Zarządzanie procesami i zespołami w sektorze ochrony zdrowia z wykorzystaniem metodyki Lean Management - Poziom Lean Lider

7 poziom Polskiej Ramy Kwalifikacji

Syntetyczna charakterystyka efektów uczenia się

Osoba posiadająca kwalifikację "Zarządzanie procesami i zespołami w sektorze ochrony zdrowia z wykorzystaniem metodyki Lean Management - Poziom Lean Lider":

1) wykazuje się wiedzą z zarządzania zmianą w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) posługuje się wiedzą i stosuje metody zarządzania procesem i zespołami oparte na bezpośredniej obserwacji procesów oraz ustrukturyzowanych rozmów z członkami zespołu;

3) posługuje się wiedzą z zakresu mapowania procesów i stosuje techniki mapowania procesów (schemat blokowy, diagram przepływu flow chart, mapa strumienia wartości (Value Stream Map - VSM), wizyta w procesie gemba walk);

4) posługuje się wiedzą z zakresu możliwości wykorzystania wybranych narzędzi Lean Management dostosowanych do specyfiki funkcjonowania podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia: technika przezbrajania urządzeń i procesów SMED (Single Minute Exchange of Die), program umiejętności przełożonych w zakresie instruowania podwładnych (Training Within Industry - TWI), praca standaryzowana, system ssący, karta usprawnień w oparciu o cykl ciągłego doskonalenia Deminga (Plan - Do - Check - Act - PDCA);

5) organizuje pracę zespołów przez wykorzystanie metody zarządzania 6S (sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina + bezpieczeństwo - Safety), dostosowaną do specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia;

6) organizuje pracę zespołów przez wykorzystanie narzędzi w postaci siatki spotkań operacyjnych, rozwiązywania problemów, analizy i wdrażania usprawnień oraz weryfikację adekwatności systemu spotkań i wskaźników do aktualnych potrzeb organizacji, dostosowując je do specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia;

7) buduje zaangażowanie zespołu, zawierając kontrakty zespołowe;

8) zarządza kompetencjami w zespole, stosując narzędzie matrycy kompetencji;

9) wiąże cele strategiczne organizacji z celami operacyjnymi nadzorowanych zespołów oraz stosuje metody zarządzania przez cele dostosowane do specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia;

10) wykorzystuje metody i techniki audytu do weryfikacji adekwatności, efektywności i skuteczności wdrożonych narzędzi i metod zarządzania Lean Management (siatki spotkań, zarządzania przez cele, metody zarządzania 6S).

Zestaw 1. Posługiwanie się wiedzą z zakresu zarządzania zmianą w procesach i zespołach podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Omawia zasady komunikacji i zarządzania zmianą w zespołach, z uwzględnieniem specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia

1) wymienia zasady komunikacji, z uwzględnieniem struktur organizacyjnych podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) charakteryzuje fazy konfliktu;

3) omawia fazy zarządzania zmianą;

4) charakteryzuje zachowania lidera w fazach zarządzania zmianą, z uwzględnieniem potencjalnych obszarów oporu oraz konfliktu, wynikających ze specyfiki struktury zatrudnienia, demografii i organizacji podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia.

Stosuje techniki mapowania procesów

1) opracowuje proces blokowy;

2) opracowuje diagram przepływu flow chart;

3) opracowuje mapę strumienia wartości (Value Stream Map - VSM).

Analizuje pracę zespołów medycznych i administracyjnych w miejscu jej wykonywania

1) stosuje technikę wizyty w procesie gemba walk w zarządzaniu procesami z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania zespołów medycznych i administracyjnych występujących w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) stosuje technikę szkolenia w procesie gemba coaching w zarządzaniu zespołem, z uwzględnieniem specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia;

3) przedstawia wyniki analizy w oparciu o zastosowane techniki.

Charakteryzuje zasady stosowania wybranych narzędzi Lean Management, z uwzględnieniem specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia i konieczności dostosowania tych narzędzi do specyfik działania wybranych podmiotów sektora (w szczególności podstawowej opieki zdrowotnej, ambulatoryjnej opieki specjalistycznej, szpitala)

1) omawia stosowanie narzędzi techniką przezbrajania urządzeń i procesów SMED w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) omawia stosowanie programu umiejętności przełożonych w zakresie instruowania podwładnych (Training Within Industry - TWI) w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

3) omawia stosowanie techniki pracy standaryzowanej w podmiotach działających sektorze ochrony zdrowia, z uwzględnieniem procedur medycznych;

4) omawia wykorzystanie systemu ssącego w procesach realizowanych w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

5) omawia system identyfikacji marnotrawstw (patogenów), zarządzania usprawnieniami i monitorowania efektów wdrażanych usprawnień, wykorzystując karty usprawnień oparte o cykl ciągłego doskonalenia Deminga PDCA, w wybranym podmiocie działającym w sektorze ochrony zdrowia;

6) omawia zakres, cel i zasady stosowania metody zarządzania 6S w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia.

Opisuje cele, korzyści, warunki i role w standaryzacji procesów w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia

1) opisuje cele, korzyści i warunki stosowania pracy standaryzowanej w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) opisuje role pracowników zespołów medycznych - lekarzy, pielęgniarek, salowych itd. (praca zgodnie z obowiązującymi na stanowisku pracy standardami, udział w przygotowaniu usprawnień, zgłaszanie usprawnień);

3) opisuje role pracowników zespołów wsparcia - pracowników administracyjnych, personelu pomocniczego itd. (zgodnie z obowiązującymi na stanowisku pracy standardami, udział w przygotowaniu usprawnień, zgłaszanie usprawnień, ułatwianie pracy zespołom medycznym);

4) opisuje role liderów zespołów z uwzględnieniem struktur organizacyjnych charakterystycznych dla podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia (zgodnie z obowiązującymi na stanowisku pracy standardami, analizowanie zgłaszanych usprawnień, proponowanie usprawnień, tworzenie warunków do pracy, tworzenie i aktualizacja dokumentacji, szkolenia zespołów, audytowanie stosowania i adekwatności standardów pracy).

Zestaw 2. Budowanie efektywnych zespołów w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Buduje zaangażowanie zespołu przy wykorzystaniu kontraktów zespołowych

1) charakteryzuje elementy kontraktu zespołowego (cele wynikające z oczekiwań pacjenta, cele wynikające z oczekiwań wybranego podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia, wspólne cele z innymi zespołami w danym podmiocie, strukturę formalną funkcjonowania zespołu, odpowiedzialność i kompetencje w zespole, standardy pracy i zasady zachowań w zespole);

2) przygotowuje kontrakt wspólnie z zarządzanym zespołem.

Posługuje się modelem siatki spotkań komunikacyjnych adekwatnym dla podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia

1) opisuje modelową strukturę i potencjalne różnice siatki spotkań komunikacyjnych w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

2) opisuje zakres, cel, zasady i różnice prowadzenia spotkań operacyjnych w wybranych komórkach organizacyjnych podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia (medycznych i administracyjnych);

3) prowadzi dzienne spotkania operacyjne zgodnie ze strukturą spotkania opartą o wskaźniki, identyfikację problemów, planowanie zadań bieżących i satysfakcję zespołu;

4) opisuje zakres, cel, zasady i różnice prowadzenia spotkań rozwiązywania problemów w wybranych komórkach organizacyjnych podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia (medycznych i administracyjnych);

5) prowadzi spotkania, których przedmiotem jest rozwiązywanie problemów zgodnie ze schematem fakty - przyczyny - rozwiązania;

6) opisuje zakres, cel, zasady prowadzenia spotkań usprawniania procesów w wybranych komórkach organizacyjnych podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia (medycznych i administracyjnych);

7) prowadzi spotkania dotyczące usprawnień procesów;

8) opisuje zakres, cel i zasady prowadzenia okresowych spotkań weryfikujących adekwatność i skuteczność poszczególnych spotkań komunikacyjnych oraz stosowanych wskaźników;

9) prowadzi okresowe spotkania weryfikacyjne.

Zarządza kompetencjami w zespole

1) charakteryzuje elementy matrycy kompetencji;

2) przygotowuje matrycę kompetencji oraz związany z nią plan szkoleń dla wybranego zespołu w podmiocie działającym w sektorze ochrony zdrowia;

3) na bieżąco, zgodnie z potrzebami zespołu aktualizuje matrycę kompetencji oraz związany z nią plan szkoleń dla wybranego zespołu w podmiocie działającym w sektorze ochrony zdrowia.

Zestaw 3. Stosowanie metody zarządzania przez cele w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Zarządza zespołem przez cele strategiczne i wartości organizacji

1) omawia misję, wizję, cele strategiczne organizacji adekwatne dla podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia;

2) analizuje związek celów operacyjnych podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia z jego celami strategicznymi i wartościami.

Zarządza procesem przez cele dostosowane do specyfiki podmiotów działających w sektorze ochrony zdrowia

1) wskazuje czynniki krytyczne procesów realizowanych w wybranych komórkach organizacyjnych podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia (medycznych i administracyjnych);

2) określa miary oceny procesów adekwatne dla wskazanych czynników krytycznych;

3) opisuje zasady zastosowania wskazanych wcześniej miar oceny procesów w wybranych komórkach organizacyjnych podmiotu działającego w sektorze ochrony zdrowia.

Zestaw 4. Prowadzenie oceny okresowej wyników oraz audytu skuteczności poziomu zaawansowania Lean Management w organizacji

Poszczególne efekty uczenia się

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Ocenia poziom realizacji celów organizacji oraz kierunki usprawnień

1) prowadzi okresowe spotkania dotyczące oceny osiąganych wyników;

2) analizuje poziom realizacji wyników zgodnie z wcześniej ustalonymi celami (analiza efektów i trendów);

3) ocenia poziom i efektywność wdrażanych usprawnień.

Ocenia poziom wykorzystania i adekwatność dla funkcjonowania podmiotu działającego w systemie ochrony zdrowia wybranych elementów Lean Management

1) ocenia efektywność spotkań okresowych (w szczególności dziennych) zgodnie z kartą audytową;

2) ocenia efektywność spotkań rozwiązywania problemów zgodnie z kartą audytową;

3) ocenia efektywność spotkań doskonalenia procesu zgodnie z kartą audytową;

4) ocenia funkcjonowanie metody zarządzania 6S zgodnie z kartą audytową;

5) ocenia adekwatność zestawu wskaźników stosowanych w organizacji zgodnie z kartą audytową;

6) weryfikuje skuteczność i adekwatność systemu oceny doskonałości Lean w organizacji zgodnie z kartą audytową.

1. Weryfikacja

1.1. Metody

Weryfikacja składa się z części teoretycznej, po której następuje część praktyczna.

Część teoretyczna polega na przeprowadzeniu testu teoretycznego przy użyciu aplikacji komputerowej albo z wykorzystaniem formularza papierowego.

Część praktyczna składa się z:

1) obserwacji wdrażanych usprawnień w warunkach rzeczywistych. Miejsce i formę (w szczególności miejsce pracy osoby przystępującej do walidacji) wskazuje osoba podlegająca walidacji. Jeżeli warunki techniczno-organizacyjne nie pozwalają na obserwację w warunkach rzeczywistych, weryfikacji dokonuje się przez analizę prezentacji, filmów lub zdjęć dokumentujących zaistnienie walidowanych zdarzeń lub czynności - w celu zweryfikowania umiejętności osoby przystępującej do walidacji w zakresie organizacji spotkań operacyjnych i spotkań analizy procesu oraz wdrażania usprawnień (komunikacja);

2) przedstawienia wdrażanych usprawnień (udokumentowany stan przed i po wdrożeniu usprawnienia, w szczególności zdjęcia, filmy, dokumenty) w formie prezentacji multimedialnej, z wykorzystaniem dedykowanych, wystandaryzowanych formularzy opisujących prezentowane usprawnienie - w celu zweryfikowania umiejętności osoby przystępującej do walidacji w zakresie zapewnienia warunków organizacyjno-formalnych, pozwalających na identyfikowanie i zbieranie informacji o występujących w procesie problemach, zbierania i analizy faktów oraz generowania i wdrażania pomysłów usprawniania procesu;

3) uzasadnienia merytorycznego i ekonomicznego proponowanych lub wdrażanych usprawnień, podlegającego ocenie komisji egzaminacyjnej (wywiad ustrukturyzowany) - w celu zweryfikowania umiejętności osoby przystępującej do walidacji w zakresie oceny usprawnień zgłaszanych przez podwładnych oraz wsparcia podwładnych w zapewnieniu jakości i kompletności informacji niezbędnych do przygotowania uzasadnienia;

4) fakultatywnej dyskusji z zaproszonymi gośćmi. W części praktycznej jest możliwe zaproszenie przez osobę przystępującą do walidacji gości i zadawanie przez nich tej osobie pytań dotyczących istoty wdrażanego usprawnienia oraz korzyści wynikających z jego wdrożenia. Gośćmi powinny być osoby zarządzające komórkami organizacyjnymi, w których dane usprawnienie przyniosło lub powinno przynieść wymierne korzyści, oraz osoby odpowiedzialne w organizacji za rozwój lub zapewnienie jakości (w szczególności przełożeni, osoby z kierownictwa podmiotu, szefowie komórek jakości). Liczba i dane personalne zaproszonych gości muszą zostać przed rozpoczęciem walidacji zaakceptowane przez instytucję certyfikującą w celu zapewnienia warunków do przeprowadzenia walidacji.

1.2. Zasoby kadrowe

Operator systemu egzaminacyjnego, który odpowiada za:

1) organizację testu teoretycznego oraz przygotowanie infrastruktury technicznej i lokalowej;

2) zapewnienie poufności danych;

3) w przypadku testu teoretycznego przeprowadzanego przy użyciu aplikacji komputerowej - przygotowanie formularza w postaci elektronicznej, dostępów do aplikacji egzaminacyjnej oraz, jeżeli występuje taka konieczność, udostępnienia komputera;

4) w przypadku testu teoretycznego przeprowadzanego z wykorzystaniem formularza papierowego - przygotowanie wydruków formularzy, dystrybucję i zbieranie wypełnionych formularzy testowych;

5) przekazanie wypełnionych przez osobę przystępującą do walidacji formularzy testowych członkom komisji egzaminacyjnej.

Komisja egzaminacyjna, składająca się z co najmniej 2 egzaminatorów, przy czym egzaminator może jednocześnie pełnić rolę operatora systemu egzaminacyjnego, która odpowiada za:

1) nadzór nad przebiegiem testu teoretycznego;

2) ocenę i stwierdzenie wyników testu teoretycznego oraz części praktycznej.

Wymagania wobec operatora systemu egzaminacyjnego:

1) wykształcenie średnie (co najmniej 4 poziom Polskiej Ramy Kwalifikacji);

2) znajomość obsługi komputera w zakresie podstawowej obsługi aplikacji służących do przeprowadzenia testu teoretycznego;

3) znajomość aspektów technicznych związanych z nawiązaniem lub zanikiem połączenia internetowego oraz kompatybilności przeglądarek internetowych z wykorzystywaną aplikacją komputerową do przeprowadzenia testu teoretycznego.

Wymagania wobec członków komisji egzaminacyjnej:

1) wykształcenie wyższe na kierunku w zakresie zarządzania (posiadanie kwalifikacji co najmniej na poziomie 7 Polskiej Ramy Kwalifikacji, udokumentowane dyplomem ukończenia studiów drugiego stopnia lub dyplomem ukończenia jednolitych studiów magisterskich) lub wykształcenie wyższe na kierunku w zakresie zarządzania w ochronie zdrowia (posiadanie kwalifikacji co najmniej na poziomie 6 Polskiej Ramy Kwalifikacji, udokumentowane dyplomem ukończenia studiów pierwszego stopnia), lub ukończone studia podyplomowe w zakresie zarządzania w ochronie zdrowia;

2) posiadane co najmniej 2-letnie udokumentowane doświadczenie (w szczególności referencje, poświadczenia przeprowadzonych projektów, szkoleń itp. z okresu nie dłuższego niż 5 lat poprzedzających walidację) w zakresie prowadzenia szkoleń z metodyki Lean Management w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia;

3) posiadane doświadczenie w zakresie minimum dwóch wdrożeń metodyki Lean Management w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia, udokumentowane referencjami lub zaświadczeniami.

Wymagania w zakresie sposobu prowadzenia walidacji.

Oprócz spełnienia wymagań formalnych członkowie komisji egzaminacyjnej, przeprowadzając czynności walidacyjne, są obowiązani stosować:

1) zasadę zapobiegania konfliktowi interesów, która polega w szczególności na rozdzieleniu funkcji kształcenia od funkcji walidacji. Członek komisji egzaminacyjnej zaangażowany w przygotowanie osoby przystępującej do walidacji nie może jednocześnie uczestniczyć w ocenie efektów tego przygotowania;

2) wymóg zgodności kryteriów oceny efektów uczenia się oraz oceny dokumentacji potwierdzającej efekty uczenia (w szczególności obserwacji praktycznych, prezentacji) z kryteriami właściwymi dla wskazanej kwalifikacji;

3) wymóg stosowania metod weryfikacji efektów uczenia się wskazanych dla kwalifikacji;

4) zasadę przejrzystości procesu walidacji przez uzasadnienie swojej decyzji na żądanie kandydata, który otrzymał negatywną ocenę walidacyjną.

1.3. Sposób organizacji walidacji oraz warunki organizacyjne i materialne jej przeprowadzenia

Wyniki testu teoretycznego oraz kwalifikacje osoby przystępującej do walidacji weryfikuje komisja egzaminacyjna, wspierana przez operatora systemu egzaminacyjnego. Skład komisji egzaminacyjnej jest wyznaczany przez instytucję certyfikującą.

Część teoretyczna:

Test teoretyczny przy użyciu aplikacji komputerowej:

1) instytucja certyfikująca zapewnia dostęp kandydata do aplikacji obsługującej formularz testowy (każdy kandydat posiada odrębne konto umożliwiające identyfikację indywidualnych odpowiedzi) przez nadanie dostępów;

2) instytucja certyfikująca zapewnia obsadę stanowiska operatora systemu egzaminacyjnego, którego zadaniem jest przygotowanie i sprawdzenie infrastruktury technicznej (sprzęt, aplikacje do przeprowadzania testów) przed rozpoczęciem walidacji oraz wsparcie techniczne kandydata oraz komisji egzaminacyjnej;

3) instytucja certyfikująca potwierdza, przed rozpoczęciem testu teoretycznego, że kandydat posiada odpowiedni sprzęt, oprogramowanie oraz dostęp do aplikacji i formularza testowego (przeglądarka internetowa);

4) instytucja certyfikująca określa w warunkach walidacji, publikowanych na stronie internetowej instytucji certyfikującej, sposób zgłaszania i maksymalną liczbę gości zapraszanych przez osobę przystępującą do walidacji.

Test teoretyczny przy wykorzystaniu formularza papierowego:

1) instytucja certyfikująca zapewnia stanowisko umożliwiające wypełnienie i zebranie testów;

2) instytucja certyfikująca zapewnia obsługę procesu oceny testów przez komisję egzaminacyjną.

Część praktyczna:

1) instytucja certyfikująca zapewnia kompletność składu komisji egzaminacyjnej podczas walidacji oraz dostęp do pomieszczeń, w których będą prezentowane wdrożone usprawnienia;

2) instytucja certyfikująca przed terminem obserwacji wdrażanych usprawnień w warunkach rzeczywistych uzgadnia z osobą przystępującą do walidacji zasady dostępu (w szczególności godziny i czas obserwacji, warunki bezpieczeństwa, niezbędne formalności) do pomieszczeń, w których będą prezentowane wdrożone usprawnienia;

3) instytucja certyfikująca zapewnia infrastrukturę techniczną do prezentacji wdrażanych usprawnień oraz umożliwiającą prowadzenie dyskusji pomiędzy kandydatem i członkami komisji egzaminacyjnej oraz zadawania pytań przez zaproszonych gości odpowiednio:

- w przypadku sesji realizowanej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej - środki umożliwiające komunikację elektroniczną (możliwość komunikacji, prezentacji materiałów, filmów),

- w przypadku spotkań bezpośrednich - pomieszczenie wraz z infrastrukturą (w szczególności komputerem, rzutnikiem, tablicami demonstracyjnymi z arkuszami papieru, pisakami, kartkami samoprzylepnymi, nagłośnieniem),

- w przypadku spotkań wykorzystujących formę spotkań bezpośrednich i spotkań na odległość, gdzie część uczestników komunikuje się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej - zarówno środki umożliwiające komunikację elektroniczną, jak i pomieszczenie z wyposażeniem;

4) instytucja certyfikująca jest obowiązana do udostępnienia na stronie internetowej instytucji certyfikującej wzorów wystandaryzowanych formularzy wymaganych w części praktycznej.

Dyplom ukończenia studiów pierwszego stopnia (kwalifikacja pełna na poziomie 6 Polskiej Ramy Kwalifikacji).

Minimum rok doświadczenia w realizacji zadań w podmiotach działających w sektorze ochrony zdrowia na stanowisku związanym z zarządzaniem zespołem, z uwzględnieniem różnych form zatrudnienia i współpracy. Realizacja zadań może zostać potwierdzona świadectwem pracy, zakresem obowiązków, umową określającą zakres zadań, referencjami lub innymi dokumentami jednoznacznie wskazującymi zakres i czas wykonywania zadań.

Nie określa się

Bezterminowo

Nie określa się

Nie określa się

Nie rzadziej niż raz na 10 lat