Dokumentowanie kosztów podróży służbowych

Forma dokumentowania kosztów podróży służbowych zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji, a mianowicie, czy jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów czy księgi rachunkowe. Różnice dotyczą tylko rozliczenia kosztów o charakterze zryczałtowanym. W zakresie innych kosztów wymagania stawiane dokumentom księgowym w ustawie o rachunkowości są w dużej mierze zbieżne z wymaganiami stawianymi dokumentom stanowiącym podstawę ujmowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

„(...) Faktury zawierające dane wymienione w wyżej cyt. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz paragony, po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w przypadku pracownika, załączone do polecenia wyjazdu służbowego, stanowić mogą podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego z uzyskanym przychodem. Ponadto wydatki te winny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem firmy. Również w przypadku osób prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów w pkt 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) stwierdza się, iż do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania”.