Duplikaty faktur

Rozdział V

Zasady wystawiania duplikatów faktur VAT określa § 20 rozporządzenia w sprawie faktur. Jest to dokument, który na równi z fakturą VAT uprawnia podatnika do odliczenia kwoty VAT naliczonego w nim zawartego. Sprzedawca jest zobowiązany wystawić duplikat faktury na wniosek nabywcy, gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Sprzedawca wystawia duplikat na podstawie kopii faktury. Wystawienie duplikatu faktury polega na przepisaniu wszystkich danych zawartych w kopii faktury pierwotnej. Duplikat dodatkowo powinien zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę wystawienia. Wystawia się je w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

1. Wniosek o wystawienie duplikatów

Brakuje regulacji, które określałyby formę wniosku o wystawienie duplikatu faktury. Dlatego może on mieć formę zarówno ustną, jak i pisemną. Nabywca nie musi również szczegółowo uzasadniać swojego żądania, wystarczy informacja, że zaszły u niego okoliczności uzasadniające przyczynę żądania wystawienia duplikatu.

O wystawienie duplikatów musi wystąpić nabywca. Organy podatkowe oraz większość sądów uważają, że:

 

Organy podatkowe nie są zobowiązane do poszukiwania za podatnika stosownych dokumentów ani do odtwarzania przebiegu zdarzeń u jego kontrahentów (wyrok NSA z 12 listopada 1998 r., SA/Sz 2430/97). W interesie podatnika jest posiadanie faktur VAT aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Skoro utracił on fakturę, to powinien możliwie szybko podjąć starania o uzyskanie duplikatu, jeżeli nie chce narazić się na zarzut, w razie ewentualnej kontroli, że odliczenie podatku naliczonego było bezpodstawne.

(Wyrok WSA w Bydgoszczy z 23 marca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 11/10)