Dokumentowanie transakcji

1. Polityka rachunkowa - miejsce cen transferowych w polityce rachunkowej

W praktyce normalny proces zawierania transakcji między podmiotami powiązanymi i sporządzania dokumentacji w zakresie cen transferowych przebiega następująco.

Krok 1. Identyfikacja potrzeby przeprowadzenia takich transakcji.

Krok 2. Spotkania planistyczne.

Krok 3. Sporządzenie, zawarcie i wykonanie umowy, realizacja płatności itp.

Krok 4. Zbieranie informacji i dokumentów do celów sporządzenia dokumentacji dla cen transferowych.

Krok 5. Przygotowanie dokumentacji i zatwierdzenie jej przez zarząd.

Decyzje podejmowane w opisanym zakresie mieszczą się w polityce rachunkowej z następujących dwóch powodów:

n po pierwsze, decyzje co do procedur i formularzy regulujących ten proces (decyzje formalne) są podejmowane przez zarząd i są oczywistą częścią polityki rachunkowej - tak samo jak decyzje na temat Planu Kont.

n po drugie - co jest mniej oczywiste - decyzje na temat wyboru metod określania cen i sposobu kalkulacji transferowych (decyzje merytoryczne) muszą również być podejmowane przez zarząd (członka zarządu), gdyż mogą mieć istotny wpływ na działalność i w tej mierze są nieodłączną bezpośrednią częścią obowiązków członków zarządu w takiej samej mierze, w jakiej zarząd odpowiada za sprawozdania finansowe.

Bardzo istotną kwestią jest również kontrola dokumentów przedstawianych kontrolującym - powinny to być wyłącznie dokumenty dotyczące zapytania kontrolujących, właściwie uporządkowane i posegregowane.

Cechy prawidłowej ewidencji:

n autentyczność,

n prawidłowy pomiar i wycena,

n kompletność ujęcia,

n prawidłowość prezentacji.

1.1. Umowa

Umowa między stronami transakcji jest najczęściej pierwszym dokumentem, po który sięgnie urzędnik podatkowy kontrolując daną transakcję. Ze względu na włączenie umów do dokumentacji cen transferowych umowa powinna tłumaczyć stosowanie ceny nierynkowej w danej transakcji. Wszelkie błędy w umowie będą stanowiły czynniki ryzyka, które mogą zostać wykorzystane przez władze skarbowe.