (kosztów) związanych z prowadzoną działalnością, tak by móc je odpowiednio przyporządkować do danego źródła przychodów, tj. oddzielnie do źródła przychodów położonego na terenie kraju, a oddzielnie do źródła przychodów położonego na terytorium państwa austriackiego z uwzględnieniem, w tym przypadku, regulacji prawnej zawartej w art. 7 pkt 3 i 5 wskazanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.