§ 1. 1. Państwowe jednostki organizacyjne, zwane dalej "jednostkami organizacyjnymi", w których zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173), zwanej dalej _"ustawą", działają archiwa zakładowe, przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych w trybie określonym w niniejszym zarządzeniu.

2. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 25 ust. 2 ustawy.

3. Archiwa państwowe nie mające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania danego archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 2. Zasięg terytorialny archiwów państwowych nie mających charakteru centralnego określa załącznik nr 1.

§ 2. 1. O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych jednostka organizacyjna powiadamia właściwe archiwum państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze. spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 2.

2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych archiwum państwowe sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.

3. Archiwum państwowe może, w razie nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 4. odmówić ich przejęcia i zażądać dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.

§ 3. 1. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

2. Archiwum państwowe określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.

3. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały.

§ 4. 1. Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją.

3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:

1) nazwy jednostki .organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały powstały,

2) symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt,

3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych,

4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu,

5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie,

6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A,

7) liczby stron w teczce.

4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 2 ust, 1. wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem.

§ 5. 1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.

2. Archiwum państwowe może polecić sporządzenie dodatkowej ewidencji. zwłaszcza w formie inwentarza kartkowego lub skorowidza.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

4. W razie przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:

1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym,

2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres przechowywania, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje danej jednostki organizacyjnej.

§ 6. Przekazywane materiały archiwalne należy:

1) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,

2) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych,

3) spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek.

§ 7. Szczegółowe zasady porządkowania materiałów archiwalnych stanowiących dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną oraz fono- i fotograficzną określają odrębne przepisy.

§ 8. Przepisy zarządzenia mają takie zastosowanie przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego na zasadach określonych w art. 44 ustawy.

§ 9. Traci moc zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Monitor Polski Nr 73, poz. 432).

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.