Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 76, poz. 806) zarządza się, co następuje:

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Archiwum UOP - oznacza to archiwum wyodrębnione UOP, działające na podstawie odrębnych przepisów, w ramach jednostki organizacyjnej właściwej do spraw archiwalnych, z uwzględnieniem działających na podstawie tych przepisów komórek archiwalnych w innych jednostkach organizacyjnych UOP,

2) dyrektorze Archiwum UOP - oznacza to dyrektora jednostki organizacyjnej właściwej do spraw archiwalnych,

3) jednostce organizacyjnej - oznacza to jednostki organizacyjne UOP wymienione w § 3 ust. 1 i 2 statutu Urzędu Ochrony Państwa, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1996 r. (Dz. U. Nr 145, poz. 675, z 1998 r. Nr 113, poz. 721, z 1999 r. Nr 42, poz. 426 i z 2001 r. Nr 32, poz. 367), oraz jednostkę właściwą do spraw współpracy z NATO i ochrony tajemnicy państwowej,

4) komórce organizacyjnej - oznacza to komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej,

5) ustawie - oznacza to ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

6) ustawie o UOP - oznacza to ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Urzędzie Ochrony Państwa (Dz. U. z 1999 r. Nr 51, poz. 526, Nr 53, poz. 548 i Nr 110, poz. 1255, z 2000 r. Nr 73, poz. 852 oraz z 2001 r. Nr 81, poz. 877 i Nr 106, poz. 1149),

7) dokumentacji bez bliższego określenia - oznacza to dokumenty, bez względu na ich wartość archiwalną, powstałe w UOP, a w szczególności: operacyjne, kodowe i szyfrowe, osobowe, dotyczące spraw obronnych lub administracyjnych oraz dokumenty, które napłynęły do UOP.

§ 4.Do kategorii „A” kwalifikuje się materiały archiwalne.

§ 5.1. Do kategorii „B” kwalifikuje się inną dokumentację, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną”.

2. Dokumentację niearchiwalną, ze względu na okresy przechowywania, oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej określającej liczbę lat przechowywania - podlegającą, po upływie okresu przechowywania, brakowaniu,

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej określającej liczbę lat przechowywania - podlegającą, po upływie okresu przechowywania, ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej,

3) symbolem „Bc” - mającą wyłącznie przydatność praktyczną, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla UOP, która nie podlega przekazaniu do Archiwum UOP.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

§ 6.Klasyfikację rzeczową dokumentacji, według której:

1) dokonuje się jej kwalifikacji na kategorie „A” lub „B”,

2) oznacza się dokumentację kategorii „B” symbolami, według zasad określonych w § 5 ust. 2,

3) kwalifikuje się dokumentację zgodnie z symbolami klasyfikacji rzeczowej

- określa ustalony odrębnymi przepisami, stanowiący tajemnicę państwową, oznaczony klauzulą „tajne”, jednolity rzeczowy wykaz akt UOP, zwany dalej „wykazem akt”.

§ 7.1. Kwalifikacji dokumentacji, według zasad określonych w § 3-5, powinno się dokonywać, z zastrzeżeniem ust. 2, począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu sprawy.

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za prawidłową kwalifikację dokumentacji gromadzonej w ich jednostkach.

§ 8.1. W celu zbadania i oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenia prawidłowości jej kwalifikacji przeprowadza się ekspertyzę archiwalną, zwaną dalej „ekspertyzą”, w trybie określonym w dalszych przepisach.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można:

1) utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania,

2) przedłużyć okres jej przechowywania,

3) zakwalifikować do kategorii „A”, ze względu na jej znaczenie jako źródła informacji określonego w art. 1 ustawy,

4) wybrakować.

3. Po przeprowadzeniu ekspertyzy okres przechowywania dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej może być przedłużony odpowiednio przez:

1) dyrektora Archiwum UOP,

2) dyrektora Zarządu Wywiadu.

4. Tryb określony w ust. 3 stosuje się ze względu na przesłanki, o których mowa w ust. 2 pkt 3, do zmiany kwalifikacji dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej na kategorię „A”.

5. Na wniosek dyrektora Archiwum UOP, uzasadniony przeprowadzoną ekspertyzą, Szef UOP może zmienić kwalifikację materiałów archiwalnych na dokumentację kategorii „B”, a także skrócić okres przechowywania dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej lub symbolem „BE”.

§ 9.1. W celu przeprowadzenia ekspertyzy, z zastrzeżeniem ust. 2, kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję złożoną z co najmniej jednego funkcjonariusza Archiwum UOP, wyznaczonego przez dyrektora Archiwum UOP, oraz dwóch funkcjonariuszy jednostki organizacyjnej, dla której ekspertyza ma być przeprowadzona.

2. W celu przygotowania wniosku, o którym mowa w § 8 ust. 5, dyrektor Archiwum UOP powołuje komisję przeprowadzającą ekspertyzę, złożoną z wyznaczonych funkcjonariuszy Archiwum UOP.

§ 11.1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, w Archiwum UOP po upływie okresu jej przechowania.

2. Dokumentacja, o której mowa w § 10 ust. 5, podlega, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, brakowaniu w jednostkach organizacyjnych.

3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania do celów kontrolnych i dowodowych, w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

4. Z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 3, właściwy kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej, który decyduje o zakresie i okresie wyłączenia tej dokumentacji z czynności brakowania.

5. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej, pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dokonuje się w Archiwum UOP, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

§ 12.1. Czynności brakowania dokumentacji, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 1 i 2, wykonuje komisja brakująca dokumentację niearchiwalną.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni funkcjonariusze Archiwum UOP w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 1 i 5,

2) co najmniej jeden wyznaczony funkcjonariusz Archiwum UOP oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy z jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalną jest brakowana w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor Archiwum UOP,

2) ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej.

§ 13.1. Po przeprowadzeniu ekspertyzy komisja brakująca dokumentację niearchiwalną może zaproponować zmianę kwalifikacji brakowanej dokumentacji kategorii „B” na kategorię „A” albo zaproponować wydłużenie okresu przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Przepisy § 8 ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 11 ust. 2, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości oceny jej przydatności praktycznej dla UOP, funkcjonariusz Archiwum UOP wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dyrektor Archiwum UOP lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 14.1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu podlegające zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 3. Jeden egzemplarz spisu i protokołu pozostaje w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi egzemplarz spisu i protokołu jest przekazywany do Archiwum UOP.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez Archiwum UOP, spis i protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

§ 15.1. Informację o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w:

1) spisie zdawczo-odbiorczym,

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych oraz

3) w odpowiadającym jej inwentarzu.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, o których mowa w ust. 1 pkt 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Ewidencja dotycząca dokumentacji wybrakowanej, bez względu na symbol, którym dokumentacja została oznaczona, jest przechowywana w Archiwum UOP odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

§ 16.1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane dalej „zezwoleniem”, na podstawie zatwierdzonego przez osoby, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 3, spisu i protokołu, odpowiednio wydają:

1) dyrektor Archiwum UOP lub upoważniony przez niego funkcjonariusz - dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 1, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) dyrektor Zarządu Wywiadu - dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, znajdującej się w tej jednostce organizacyjnej,

3) szef delegatury - dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 lit. b), znajdującej się w delegaturze.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się, z zastrzeżeniem ust. 4, w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, drugi jest przeznaczony dla Archiwum UOP, a trzeci dla instytucji fizycznie niszczącej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Archiwum UOP, zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w Archiwum UOP, a drugi w instytucji fizycznie niszczącej tę dokumentację.

§ 17.1. Bezpośredni nadzór nad przekazaniem wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia sprawuje funkcjonariusz jednostki organizacyjnej, która dokonała wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej, upoważniony odpowiednio przez:

1) dyrektora Archiwum UOP - do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) dyrektora Zarządu Wywiadu - do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2,

3) kierownika jednostki organizacyjnej - do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 lit. b).

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do fizycznego zniszczenia w odpowiedniej instytucji organizuje właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub komórka organizacyjna, z zastrzeżeniem § 18.

3. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie Archiwum UOP o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, najpóźniej w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

4. Fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 18.1. Niszczenia komunikatów z obserwacji, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, po ustaniu ich przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco, najpóźniej w czasie przygotowywania dokumentacji do przekazania do Archiwum UOP, na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza.

2. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia. Protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej niszczenia, natomiast drugi egzemplarz jest włączany do akt sprawy przekazywanej do Archiwum UOP.

3. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Niszczenia dokumentacji kodowej i szyfrowej, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, po ustaniu jej przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej, na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza.

5. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 4, sporządza się protokół zniszczenia. Protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej niszczenia, natomiast drugi jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która dokumentację kodową i szyfrową wytworzyła.

6. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 5, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

7. Niszczenie dokumentacji wytworzonej w związku z wykonywaniem czynności, o których mowa w art. 10 lub art. 10a ustawy o UOP, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, zarządza się w oparciu o pisemną decyzję Szefa UOP, wydaną na podstawie art. 10 ustawy o UOP.

8. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 7, sporządza się protokół zniszczenia zatwierdzony przez Szefa UOP.

9. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 8, sporządza się według wzorów stanowiących załączniki nr 8, 9 i 10 do zarządzenia.

10. Komisyjne niszczenie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, 4 i 7, odbywa się bez udziału funkcjonariusza Archiwum UOP.

§ 20.1. Materiały archiwalne UOP przekazuje się do archiwów państwowych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi otrzymuje archiwum państwowe, jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje wieczyście Archiwum UOP.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do zarządzenia.

3. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych UOP do archiwów państwowych należy zamieścić w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów teczek przekazanych.

4. Rejestr spisów teczek przekazanych sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 12 do zarządzenia.

§ 21.1. Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych UOP do archiwów państwowych ponosi Urząd Ochrony Państwa.

2. Urząd Ochrony Państwa zapewnia we własnym zakresie organizację przekazania materiałów archiwalnych UOP do archiwów państwowych.

Załączniki do zarządzenia nr 99 Prezesa Rady Ministrów
z dnia 10 października 2001 r. (poz. 563)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Załącznik nr 7

Załącznik nr 8

Załącznik nr 9

Załącznik nr 10

Załącznik nr 11

Załącznik nr 12