1. Dodatkowe dokumenty wymagane przez instytucje zarządzające przy udzielaniu dotacji unijnych

Jednostki zajmujące się organizacją procesu dystrybucji środków unijnych (instytucje zarządzające) prócz dokumentów księgowych mogą wymagać od beneficjentów dostarczenia dodatkowych dokumentów (pozaksięgowych), które pozwolą uzasadnić prawidłowość poniesienia wydatku. Właściwe udokumentowanie kosztu związanego z wypłaconym wynagrodzeniem wymaga przedstawienia dokumentów księgowych (lista płac, potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia i odprowadzenia podatku dochodowego oraz składek ZUS) i pozaksięgowych (umowa zawarta z pracownikiem wraz z zakresem jego obowiązków, karta czasu pracy, stosowne oświadczenie w przypadku zatrudniania pracownika etatowego w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej). Obowiązki w zakresie dokumentowania wynagrodzeń będą się różnić w zależności od tego, czy praca jest wykonywana przez pracowników etatowych zaangażowanych w projekcie w pełnym wymiarze czasu pracy lub wykonujących dodatkowe obowiązki związane z projektem czy przez zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia, umowy o dzieło).