Wyrok NSA z dnia 12 kwietnia 2000 r., sygn. II SA/Gd 1089/98

1. W art. 107 par. 1 Kpa ustawodawca mówi o podpisie, przez co należy rozumieć podpis własnoręczny, gdyż w innych przypadkach, jeżeli ustawodawca dopuszcza stosowanie innego niż własnoręczne odtworzenie podpisu, to daje temu wyraz w treści przepisu /np. art. 921[10] par. 2 Kc lub art. 339 par. 2 Kh/.

Zastosowanie facsimile podpisu powoduje, że decyzja organu pierwszej instancji została wydana z rażącym naruszeniem prawa /art. 156 par. 1 pkt 2 Kpa/. Z rażącym naruszeniem prawa została też wydana decyzja organu drugiej instancji, który utrzymał w mocy decyzję dotkniętą wadą nieważności.

2. Podstawą sporządzenia notatki przez pracownika organu administracyjnego jest art. 72 Kpa, który stanowi, że czynności organu administracyjnego, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał czynności. Notatka służbowa zawiera przytoczenie wypowiedzi skarżącego, z której wynika, iż odmawia on podjęcia oferowanej mu pracy. Ze względu na swoją treść wypowiedź ta jest istotna dla rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 67 par. 1 Kpa organ administracyjny sporządza protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Zatem, skoro wypowiedź skarżącego jest istotna dla rozstrzygnięcia, to należało utrwalić ją w formie protokołu. Niedopuszczalne było utrwalenie jej w formie adnotacji podpisanej przez pracownika organu, gdyż w takiej formie mogą być utrwalone czynności, które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, nie zaś czynności postępowania, mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy.