Zarządzanie procesami i zespołami w sektorze ochrony zdrowia z wykorzystaniem metodyki Lean Management - Poziom Lean Ekspert

6 poziom Polskiej Ramy Kwalifikacji

Syntetyczna charakterystyka efektów uczenia się

Osoba posiadająca kwalifikację "Zarządzanie procesami i zespołami w sektorze ochrony zdrowia z wykorzystaniem metodyki Lean Management - Poziom Lean Ekspert":

1) opisuje procesy w postaci diagramu SIPOC: Supplier (dostawcy), Inputs (wkłady), Proces (proces), Outputs (wyjścia/produkty), Customer (klienci/odbiorcy);

2) sporządza mapy procesu w postaci graficznej zgodnie z notacją BPMN (Business Process Model and Notation) lub podobną, wskazując jednocześnie miejsca występowania marnotrawstw i problemów na mapie procesu;

3) dokonuje pomiaru podstawowych parametrów procesu (czas, jakość, efektywność);

4) sporządza mapę strumienia wartości (Value Stream Map - VSM) procesu dostosowaną do specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia i analizuje dane zawarte w tej mapie w celu określenia obszarów potencjalnych usprawnień oraz określenia sposobów pomiarów efektów usprawnień;

5) prowadzi cykliczne spotkania dotyczące planowania i wdrażania usprawnień czynności realizowanych w procesach lub przebiegu procesów oraz monitoruje i prezentuje efekty wdrażanych usprawnień.

Zestaw 1. Budowanie zaawansowanych map procesu

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Posługuje się diagramem SIPOC do opisu najważniejszych elementów procesu

1) tłumaczy akronim diagramu SIPOC: Supplier (dostawcy), Inputs (wkłady), Proces (proces), Outputs (wyjścia/produkty), Customer (klienci/ odbiorcy) i podaje definicje poszczególnych jego elementów;

2) przygotowuje opis procesu w postaci diagramu SIPOC.

Opisuje szczegółowo proces i jego poszczególne kroki do poziomu czynności w procesie

1) rysuje mapę procesu w postaci diagramu toru pływackiego (swimline flowchart) w notacji BPMN lub podobnej;

2) diagnozuje problemy w procesie;

3) wskazuje zdiagnozowane problemy na szczegółowej mapie procesu.

Zestaw 2. Stosowanie podstawowych narzędzi pomiaru procesu

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Mierzy czasy cyklu w procesie

1) podaje definicję czasu cyklu w procesie;

2) stosuje narzędzia pomiaru procesu - czas cyklu.

Dokonuje pomiarów wielowymiarowych w procesie

1) podaje zasady pomiaru wielowymiarowego w procesie oraz cel pomiaru;

2) stosuje narzędzia pomiaru procesu - pomiar wielowymiarowy.

Dokonuje pomiarów pracy standardowej

1) opisuje narzędzia arkusz pracy standaryzowanej (Standard Work Sheet, SWS) i arkusz kombinacji pracy standaryzowanej (Standard Work Combination Sheet, SWCS) do pomiaru pracy oraz wskazuje cel ich stosowania;

2) analizuje proces na podstawie zastosowanych narzędzi SWS i SWCS.

Zestaw 3. Wykorzystanie mapy strumienia wartości do usprawniania procesu

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Opisuje zasady sporządzania mapy procesu przy wykorzystaniu narzędzia mapa strumienia wartości

1) określa elementy składowe mapy strumienia wartości i cel jej stosowania;

2) charakteryzuje proces budowania mapy strumienia wartości;

3) charakteryzuje cel i etapy budowania mapy strumienia wartości dla stanu obecnego, przyszłego i idealnego.

Proponuje usprawnienia procesów w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia przy pomocy mapy strumienia wartości

1) przygotowuje mapę strumienia wartości, wykorzystując elementy istotne dla procesów realizowanych w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) analizuje proces na podstawie danych zawartych w mapie strumienia wartości w celu określenia obszarów potencjalnych usprawnień;

3) opisuje sposoby pomiarów efektów wdrożeń usprawnień.

Zestaw 4. Stosowanie zasad ciągłego doskonalenia

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Charakteryzuje zasady ciągłego doskonalenia

1) charakteryzuje cykl ciągłego doskonalenia Deminga (Plan - Do - Check- Act - PDCA) i zasady ciągłego doskonalenia;

2) opisuje narzędzia do opisywania, monitorowania i oceny wdrażanych usprawnień zgodnie z cyklem ciągłego doskonalenia (opisy wdrażanych usprawnień w formie karty usprawnień lub raportu A3, tablice ciągłego doskonalenia Kaizen, zasady spotkań ciągłego doskonalenia).

Prowadzi spotkania doskonalenia procesu

1) omawia zasady prowadzenia spotkań doskonalenia procesu;

2) prowadzi spotkanie doskonalenia procesu, stosując zasady prowadzenia spotkań doskonalenia procesu;

3) wykorzystuje narzędzie raport A3 lub kartę usprawnień dostosowane do specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia do opisywania i monitorowania wdrażanych usprawnień.

Zestaw 5. Stosowanie technik i narzędzi standaryzacji procesów w sektorze ochrony zdrowia

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Charakteryzuje cel i korzyści wynikające ze standaryzacji pracy

1) podaje i omawia definicję pracy standaryzowanej;

2) charakteryzuje cele i korzyści ze standaryzacji pracy (uwzględniając elementy bezpieczeństwa, wydajności, dokumentowania i użyteczności stosowania) w kontekście doskonalenia procesów realizowanych w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia, z uwzględnieniem kontekstu stosowania standardów medycznych.

Charakteryzuje warunki i elementy standaryzacji pracy

1) charakteryzuje warunki standaryzacji procesów medycznych i administracyjnych w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia (powtarzalność, zdolność opisania wszystkich elementów procesu od pierwszej do ostatniej czynności w procesie);

2) prezentuje formy standaryzacji pracy (instrukcje, procedury, podręczniki, karty pracy) adekwatnie do celu i użytkowników standardu pracy;

3) charakteryzuje podstawowe elementy standardu pracy (cel, kroki, ilustracje, wskazówki).

Charakteryzuje i stosuje zasady przygotowania standardu pracy

1) charakteryzuje poszczególne etapy przygotowania standardu pracy (obserwacja i pomiar, weryfikacja powtarzalności, identyfikacja i eliminacja marnotrawstw, stabilizacja i uporządkowanie procesu, ustalenie najlepszej praktyki, opisanie najlepszej praktyki w ustalonej i czytelnej formie);

2) prezentuje narzędzia standaryzacji pracy (w szczególności arkusz podziału pracy, lekcję jednotematyczną, standardową procedurę operacyjną, listy weryfikacyjne) dostosowane do procesów realizowanych w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

3) charakteryzuje role zespołów medycznych, zespołów wsparcia (w szczególności pracowników administracyjnych, personelu pomocniczego), liderów, służb audytowych i liderów wyższego szczebla w procesie przygotowania, wdrażania, audytu i aktualizacji standardów pracy.

1. Weryfikacja

1.1. Metody

Weryfikacja składa się z części teoretycznej, po której następuje część praktyczna.

Część teoretyczna polega na przeprowadzeniu testu teoretycznego przy użyciu aplikacji komputerowej albo z wykorzystaniem formularza papierowego.

Część praktyczna składa się z:

1) obserwacji wdrażanych usprawnień w warunkach rzeczywistych, a jeżeli warunki techniczno-organizacyjne nie pozwalają na ten tryb obserwacji, analizy prezentacji, filmu lub zdjęć dokumentujących zaistnienie walidowanych zdarzeń lub czynności - w celu zweryfikowania umiejętności osoby przystępującej do walidacji w zakresie wykonania pomiarów procesu przed dokonaniem zmian (stan obecny) oraz projektowania sposobów pomiaru efektów wdrażanych zmian;

2) przedstawienia efektów wdrażanych usprawnień (udokumentowany stan przed i po wdrożeniu usprawnienia, w szczególności zdjęć, filmów, dokumentów) w formie prezentacji multimedialnej, z wykorzystaniem graficznego przedstawienia zmian w procesie, eliminowanych marnotrawstw (stan obecny i stan przyszły) - w celu zweryfikowania umiejętności osoby przystępującej do walidacji w zakresie prezentacji pomiarów procesu po teście lub wdrożeniu usprawnienia, dokumentujących efekty wdrożonych zmian lub będące podstawą do podejmowania decyzji o dalszym działaniu;

3) uzasadnienia merytorycznego i ekonomicznego proponowanych lub wdrażanych usprawnień, podlegających ocenie komisji egzaminacyjnej (wywiad ustrukturyzowany) - w celu zweryfikowania umiejętności osoby przystępującej do walidacji w zakresie zapewnienia jakości i kompletności informacji wykorzystanych do przygotowania uzasadnienia (wykorzystane do analizy fakty, liczby, wskaźniki oraz wyniki dokonanych pomiarów);

4) fakultatywnej dyskusji z zaproszonymi gośćmi. W części praktycznej jest możliwe zaproszenie przez osobę przystępującą do walidacji gości i zadawanie przez nich tej osobie pytań dotyczących istoty wdrażanego usprawnienia oraz korzyści wynikających z jego wdrożenia. Gośćmi powinny być osoby zarządzające komórkami organizacyjnymi, w których dane usprawnienie przyniosło lub powinno przynieść wymierne korzyści, oraz osoby odpowiedzialne w organizacji za rozwój lub zapewnienie jakości (w szczególności przełożeni, osoby z kierownictwa podmiotu, szefowie komórek jakości). Liczba i dane personalne zaproszonych gości muszą zostać przed rozpoczęciem walidacji zaakceptowane przez instytucję certyfikującą w celu zapewnienia warunków do przeprowadzenia walidacji.

1.2. Zasoby kadrowe

Operator systemu egzaminacyjnego, który odpowiada za:

1) organizację testu teoretycznego oraz przygotowanie infrastruktury technicznej i lokalowej;

2) zapewnienie poufności danych;

3) w przypadku testu teoretycznego przeprowadzanego przy użyciu aplikacji komputerowej - przygotowanie formularza w postaci elektronicznej, dostępów do aplikacji egzaminacyjnej oraz, jeżeli występuje taka konieczność, udostępnienia komputera;

4) w przypadku testu teoretycznego przeprowadzanego z wykorzystaniem formularza papierowego - przygotowanie wydruków formularzy, dystrybucję i zbieranie wypełnionych formularzy testowych;

5) przekazanie wypełnionych przez osobę przystępującą do walidacji formularzy testowych członkom komisji egzaminacyjnej.

Komisja egzaminacyjna, składająca się z co najmniej 2 egzaminatorów, przy czym egzaminator może jednocześnie pełnić rolę operatora systemu egzaminacyjnego, która odpowiada za:

1) nadzór nad przebiegiem testu teoretycznego;

2) ocenę i stwierdzenie wyników testu teoretycznego oraz części praktycznej.

Wymagania wobec operatora systemu egzaminacyjnego:

1) wykształcenie średnie (co najmniej na poziomie 4 Polskiej Ramy Kwalifikacji);

2) znajomość obsługi komputera w zakresie podstawowej obsługi aplikacji służących do przeprowadzenia testu teoretycznego;

3) znajomość aspektów technicznych związanych z nawiązaniem lub zanikiem połączenia internetowego oraz kompatybilności przeglądarek internetowych z wykorzystywaną aplikacją komputerową do przeprowadzenia testu teoretycznego.

Wymagania wobec członków komisji walidacyjnej:

1) wykształcenie wyższe na kierunku w zakresie zarządzania (posiadanie kwalifikacji co najmniej na poziomie 7 Polskiej Ramy Kwalifikacji, udokumentowane dyplomem ukończenia studiów drugiego stopnia lub dyplomem ukończenia jednolitych studiów magisterskich) lub wykształcenie wyższe na kierunku w zakresie zarządzania w ochronie zdrowia (posiadanie kwalifikacji co najmniej na poziomie 6 Polskiej Ramy Kwalifikacji, udokumentowane dyplomem ukończenia studiów pierwszego stopnia), lub ukończone studia podyplomowe w zakresie zarządzania w ochronie zdrowia;

2) posiadane co najmniej 2-letnie udokumentowane doświadczenie (w szczególności referencje, poświadczenia przeprowadzonych projektów, szkoleń - z okresu nie dłuższego niż 5 lat poprzedzających walidację) w zakresie prowadzenie szkoleń z metodyki Lean Management w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

3) posiadane doświadczenie w zakresie minimum dwóch wdrożeń metodyki Lean Management w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia, udokumentowane referencjami lub zaświadczeniami.

Wymagania w zakresie sposobu prowadzenia walidacji.

Oprócz spełnienia wymagań formalnych członkowie komisji egzaminacyjnej, przeprowadzając czynności walidacyjne, są obowiązani stosować:

1) zasadę zapobiegania konfliktowi interesów, która polega w szczególności na rozdzieleniu funkcji kształcenia od funkcji walidacji. Członek komisji zaangażowany w przygotowanie osoby przystępującej do walidacji nie może jednocześnie uczestniczyć w ocenie efektów tego przygotowania;

2) wymóg zgodności kryteriów oceny efektów uczenia się oraz oceny dokumentacji potwierdzającej efekty uczenia (w szczególności obserwacje praktyczne, prezentacje) z kryteriami właściwymi dla wskazanej kwalifikacji;

3) wymóg stosowania metod weryfikacji efektów uczenia się wskazanych dla kwalifikacji;

4) zasadę przejrzystości procesu walidacji przez uzasadnienie swojej decyzji na żądanie kandydata, który otrzymał negatywną ocenę walidacyjną.

1.3. Sposób organizacji walidacji oraz warunki organizacyjne i materialne jej przeprowadzenia

Wyniki testu oraz kwalifikacje osoby przystępującej do walidacji weryfikuje komisja egzaminacyjna, wspierana przez operatora systemu egzaminacyjnego. Skład komisji egzaminacyjnej jest wyznaczany przez instytucję certyfikującą.

Część teoretyczna:

Test teoretyczny przy użyciu aplikacji komputerowych:

1) instytucja certyfikująca zapewnia dostęp kandydata do aplikacji obsługującej formularz testowy (każdy kandydat posiada odrębne konto, umożliwiające identyfikację indywidualnych odpowiedzi) przez nadanie dostępów;

2) instytucja certyfikująca zapewnia obsadę stanowiska operatora systemu egzaminacyjnego, którego zadaniem jest przygotowanie i sprawdzenie infrastruktury technicznej (sprzęt, aplikacje do przeprowadzania testów) przed rozpoczęciem walidacji oraz wsparcie techniczne kandydata oraz komisji egzaminacyjnej;

3) instytucja certyfikująca potwierdza przed rozpoczęciem testu teoretycznego, że kandydat posiada odpowiedni sprzęt, oprogramowanie oraz dostęp do aplikacji i formularzy egzaminacyjnych (przeglądarka internetowa);

4) instytucja certyfikująca określa w warunkach walidacji, publikowanych na stronie internetowej instytucji certyfikującej, sposób zgłaszania i maksymalną liczbę gości zapraszanych przez osobę przystępującą do walidacji.

Test teoretyczny przy wykorzystaniu formularza papierowego:

1) instytucja certyfikująca zapewnia stanowisko umożliwiające wypełnienie i zebranie testów;

2) instytucja certyfikująca zapewnia obsługę procesu oceny testów przez komisję egzaminacyjną.

Część praktyczna:

1) instytucja certyfikująca zapewnia kompletność składu komisji egzaminacyjnej podczas walidacji oraz dostęp do pomieszczeń, w których będą prezentowane wdrożone usprawnienia;

2) instytucja certyfikująca przed terminem obserwacji wdrażanych usprawnień w warunkach rzeczywistych uzgadnia z osobą przystępującą do walidacji zasady dostępu (w szczególności godziny i czas obserwacji, warunki bezpieczeństwa, niezbędne formalności) do pomieszczeń, w których będą prezentowane wdrożone usprawnienia;

3) instytucja certyfikująca zapewnia infrastrukturę techniczną do prezentacji wdrażanych usprawnień oraz umożliwiającą prowadzenie dyskusji między kandydatem i członkami komisji egzaminacyjnej oraz zadawania pytań przez zaproszonych gości odpowiednio:

- w przypadku sesji realizowanej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej - środki umożliwiające komunikację elektroniczną (możliwość komunikacji, prezentacji materiałów, filmów);

- w przypadku spotkań bezpośrednich - pomieszczenie wraz z infrastrukturą (w szczególności komputerem, rzutnikiem, tablicami demonstracyjnymi z arkuszami papieru, pisakami, kartkami samoprzylepnymi, nagłośnieniem);

- w przypadku spotkań wykorzystujących formę spotkań bezpośrednich i spotkań na odległość, gdzie część uczestników komunikuje się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

- zarówno środki umożliwiające komunikację elektroniczną, jak i pomieszczenie z wyposażeniem.

Dyplom ukończenia studiów pierwszego stopnia (kwalifikacja pełna na poziomie 6 Polskiej Ramy Kwalifikacji).

Minimum rok zatrudnienia w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia, z uwzględnieniem różnych form zatrudniania i współpracy (w szczególności umowa o pracę, umowa zlecenia, powołanie, kontrakt cywilno-prawny).

Nie określa się

Bezterminowo

Nie określa się

Nie określa się

Nie rzadziej niż raz na 10 lat