Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) archiwum ABW – należy przez to rozumieć archiwum państwowe wyodrębnione ABW działające na podstawie przepisów w sprawie archiwum państwowego wyodrębnionego Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, w ramach jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum, z uwzględnieniem komórek archiwalnych w innych jednostkach organizacyjnych ABW;

2) brakowaniu – należy przez to rozumieć ocenę przydatności dokumentacji niearchiwalnej do celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej;

3) dokumentacji – należy przez to rozumieć dokumentację, bez względu na jej wartość archiwalną i sposób jej wytworzenia, wytworzoną w Urzędzie Ochrony Państwa oraz ABW, a także dokumentację, która napłynęła do Urzędu Ochrony Państwa oraz ABW;

4) dokumentacji kryptograficznej – należy przez to rozumieć informacje związane z budową systemów kryptograficznych, ich organizacją i eksploatacją;

5) dyrektorze archiwum ABW – należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

6) jednostce archiwalnej – należy przez to rozumieć odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę, teczkę, fotografię;

7) jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną ABW;

8) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej;

9) klasyfikacji archiwalnej – należy przez to rozumieć podział dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesiętnym ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, stanowiącym tajemnicę państwową, oznaczonym klauzulą „tajne”, przez nadanie właściwych symboli klasyfikacyjnych;

10) kwalifikacji archiwalnej – należy przez to rozumieć ocenę wartości archiwalnej dokumentacji przez zaliczenie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie właściwych symboli kwalifikacyjnych;

11) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

12) materiałach archiwalnych – należy przez to rozumieć dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, zgodnie z art. 1 ustawy;

13) dokumentacji niearchiwalnej – należy przez to rozumieć inną dokumentację niż materiały archiwalne;

14) materiałach kryptograficznych – należy przez to rozumieć nośniki zawierające dane służące do przekształcenia informacji w wiadomość kryptograficzną, w szczególności klucze kryptograficzne, wartości początkowe, kody wykorzystywane przez algorytmy kryptograficzne;

15) ustawie o ABW oraz AW – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 154, z późn. zm.);

16) (uchylony);

17) materiałach z obserwacji – należy przez to rozumieć dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o ABW oraz AW;

18) komunikacie z obserwacji – należy przez to rozumieć opis faktów i ich okoliczności sporządzony na podstawie materiałów z obserwacji;

19) niszczeniu – należy przez to rozumieć zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

§ 4.Materiały archiwalne oznacza się symbolem „A”.

§ 5.1. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „B”.

2. Dokumentację niearchiwalną ze względu na okresy przechowywania oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania brakowaniu;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej;

3) symbolem „Bc” – mającą wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla ABW, która nie podlega przekazaniu do archiwum ABW.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

§ 6.1. Kwalifikacji dokumentacji według zasad, o których mowa w § 3–5, dokonuje się, począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu danej sprawy.

§ 7.Czynności kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji są dokonywane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanego dalej „wykazem akt ABW”, podlegającego ochronie zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

§ 8.1. W celu zbadania i oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenia prawidłowości jej kwalifikacji przeprowadza się ekspertyzę archiwalną, zwaną dalej „ekspertyzą”.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można:

1) utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania;

2) przedłużyć okres jej przechowywania;

3) zakwalifikować do kategorii „A” ze względu na jej znaczenie, zgodnie z art. 1 ustawy.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje dyrektor archiwum ABW.

§ 9.1. Ekspertyzę wykonuje komisja powoływana przez dyrektora archiwum ABW złożona z wyznaczonych funkcjonariuszy archiwum ABW.

2. Jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia ekspertyzy, dyrektor archiwum ABW występuje do jednostki organizacyjnej, która złożyła do archiwum ABW dokumentację, lub do jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania tej jednostki organizacyjnej, w celu uzyskania opinii zawierającej ocenę wartości dokumentacji. Stanowisko wyrażone w opinii nie jest wiążące dla archiwum ABW.

§ 11.1. Nie podlega brakowaniu dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania minął, jeżeli jest niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania dla celów kontrolnych i dowodowych w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

§ 12.1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się, z zastrzeżeniem § 19, przez:

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji

– zwanych dalej „spisem i protokołem”;

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa ABW – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b) kierownika jednostki organizacyjnej – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

§ 13.1. Czynności brakowania wykonuje komisja brakująca dokumentację niearchiwalną.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum ABW funkcjonariusze archiwum ABW w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum ABW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza, funkcjonariusz archiwum ABW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana w przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 4.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor archiwum ABW;

2) ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej.

§ 14.1. W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 4, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności praktycznej dla ABW każdy z członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

2. Dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 15.1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu podlegające zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3. Jeden egzemplarz spisu i protokołu jest przechowywany w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi jest przekazywany do archiwum ABW.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum ABW spis i protokół, o których mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

§ 16.1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w:

1) spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia;

3) odpowiadających jej inwentarzach.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 12, bez względu na symbol kwalifikacyjny, którym dokumentacja została oznaczona, jest przechowywana w archiwum ABW i stanowi materiał archiwalny.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 10 ust. 4, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację.

4. Czynności, o których mowa w ust. 3, dokonuje się za zgodą dyrektora archiwum ABW, jeżeli ewidencje te zostały przekazane na stan ewidencyjny archiwum ABW.

§ 17.1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane dalej „zezwoleniem”, na podstawie zatwierdzonego przez osoby, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3, spisu i protokołu odpowiednio wydają:

1) dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz – dla dokumentacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2;

2) dyrektor delegatury ABW – dla dokumentacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 lit. b, znajdującej się w delegaturze ABW.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, drugi jest przeznaczony dla archiwum ABW, a trzeci dla instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum ABW zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum ABW, a drugi w instytucji niszczącej tę dokumentację.

§ 18.1. Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczący komisji, o której mowa w § 13 ust. 1.

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia w instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną organizuje właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub komórka organizacyjna.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu zezwolenia, w obecności wszystkich członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

4. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum ABW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

§ 19.1. Komunikaty oraz materiały z obserwacji spełniające warunki określone w art. 23 ust. 8 ustawy o ABW oraz AW podlegają niezwłocznie protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12. Zniszczenie komunikatów oraz materiałów z obserwacji zarządza Szef ABW, na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi egzemplarz jest włączany do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

3. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia.

4. Niszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12, po ustaniu ich przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej, na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza skierowanego do kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Ze zniszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację i materiały kryptograficzne.

6. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 5, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do zarządzenia.

7. (uchylony).

8. (uchylony).

9. (uchylony).

10. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1 i 4, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum ABW.

§ 21.1. Materiały archiwalne ABW przekazuje się do archiwów państwowych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w postaci:

1) dokumentu elektronicznego;

2) wydruku odpowiadającego treści dokumentu elektronicznego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu elektronicznego przekazuje się do archiwów państwowych na informatycznym nośniku danych lub w drodze teletransmisji danych w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego.

3. Dwa egzemplarze wydruku spisu zdawczo-odbiorczego, podpisane przez dyrektora archiwum ABW, przekazuje się do archiwum państwowego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi ABW.

4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do zarządzenia.

5. Informację o przekazaniu materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych zamieszcza się w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia.

§ 22.Do wymagań technicznych, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych, na których utrwalono materiały archiwalne ABW przekazywane do archiwów państwowych, stosuje się odpowiednio przepisy w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

§ 23.1. Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych ponosi ABW.

2. ABW zapewnia we własnym zakresie organizację przekazania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych.

Załączniki do zarządzenia nr 118 Prezesa Rady Ministrów
z dnia 23 października 2007 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „B” OZNACZONEJ SYMBOLAMI „B” I „BE”, PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 2

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik nr 3

WZÓR – SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „B” OZNACZONEJ SYMBOLEM „Bc”, PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 4

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „Bc”

Załącznik nr 5

WZÓR – SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY

Załącznik nr 6

WZÓR – REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Załącznik nr 7

WZÓR – ZEZWOLENIE NA PRZEKAZANIE WYBRAKOWANEJ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 8

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA KOMUNIKATÓW ORAZ MATERIAŁÓW Z OBSERWACJI

Załącznik nr 9

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI I MATERIAŁÓW KRYPTOGRAFICZNYCH

Załącznik nr 10

(uchylony)

Załącznik nr 11

WZÓR – ZASADY SPORZĄDZANIA SPISU ZDAWCZO-ODBIORCZEGO MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ABW PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO

Załącznik nr 12

WZÓR – REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH