Jak powinna być prowadzona ewidencja księgowa przy realizacji projektu unijnego

Jednym z podstawowych wymogów stawianych przez Unię Europejską podmiotom korzystającym ze środków unijnych jest obowiązek księgowego wyodrębnienia zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem dotacji oraz z wydatkowaniem pochodzących z niej środków.

Zgodnie z art. 60 rozporządzenia 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in.:

(...) za zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z dotacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych.

Należy zwrócić uwagę, że obowiązek wyodrębnienia księgowego dotyczy wszystkich transakcji, a więc nie tylko kosztów, ale również przychodów, operacji bankowych i kasowych, ewidencji środków trwałych itp. Zapisy rozporządzenia są w tym zakresie bardzo ogólne. Ponieważ jednak odwołują się one do zasad księgowych obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich, sposoby wyodrębnienia należy rozpatrywać przede wszystkim w kontekście ustawy o rachunkowości oraz wytycznych instytucji zarządzających.