Jak rozliczyć i wykazać w księgach rachunkowych koszty podróży służbowych

Do celów bilansowych oświadczenie pracownika może zostać uznane za dowód księgowy pod warunkiem, że spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

● opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie:

● podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

● stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania

- jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Warto dodać, że niektóre paragony za płatną autostradę, przejazd taksówką, opłaty za miejsce parkingowe nie zawierają wszystkich danych wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Mogą być dowodami księgowymi po uzupełnieniu przez umieszczenie danych nabywcy i podpisu osoby dokonującej opłat oraz opisu operacji gospodarczej. W praktyce brakujące dane można również umieścić na dowodzie zastępczym, stanowiącym załącznik do paragonu lub biletu.