Odpowiedzialność etatowego księgowego w spółce z o.o. za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym jest jednym z obowiązków wchodzących w zakres rachunkowości jednostki. Według zapisów ustawy księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco. Wymogi te są oczywiste w kontekście wiarygodności sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów sporządzanych na żądanie instytucji posiadających do tego legitymację ustawową (jak np. GUS, KNF, NBP).

Kluczowy dla ustalenia odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym z tytułu nadzoru, jest art. 4 ust. 5 uor. Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że w spółce z o.o. odpowiedzialność tę ponosi kierownik, czyli zarząd. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy - odpowiedzialność tę ponoszą członkowie zarządu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Jednostka może też powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innej osobie (np. księgowemu w ramach umowy lub na podstawie umowy zlecenia) albo przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie, co powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

W wyroku z 16 października 2014 r. (sygn. akt II KK 279/14) Sąd Najwyższy stwierdził, że w praktyce niejednokrotnie odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niewłaściwie rozumiana i przypisywana osobie lub podmiotowi (np. biuru rachunkowemu), który zajmuje się fizycznie realizacją czynności związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Wyrok ten ma istotne znaczenie, dlatego przytaczamy go w całości.