Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 29.03.2004, sygn. PP 443-48/38/04, Urząd Skarbowy Wrocław-Krzyki, sygn. PP 443-48/38/04

Podatnik zwrócił się z zapytaniem o obowiązek zbierania kopii paragonów fiskalnych i okres ich przechowywania.

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, ze zm.) kasy rejestrujące muszą sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie.Ponadto na podstawie § 5 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.). Dokumenty kasowe, które emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym to: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT. Przepis ten wyraźnie wskazuje, że okres przechowywania dokumentów kasowych ma wynikać z przepisów Ordynacji podatkowej, natomiast z ustawy o rachunkowości mają wynikać warunki przechowywania tych dokumentów. W Ordynacji podatkowej o terminach przechowywania dokumentów traktują artykuły 86 i 88. W myśl art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych (wg art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej przez księgi podatkowe rozumie się: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci) przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a wg art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. A zatem okres przechowywania ww. dokumentów wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 Ordynacji podatkowej). Natomiast warunki przechowywania dokumentów określone są w art. 71 i 73 powołanej ustawy o rachunkowości. Stanowią one, iż dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. W związku z tym, że kopie dokumentów kasowych należą niewątpliwie do dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg, należy je przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to również paragonów za każdy przejechany kurs. Przepisy podatkowe nie przewidują żadnych możliwości skrócenia określonego wyżej okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Przedstawione we wniosku stanowisko należy uznać za niewłaściwe.