§ 1.1. Zarządzenie wskazuje:

1) centralnego zamawiającego realizującego zamówienia publiczne na potrzeby jednostek administracji rządowej;

2) jednostki administracji rządowej zobowiązane do nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego.

2. Zarządzenie określa również:

1) zakres informacji przekazywanych centralnemu zamawiającemu przez jednostki administracji rządowej, niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;

2) sposób współdziałania jednostek administracji rządowej z centralnym zamawiającym.

§ 2.Zarządzenie dotyczy zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, realizowanych na terenie kraju, do których stosuje się ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, w tym zamówień i konkursów, o których mowa w art. 4 pkt 8 tej ustawy, których szacunkowa wartość, ustalona na zasadach określonych w tej ustawie, przekracza w danej jednostce administracji rządowej kwotę określoną w art. 4 pkt 8 tej ustawy.

§ 3.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Centralnym Zamawiającym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany przez Prezesa Rady Ministrów do realizacji zamówień publicznych na potrzeby jednostek administracji rządowej;

2) Jednostkach – należy przez to rozumieć jednostki administracji rządowej, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2;

3) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;

4) zamówieniu centralnym – należy przez to rozumieć zamówienia publiczne, o których mowa w § 2, realizowane przez Centralnego Zamawiającego;

5) platformie – należy przez to rozumieć elektroniczną platformę wymiany informacji w zakresie zamówień centralnych między Centralnym Zamawiającym i Jednostkami, prowadzoną przez Centralnego Zamawiającego;

6) wykazie zamówień centralnych – należy przez to rozumieć, określany corocznie przez Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, wykaz dostaw, usług i robót budowlanych, realizowanych w ramach zamówień centralnych.

§ 4.1. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, zwane dalej COAR, jest Centralnym Zamawiającym dla Jednostek.

2. Jednostki zobowiązane do nabywania zamówień od Centralnego Zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez Centralnego Zamawiającego określa załącznik do zarządzenia.

§ 5.1. Centralny Zamawiający:

1) nabywa dostawy lub usługi z przeznaczeniem dla Jednostek;

2) udziela zamówień lub zawiera umowy ramowe, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane, z przeznaczeniem dla Jednostek;

3) wykonuje pomocnicze działania zakupowe.

2. Realizacja postępowań o udzielenie zamówienia obejmuje:

1) przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia;

2) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.

§ 6.1. Zobowiązuje się Jednostki do nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych:

1) od Centralnego Zamawiającego – w zakresie dostaw i usług nabytych przez Centralnego Zamawiającego z przeznaczeniem dla Jednostek;

2) od wykonawców wybranych przez Centralnego Zamawiającego w wyniku przeprowadzonego postępowania lub na podstawie umów ramowych zawartych przez Centralnego Zamawiającego.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, realizacja zamówień centralnych odbywa się w całym okresie obowiązywania umowy, na podstawie indywidualnego zamówienia składanego Centralnemu Zamawiającemu przez Jednostkę.

3. Jednostki są zobowiązane do współpracy z Centralnym Zamawiającym na każdym etapie realizacji zamówienia centralnego, w szczególności do udzielania Centralnemu Zamawiającemu niezbędnych wyjaśnień i informacji.

§ 7.1. Centralny Zamawiający wykonuje czynności w zakresie udzielania zamówień w imieniu i na rzecz Jednostek, bez konieczności podpisywania porozumień lub udzielania pełnomocnictw.

2. Centralny Zamawiający może wykonywać również czynności na zasadach określonych odrębnymi porozumieniami i na podstawie pełnomocnictw.

§ 8.1. Centralny Zamawiający i Jednostki umieszczają na platformie informacje konieczne do przeprowadzenia postępowań w zakresie zamówień centralnych, w szczególności:

1) pełną dokumentację prowadzonego postępowania;

2) aktualizowany na bieżąco harmonogram prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, zawierający informację o przewidywanym terminie zawarcia umowy;

3) wzory formularzy służące do pozyskiwania informacji od Jednostek;

4) wzór sprawozdania Jednostek z zamówień realizowanych w poprzednim roku kalendarzowym, o którym mowa w § 18 ust. 1.

2. Centralny Zamawiający oraz Jednostki odpowiadają, w zakresie swoich kompetencji, za rzetelność, terminowość, aktualność, kompletność, czytelność i dostępność informacji zamieszczanych przez nie na platformie.

3. Centralny Zamawiający, za pośrednictwem platformy, przekazuje Jednostkom w szczególności informacje o planowanych terminach publikacji ogłoszeń i otwarcia ofert.

4. Jednostki są zobowiązane do przekazywania Centralnemu Zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, informacji o umowach wykonawczych zawartych na podstawie umów ramowych oraz o wartościach zawartych umów.

5. Informacje, o których mowa w ust. 4, Jednostki przekazują w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

§ 9.Centralny Zamawiający odpowiada za bieżącą współpracę z Jednostkami w zakresie realizacji zamówień centralnych, w szczególności udziela wyjaśnień i informacji oraz przekazuje Jednostce, za pośrednictwem platformy, kopię każdej zawartej umowy w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia, a także sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonaniem umów zawartych w wyniku przeprowadzonych zamówień centralnych w sposób, o którym mowa w § 15 ust. 4.

§ 10.1. Do dnia 31 maja Centralny Zamawiający, za pośrednictwem platformy, występuje do Jednostek o wskazanie propozycji zamówień do realizacji w ramach zamówień centralnych w roku następnym.

2. Do dnia 30 czerwca Jednostki przekazują Centralnemu Zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, propozycje, o których mowa w ust. 1.

§ 11.1. Do dnia 31 sierpnia Centralny Zamawiający sporządza i przekazuje Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanemu dalej „Szefem KPRM”, propozycje do wykazu zamówień centralnych realizowanych w roku następnym wraz z uzasadnieniem oraz proponowaną wysokością wynagrodzenia Centralnego Zamawiającego.

2. Do dnia 30 września Szef KPRM ustala na podstawie propozycji, o których mowa w ust. 1, wykaz zamówień centralnych na rok następny oraz wysokość wynagrodzenia Centralnego Zamawiającego za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania umożliwiającego zawarcie umowy ramowej lub umowy, której przedmiot objęty jest zamówieniem centralnym.

3. Centralny Zamawiający publikuje na platformie wykaz zamówień centralnych, o którym mowa w ust. 2.

4. Szef KPRM, ustalając:

1) wykaz zamówień centralnych, może określić, które zamówienia centralne będą realizowane przez Centralnego Zamawiającego w drodze:

a) udzielenia zamówienia,

b) zawarcia umowy ramowej,

c) nabywania od Centralnego Zamawiającego;

2) wynagrodzenie Centralnego Zamawiającego – uwzględnia stopień skomplikowania postępowań oraz ilość czasu potrzebnego na ich przeprowadzenie.

5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, Szef KPRM określa w wysokości od 0,5% do 1,5%:

1) ceny brutto zamówienia składanego przez Jednostkę – w przypadku zamówień nabywanych od Centralnego Zamawiającego;

2) ceny brutto określonej w umowie wykonawczej, zawartej przez każdą z Jednostek z wykonawcą – w przypadku umów ramowych albo

3) ceny określonej w umowie zawartej w wyniku zamówienia centralnego, jaką każda z Jednostek zobowiązana jest zapłacić wykonawcy z tytułu jej realizacji – w przypadku zamówień nieobjętych umowami ramowymi.

§ 12.Do dnia 31 października Jednostki, w odniesieniu do każdego zamówienia centralnego ujętego w wykazie zamówień centralnych i przewidzianego do realizacji na rok następny, przekazują Centralnemu Zamawiającemu:

1) wstępne zapotrzebowanie, wyrażone zarówno jako liczba jednostek miary dostawy, usługi lub robót budowlanych objętych danym zamówieniem centralnym, jak i jako kwota netto szacowana przez Jednostkę na zakup dostawy, usługi lub robót budowlanych objętych danym zamówieniem centralnym;

2) przewidywaną cenę jednostkową nabycia jednostki przedmiotu dostawy, usługi lub robót budowlanych objętej danym zamówieniem centralnym, jaką Jednostka mogłaby uzyskać w przypadku indywidualnej realizacji danego zamówienia. Do ustalenia wartości szacowanych Jednostki przyjmują takie parametry dostawy, usługi lub robót budowlanych, jakie są wystarczające z perspektywy potrzeb Jednostki;

3) informację o zaciągniętych zobowiązaniach w zakresie objętym wykazem.

§ 13.1. Do dnia 15 listopada Centralny Zamawiający publikuje na platformie plan zamówień centralnych i postępowań objętych umową ramową na następny rok, wskazując planowany harmonogram i zakres danych niezbędnych do realizacji tych postępowań oraz projekty specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanych dalej „SIWZ”.

2. Do dnia 30 listopada Jednostki, za pośrednictwem platformy, opiniują projekty SIWZ, o których mowa w ust. 1.

3. Plan zamówień centralnych Centralny Zamawiający zamieszcza również na swojej stronie internetowej.

4. Na wniosek Centralnego Zamawiającego Jednostki są zobowiązane udzielać wsparcia merytorycznego w zakresie projektu SIWZ.

5. Do dnia 31 grudnia Centralny Zamawiający publikuje na platformie projekt SIWZ dla każdego postępowania.

6. W terminie 15 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej, ale nie później niż do dnia 31 stycznia, Jednostki przekazują Centralnemu Zamawiającemu zweryfikowane zapotrzebowanie w zakresie zamówień centralnych.

7. Nie później niż do dnia 15 lutego Centralny Zamawiający dokonuje korekty SIWZ i niezwłocznie ogłasza postępowania oraz publikuje na platformie harmonogram ich prowadzenia.

§ 14.1. Jednostki są zobowiązane do zapłaty wynagrodzenia Centralnemu Zamawiającemu i wykonawcom wybranym przez Centralnego Zamawiającego.

2. Zapłata wynagrodzenia następuje w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Jednostkę faktury wystawionej przez Centralnego Zamawiającego.

§ 15.1. Jednostki ponoszą odpowiedzialność z tytułu roszczeń wykonawców w przypadku niewykonania umowy zawartej w ich imieniu i na ich rzecz, z przyczyn leżących po ich stronie.

2. Uprawnienia wynikające z umowy zawartej z wykonawcą, w tym również uprawnienia wynikające z gwarancji jakości i rękojmi, wykonują Jednostki.

3. Jednostki ponoszą odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania w celu zawarcia umowy wykonawczej na podstawie umowy ramowej.

4. Centralny Zamawiający zapewnia udział dwóch członków komisji przetargowej w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia.

5. Jednostki ponoszą odpowiedzialność za określenie łącznej wartości przedmiotu zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 16.1. Szef KPRM może, w uzasadnionych przypadkach, w tym na umotywowany wniosek Centralnego Zamawiającego, podjąć decyzję o rezygnacji z realizacji zamówienia centralnego, w szczególności w przypadku, gdy analiza złożonych przez Jednostki zweryfikowanych zapotrzebowań, o których mowa w § 13 ust. 6, wykaże, że realizacja zamówienia nie przyniesie spodziewanych oszczędności wynikających z efektu skali bądź standaryzacji lub wymagany termin udzielenia lub wykonania zamówienia uniemożliwia lub znacznie utrudnia realizację zamówienia centralnego.

2. W przypadku rezygnacji z realizacji zamówienia centralnego, o której mowa w ust. 1, Jednostka może samodzielnie realizować dane zamówienie.

3. Szef KPRM, po zasięgnięciu opinii Centralnego Zamawiającego, może wyrazić wszystkim Jednostkom zgodę na samodzielną realizację całości lub części zamówienia w zakresie dostaw, usług lub robót budowlanych objętych zamówieniem centralnym, określając maksymalny termin, na jaki Jednostki mogą zawrzeć umowy.

4. Zgoda, o której mowa w ust. 3, jest udzielana w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku:

1) konieczności zapewnienia bieżącego funkcjonowania Jednostek do czasu, gdy możliwe będzie rozpoczęcie świadczenia dostaw, usług lub robót budowlanych na podstawie umów zawartych przez Centralnego Zamawiającego;

2) braku możliwości realizacji zamówienia centralnego ze względu na unieważnienie przez Centralnego Zamawiającego postępowania na jego udzielenie;

3) braku możliwości realizacji zamówienia zgodnie z planowanym harmonogramem, o którym mowa w § 13 ust. 1.

§ 17.1. Szef KPRM może, na umotywowany wniosek Jednostki, wyrazić zgodę na samodzielne udzielenie zamówienia w zakresie objętym zamówieniem centralnym.

2. Zgoda, o której mowa w ust. 1, jest udzielana w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku:

1) usprawiedliwionej potrzeby pilnej realizacji zamówienia związanej z zapewnieniem funkcjonowania Jednostki oraz realizacji jej zadań statutowych;

2) złożenia przez Jednostkę zapotrzebowania na dostawę, usługę lub roboty budowlane niepoddające się standaryzacji;

3) braku możliwości realizacji zamówienia na podstawie umowy wykonawczej, co zostało potwierdzone przez Centralnego Zamawiającego – w przypadku zamówień objętych umową ramową;

4) braku możliwości realizacji zamówienia z przyczyn leżących po stronie Centralnego Zamawiającego – w przypadku zamówień nabywanych od Centralnego Zamawiającego;

5) zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej lub innych źródeł zagranicznych, dla którego istnieje ryzyko przekroczenia terminów określonych w harmonogramie realizacji projektu.

3. Rozstrzygnięcie w zakresie, o którym mowa w ust. 1 i 2, Szef KPRM podejmuje w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

§ 18.1. Jednostki sporządzają i przekazują Centralnemu Zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, sprawozdania z zamówień realizowanych w poprzednim roku kalendarzowym, w terminie do dnia 28 lutego następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, sporządza się zgodnie z umieszczonym na platformie wzorem.

3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności informacje o:

1) wykonaniu zamówień centralnych;

2) zamówieniach realizowanych samodzielnie przez Jednostkę w zakresie objętym zamówieniami centralnymi;

3) wysokości kosztów poniesionych przez Jednostkę w związku z prowadzeniem postępowań w ramach zamówień centralnych w poprzednim roku budżetowym.

§ 19.1. Nadzór nad wykonywaniem przez Centralnego Zamawiającego obowiązków wynikających z zarządzenia sprawuje Szef KPRM.

2. Centralny Zamawiający sporządza i przedkłada Szefowi KPRM sprawozdanie z funkcjonowania zamówień centralnych w poprzednim roku kalendarzowym, w terminie do dnia 31 maja następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy.

3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, zawiera informacje o realizacji zamówień centralnych, w tym w szczególności o:

1) szacunkowej wartości zamówień;

2) przewidywanej przez Jednostki wartości nabycia zamówień bez ich centralizacji i uzyskanych cenach końcowych;

3) wynagrodzeniu i kosztach Centralnego Zamawiającego związanych z realizacją zamówień centralnych;

4) przedmiocie zamówień;

5) liczbie jednostek miary dostawy, usługi lub robót budowlanych zakupionych w ramach zamówień;

6) liczbie Jednostek biorących udział w zamówieniach;

7) wykonawcach realizujących zamówienia;

8) przyczynach niezrealizowania postępowania, w przypadku gdy dane zamówienie nie zostało zrealizowane;

9) wynikach zrealizowanych umów zawartych w ramach zamówień centralnych, których wykonanie zakończyło się w roku objętym sprawozdaniem;

10) zamówieniach samodzielnie udzielonych przez Jednostki w zakresie objętym zamówieniami centralnymi;

11) wniesionych środkach odwoławczych i prowadzonych postępowaniach sądowych;

12) problemach związanych z realizacją zamówień centralnych.

4. Centralny Zamawiający sporządza i przedkłada Szefowi KPRM, raz na trzy lata, analizę oszczędności i analizę efektów realizacji zamówień centralnych.

5. Analiza, o której mowa w ust. 4, obejmuje informację dotyczącą wynagrodzenia i kosztów realizacji funkcji Centralnego Zamawiającego oraz bilans kosztów i korzyści wynikających z zamówień centralnych.

§ 20.Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy zarządzenia nr 10 Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na potrzeby jednostek administracji rządowej, zmienionego zarządzeniem nr 67 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 czerwca 2016 r.

§ 21.Analizę, o której mowa w § 19 ust. 4, obejmującą lata 2015–2017, Centralny Zamawiający przedłoży Szefowi KPRM w terminie do dnia 31 maja 2018 r.

§ 22.Traci moc zarządzenie nr 10 Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na potrzeby jednostek administracji rządowej, zmienione zarządzeniem nr 67 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 czerwca 2016 r.

§ 23.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z wyjątkiem § 10, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.