§ 1. 1. Zarządzenie wskazuje:

1) centralnego zamawiającego realizującego zamówienia na potrzeby jednostek administracji rządowej;

2) jednostki administracji rządowej zobowiązane do nabywania dostaw lub usług od centralnego zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego.

2. Zarządzenie określa sposób współdziałania jednostek administracji rządowej z centralnym zamawiającym.

§ 2. 1. Zarządzenie dotyczy zamówień na dostawy lub usługi realizowanych na terenie kraju, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych.

2. Zarządzenie nie dotyczy zamówień sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

§ 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) jednostkach - należy przez to rozumieć jednostki administracji rządowej, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2;

2) umowie wykonawczej - należy przez to rozumieć umowę o udzielenie zamówienia na podstawie umowy ramowej;

3) zamówieniu centralnym - należy przez to rozumieć zamówienia, o których mowa w § 2 ust. 1, realizowane przez centralnego zamawiającego;

4) platformie - należy przez to rozumieć elektroniczną platformę wymiany informacji dotyczących zamówień centralnych między centralnym zamawiającym i jednostkami, prowadzoną przez centralnego zamawiającego;

5) wykazie zamówień centralnych - należy przez to rozumieć wykaz nabywanych produktów, usług lub dostaw, realizowanych w ramach zamówień centralnych, określany corocznie przez Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

§ 4. 1. Centrum Obsługi Administracji Rządowej jest centralnym zamawiającym dla jednostek.

2. Jednostki zobowiązane do nabywania zamówień od centralnego zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego określa załącznik do zarządzenia.

§ 6. 1. Zobowiązuje się jednostki do nabywania produktów lub usług:

1) od centralnego zamawiającego - w zakresie produktów i usług nabytych przez centralnego zamawiającego z przeznaczeniem ich odsprzedaży dla jednostek;

2) od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego w wyniku przeprowadzonego postępowania lub na podstawie umów ramowych zawartych przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, realizacja zamówień centralnych odbywa się w całym okresie obowiązywania umowy, na podstawie indywidualnego zamówienia składanego centralnemu zamawiającemu przez jednostkę.

3. Jednostki są zobowiązane do współpracy z centralnym zamawiającym na każdym etapie realizacji zamówienia centralnego, w szczególności do udzielania centralnemu zamawiającemu niezbędnych wyjaśnień i informacji.

§ 7. 1. Centralny zamawiający wykonuje czynności w zakresie udzielania zamówień centralnych na rzecz jednostek, bez konieczności podpisywania porozumień lub udzielania pełnomocnictw.

2. Centralny zamawiający może wykonywać również czynności na zasadach określonych odrębnymi porozumieniami i na podstawie pełnomocnictw.

§ 8. 1. Centralny zamawiający umieszcza na platformie informacje konieczne do przeprowadzenia postępowań w zakresie zamówień centralnych, w szczególności:

1) pełną dokumentację prowadzonego postępowania;

2) aktualizowany na bieżąco harmonogram prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, zawierający informację o przewidywanym terminie zawarcia umowy;

3) wzory formularzy służące do pozyskiwania informacji od jednostek.

2. Centralny zamawiający oraz jednostki odpowiadają, w zakresie swoich kompetencji, za rzetelność, terminowość, aktualność, kompletność, czytelność i dostępność informacji zamieszczanych przez nie na platformie.

3. Centralny zamawiający, za pośrednictwem platformy, przekazuje jednostkom w szczególności informacje o planowanych terminach publikacji ogłoszeń i otwarcia ofert.

4. Jednostki są zobowiązane do przekazywania centralnemu zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, informacji o umowach wykonawczych zawartych na podstawie umów ramowych oraz o wartościach zawartych umów.

5. Informacje, o których mowa w ust. 4, jednostki przekazują w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

§ 9. Centralny zamawiający odpowiada za bieżącą współpracę z jednostkami w zakresie realizacji zamówień centralnych, w szczególności udziela wyjaśnień i informacji oraz udostępnia na platformie wszystkie zawarte umowy.

§ 10. 1. Do dnia 31 maja centralny zamawiający, za pośrednictwem platformy, występuje do jednostek o wskazanie propozycji zamówień do realizacji w ramach zamówień centralnych w roku następnym.

2. Do dnia 30 czerwca jednostki przekazują centralnemu zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, propozycje, o których mowa w ust. 1, wraz z uzasadnieniem przeprowadzenia postępowania przez centralnego zamawiającego.

§ 12. Do dnia 31 października jednostki, za pośrednictwem platformy i z wykorzystaniem wzorów formularzy opracowanych przez centralnego zamawiającego, w odniesieniu do każdego zamówienia centralnego ujętego w wykazie zamówień centralnych i przewidzianego do realizacji na rok następny, przekazują centralnemu zamawiającemu:

1) wstępne zapotrzebowanie, wyrażone zarówno jako liczba jednostek miary dostawy lub usługi objętych danym zamówieniem centralnym, jak i jako kwota netto szacowana przez jednostkę na zakup dostawy lub usługi objętych danym zamówieniem centralnym;

2) przewidywaną cenę jednostkową nabycia jednostki przedmiotu dostawy lub usługi objętej danym zamówieniem centralnym, jaką jednostka mogłaby uzyskać w przypadku indywidualnej realizacji danego zamówienia. Do ustalenia wartości szacowanych jednostki przyjmują takie parametry dostawy lub usługi, jakie są wystarczające z perspektywy potrzeb jednostki;

3) informację o zaciągniętych zobowiązaniach w zakresie objętym wykazem.

§ 13. 1. Do dnia 15 listopada centralny zamawiający publikuje na platformie plan zamówień centralnych i postępowań objętych umową ramową na następny rok, wskazując planowany harmonogram i zakres danych niezbędnych do realizacji tych postępowań oraz projekty specyfikacji warunków zamówienia, zwanych dalej „SWZ”.

2. Do dnia 30 listopada jednostki, za pośrednictwem platformy, opiniują projekty SWZ, o których mowa w ust. 1.

3. Plan zamówień centralnych centralny zamawiający zamieszcza również na swojej stronie internetowej.

4. Na wniosek centralnego zamawiającego jednostki są zobowiązane udzielać wsparcia merytorycznego w zakresie projektu SWZ.

5. Do dnia 31 grudnia centralny zamawiający publikuje na platformie projekt SWZ dla każdego postępowania z uwzględnieniem uwag jednostek składanych na etapie opinii.

6. W terminie 15 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej, ale nie później niż do dnia 31 stycznia, jednostki przekazują centralnemu zamawiającemu zweryfikowane zapotrzebowanie w zakresie zamówień centralnych.

7. Nie później niż do dnia 15 lutego centralny zamawiający dokonuje korekty SWZ i niezwłocznie ogłasza postępowania oraz publikuje na platformie harmonogram ich prowadzenia.

8. W sytuacjach wyjątkowo uzasadnionych przedmiotem zamówienia centralnego, Szef KPRM, na umotywowany wniosek centralnego zamawiającego, może wyrazić zgodę na zastosowanie innych terminów postępowania, o których mowa w ust. 1, 2 oraz 5-7.

§ 14. 1. Jednostki są zobowiązane do zapłaty wynagrodzenia:

1) centralnemu zamawiającemu z tytułu zamówień nabywanych od centralnego zamawiającego;

2) wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego, wynikającego z umowy zawartej w wyniku zamówienia centralnego albo z umowy wykonawczej, zawartej przez każdą z jednostek z wykonawcą - w przypadku umów ramowych;

3) centralnemu zamawiającemu z tytułu przygotowania i przeprowadzenia zamówienia centralnego - w przypadku zawarcia umowy na realizację zamówienia lub zawarcia umowy wykonawczej do umowy ramowej.

2. Zapłata wynagrodzenia następuje po zakończeniu realizacji zamówienia w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez jednostkę faktury wystawionej przez centralnego zamawiającego lub wykonawcę wybranego przez centralnego zamawiającego.

§ 15. 1. Jednostki ponoszą odpowiedzialność z tytułu roszczeń wykonawców w przypadku niewykonania umowy zawartej w ich imieniu i na ich rzecz, z przyczyn leżących po ich stronie.

2. Uprawnienia wynikające z umowy zawartej z wykonawcą, w tym również uprawnienia wynikające z gwarancji i rękojmi, wykonują jednostki.

3. Jednostki ponoszą odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania w celu zawarcia umowy wykonawczej na podstawie umowy ramowej.

4. Jednostki określają łączną wartość przedmiotu zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia z uwzględnieniem cen i stawek określonych w wybranej przez centralnego zamawiającego ofercie wykonawcy.

§ 16. 1. Szef KPRM może, w uzasadnionych przypadkach, w tym na umotywowany wniosek centralnego zamawiającego, podjąć decyzję o rezygnacji z realizacji zamówienia centralnego, w szczególności w przypadku, gdy analiza złożonych przez jednostki zweryfikowanych zapotrzebowań, o których mowa w § 13 ust. 6, wykaże, że realizacja zamówienia nie przyniesie spodziewanych oszczędności wynikających z efektu skali bądź standaryzacji lub wymagany termin udzielenia lub wykonania zamówienia uniemożliwia lub znacznie utrudnia realizację zamówienia centralnego.

2. W przypadku rezygnacji z realizacji zamówienia centralnego, o której mowa w ust. 1, jednostka może samodzielnie realizować dane zamówienie.

3. Szef KPRM, po zasięgnięciu opinii centralnego zamawiającego, może wyrazić wszystkim jednostkom zgodę na samodzielną realizację całości lub części zamówienia w zakresie dostaw lub usług objętych zamówieniem centralnym, określając maksymalny okres, na jaki jednostki mogą zawrzeć umowy.

4. Zgoda, o której mowa w ust. 3, jest udzielana w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku:

1) konieczności zapewnienia bieżącego funkcjonowania jednostek do czasu, gdy możliwe będzie rozpoczęcie świadczenia dostaw lub usług na podstawie umów zawartych przez centralnego zamawiającego;

2) braku możliwości realizacji zamówienia centralnego ze względu na unieważnienie przez centralnego zamawiającego postępowania na jego udzielenie;

3) braku możliwości realizacji zamówienia zgodnie z planowanym harmonogramem, o którym mowa w § 13 ust. 1.

§ 17. 1. Szef KPRM może, na umotywowany wniosek jednostki, wyrazić zgodę na samodzielne udzielenie zamówienia w zakresie objętym zamówieniem centralnym.

2. Zgoda, o której mowa w ust. 1, jest udzielana w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku:

1) usprawiedliwionej potrzeby pilnej realizacji zamówienia związanej z zapewnieniem funkcjonowania jednostki oraz realizacji jej zadań statutowych;

2) braku możliwości realizacji zamówienia na podstawie umowy wykonawczej, co zostało potwierdzone przez centralnego zamawiającego - w przypadku zamówień objętych umową ramową;

3) braku możliwości realizacji zamówienia z przyczyn leżących po stronie centralnego zamawiającego - w przypadku zamówień nabywanych od centralnego zamawiającego;

4) zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej lub innych źródeł zagranicznych, dla którego istnieje ryzyko przekroczenia terminów określonych w harmonogramie realizacji projektu.

3. Rozstrzygnięcie w zakresie, o którym mowa w ust. 1 i 2, Szef KPRM podejmuje w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

4. Komunikacja między Szefem KPRM a jednostkami w zakresie określonym ust. 1-3 odbywa się za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

§ 18. 1. We wniosku o samodzielną realizację zamówienia jednostka wskazuje przedmiot i wartość zamówienia oraz tryb jego udzielenia, a także uzasadnienie merytoryczne odstąpienia od zamówienia centralnego wraz z opisem szczególnej sytuacji, która wystąpiła w jednostce.

2. Jednostka składa wniosek, o którym mowa w ust. 1, do Szefa KPRM i przekazuje go do wiadomości centralnego zamawiającego.

§ 19. Szef KPRM, udzielając zgody, o której mowa w § 16 ust. 3 oraz w § 17 ust. 1, przekazuje ją również do wiadomości centralnego zamawiającego.

§ 20. 1. Nadzór nad wykonywaniem przez centralnego zamawiającego obowiązków wynikających z zarządzenia sprawuje Szef KPRM.

2. Centralny zamawiający sporządza i przedkłada Szefowi KPRM sprawozdanie z funkcjonowania zamówień centralnych w poprzednim roku kalendarzowym, w terminie do dnia 31 maja każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy.

3. Szef KPRM może:

1) przyjąć sprawozdanie centralnego zamawiającego;

2) zażądać wprowadzenia zmian w sprawozdaniu centralnego zamawiającego, wskazując zakres zmian;

3) odrzucić sprawozdanie centralnego zamawiającego - jeżeli nie wynika z niego celowość i gospodarność realizacji zamówień centralnych - podając przyczyny odrzucenia.

4. W przypadku żądania wprowadzenia zmian, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, centralny zamawiający w terminie 14 dni wprowadza zmiany w sprawozdaniu, w zakresie ustalonym przez Szefa KPRM.

5. W przypadku odrzucenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, centralny zamawiający zobowiązany jest w terminie 30 dni do przygotowania programu naprawczego.

6. Centralny zamawiający sporządza i przedkłada Szefowi KPRM, raz na trzy lata, analizę oszczędności i analizę efektów realizacji zamówień centralnych.

§ 21. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.