Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822) zarządza się, co następuje:

§ 2.Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) ustawa o CBA – ustawę z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 621, z późn. zm.);

3) archiwum – archiwum wyodrębnione CBA działające na podstawie przepisów w sprawie organizacji archiwum wyodrębnionego w CBA;

4) brakowanie – ocenę przydatności dokumentacji niearchiwalnej do celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej;

5) dokumentacja – dokumentację wytworzoną w CBA bez względu na jej wartość archiwalną i sposób jej wytworzenia, a także dokumentację, która napłynęła do CBA;

6) dokumentacja niearchiwalna – dokumentację inną niż materiały archiwalne;

7) dyrektor archiwum – kierownika jednostki organizacyjnej CBA właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

8) jednostka archiwalna – odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę, teczkę, fotografię;

9) jednostka organizacyjna – jednostkę organizacyjną, o której mowa w statucie CBA;

10) klasyfikacja – podział dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesiętnym, ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt CBA;

11) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko w jednostce organizacyjnej;

12) kwalifikacja archiwalna – ocenę wartości archiwalnej dokumentacji przez zaliczenie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie właściwych symboli kwalifikacyjnych;

13) materiały archiwalne – dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, zgodnie z art. 1 ustawy;

14) materiały operacyjne – dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności, o których mowa w art. 14 ust. 1 pkt 6 ustawy o CBA;

15) niszczenie – zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

§ 4.Materiały archiwalne oznacza się symbolem „A”.

§ 5.1. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „B”.

2. Dokumentację niearchiwalną, ze względu na okresy przechowywania, oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą brakowaniu po upływie okresu przechowywania;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej, zwanej dalej „ekspertyzą”, mającej na celu dokonanie oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenie prawidłowości jej kwalifikacji;

3) symbolem „Bc” – mającą wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla CBA, która nie podlega przekazaniu do archiwum i jest niszczona we własnym zakresie przez wytwórcę.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy, do której dokumentacja jest prowadzona.

§ 6.1. Kwalifikacji dokumentacji według zasad, o których mowa w § 3–5, dokonuje się, począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.

2. W uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu sprawy.

§ 7.Czynności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji są dokonywane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 8.1. Ekspertyzę wykonuje komisja powołana przez dyrektora archiwum składająca się co najmniej z trzech funkcjonariuszy.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można:

1) utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania;

2) przedłużyć okres jej przechowywania;

3) zakwalifikować ją do kategorii „A” ze względu na znaczenie określone w art. 1 ustawy.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje dyrektor archiwum.

§ 10.1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 1 i 2, rozpoczyna się w pierwszym dniu roboczym po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania. Brakowanie wykonuje się w archiwum.

2. (uchylony).

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych wykonuje się w archiwum po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

4. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych, w których dokumentacja jest przechowywana, bezpośrednio po stwierdzeniu utraty przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla CBA.

5. O zamiarze podjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, archiwum powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, uznaje się, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 11, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

§ 11.1. Nie podlega brakowaniu dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania minął, jeżeli jest niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania dla celów kontrolnych i dowodowych w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

§ 12.1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się, z zastrzeżeniem § 18, przez:

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) wykonanie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji

– zwanych dalej „spisem i protokołem”;

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa CBA – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b) kierownika jednostki organizacyjnej – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do zarządzenia.

§ 13.1. Czynności brakowania dokonuje powołana w tym celu komisja.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum funkcjonariusze archiwum w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza, funkcjonariusz archiwum oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana, w przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 4.

3. Komisję, o której mowa w ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana.

§ 14.1. W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 4, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności praktycznej dla CBA, każdy z członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

2. Dyrektor archiwum lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana.

§ 15.1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu podlegające zatwierdzeniu. Jeden egzemplarz spisu i protokołu jest przechowywany w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi jest przekazywany do archiwum.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum spis i protokół, o których mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

§ 16.1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane dalej „zezwoleniem”, na podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu wydaje dyrektor archiwum lub upoważniony przez niego funkcjonariusz.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej niszczącej dokumentację niearchiwalną, drugi w archiwum, a trzeci jest przeznaczony dla instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną.

§ 16a.1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 10 ust. 4, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonuje się za zgodą dyrektora archiwum CBA, jeżeli ewidencje te zostały przekazane na stan ewidencyjny archiwum CBA.

§ 17.1. Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczący komisji, o której mowa w § 13 ust. 1.

2. Wybrakowaną dokumentację niearchiwalną przekazuje do zniszczenia właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka organizacyjna CBA.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w obecności wszystkich członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

4. Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

§ 18.1. Komunikaty oraz materiały z obserwacji spełniające warunki określone w art. 14 ust. 8 ustawy o CBA podlegają niezwłocznie protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu. Zniszczenia tych materiałów dokonuje się z pominięciem czynności, o których mowa w § 12. Zniszczenie komunikatów oraz materiałów z obserwacji zarządza Szef CBA na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi włącza się do akt sprawy przekazywanych do archiwum.

4. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum.

§ 20.1. Materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w postaci:

1) dokumentu elektronicznego oraz

2) wydruku odpowiadającego treści dokumentu elektronicznego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu elektronicznego przekazuje się do archiwum państwowego na informatycznym nośniku danych lub w drodze teletransmisji danych w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego.

3. Dwa egzemplarze wydruku spisu zdawczo-odbiorczego, podpisane przez dyrektora archiwum, przekazuje się do archiwum państwowego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi CBA. Jeden egzemplarz wydruku spisu podlega zwrotowi do CBA.

4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do zarządzenia.

5. Informację o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego zamieszcza się w spisach zdawczo-odbiorczych, w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych, którego wzór stanowi załącznik nr 10 do zarządzenia.

§ 21.Wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego, określają przepisy w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego.

§ 22.Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi CBA.

Załączniki do zarządzenia nr 26 Prezesa
Rady Ministrów z dnia 30 marca 2010 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY

Załącznik nr 2

WZÓR – REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Załącznik nr 3

WZÓR – Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolami „B” i „BE”, przeznaczonej do zniszczenia

Załącznik nr 4

WZÓR – Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik nr 5

WZÓR – Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”, przeznaczonej do zniszczenia

Załącznik nr 6

WZÓR – Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc”

Załącznik nr 7

WZÓR – ZEZWOLENIE NA PRZEKAZANIE WYBRAKOWANEJ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 8

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA KOMUNIKATÓW ORAZ MATERIAŁÓW Z OBSERWACJI

Załącznik nr 9

WZÓR – ZASADY SPORZĄDZANIA SPISU ZDAWCZO-ODBIORCZEGO MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH CBA PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO

Część A – Zasady sporządzania wydruku spisu zdawczo-odbiorczego odpowiadającego treści spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego

1. Strona tytułowa

Na stronie tytułowej umieszcza się:

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne;

2) miejscowość i datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego;

3) tytuł: „Spis zdawczo-odbiorczy”;

4) nazwę jednostki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne;

5) nazwę archiwum, do którego materiały archiwalne są przekazywane;

6) liczbę pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;

7) liczbę stron spisu zdawczo-odbiorczego;

8) datę i podpis przekazującego;

9) datę i podpis odbierającego.

2. Kolejne strony spisu zdawczo-odbiorczego

Na kolejnych stronach spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza się następujące elementy:

1) w nagłówku każdej strony:

a) „Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych „nazwa jednostki””, gdzie „nazwa jednostki” oznacza nazwę jednostki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne,

b) datę wydruku spisu zdawczo-odbiorczego;

2) w stopce każdej strony: numer strony spisu zdawczo-odbiorczego;

3) w treści każdej strony:

a) Lp.

Objaśnienie: liczba porządkowa w spisie zdawczo-odbiorczym, kolejna liczba naturalna, począwszy od 1,

b) Znak jednostki archiwalnej

Objaśnienie: symbol klasyfikacyjny z wykazu akt CBA,

c) Tytuł jednostki archiwalnej

Objaśnienie: hasło klasyfikacyjne z wykazu akt CBA,

d) Daty skrajne

– podelement: od

Objaśnienie: rok początkowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce,

– podelement: do

Objaśnienie: rok końcowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce

Uwaga: W przypadku gdy dokumentacja w przekazywanej teczce dotyczy jednego roku, należy wpisać ten sam rok w obu kolumnach,

e) Liczba stron

Objaśnienie: liczba stron w teczce,

f) Uwagi

Objaśnienie: dodatkowe informacje o dokumentacji w przekazywanej teczce. Miejsce na wpisanie informacji, które mogą być istotne dla pełniejszego określenia przekazywanej jednostki archiwalnej, a nieuwzględnionych w pozostałych elementach spisu zdawczo-odbiorczego.

Przykładowy wzór pierwszej strony spisu zdawczo-odbiorczego

Przykładowy wzór kolejnych stron spisu zdawczo-odbiorczego

Część B – Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego

1) spis zdawczo-odbiorczy zawiera informacje odnoszące się do całego spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 1 pkt 1–6;

2) spis zdawczo-odbiorczy zawiera dane dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. a–e oraz może zawierać dane wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. f.

Załącznik nr 10

WZÓR – REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH