Koszty w prawie bilansowym i podatkowym

Wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów tylko wówczas, gdy są właściwie udokumentowane i spełniają określone warunki. Wydatki te muszą:

● zostać poniesione przez podatnika (przy czym wartość wydatku nie może mu zostać w żaden sposób zwrócona),

● pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

● zostać poniesione w celu uzyskania przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła.

Warunkiem jest też, by wydatki te nie były umieszczone na liście wyłączeń w przepisach podatkowych.

W przepisach podatkowych nie jest sprecyzowane, jak prawidłowo udokumentować koszt. Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej według ustawy o rachunkowości, czyli na podstawie dowodów księgowych. Koszty powinny być ujmowane na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Brak dowodu księgowego nie powoduje od razu odmowy uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu przez organy podatkowe. Dopuszczalne są bowiem wszystkie dowody (zgodne z prawem), dzięki którym możliwe jest udowodnienie faktu poniesienia kosztu, np. opinie biegłych, zeznania świadków, korespondencja z kontrahentem, deklaracje złożone przez podatnika.