2. Typowe zdarzenia gospodarcze związane z reklamacjami - aspekty rachunkowe i podatkowe

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych dotyczących reklamacji zgłoszonych przez nabywców oraz związanych z tym rozrachunków między sprzedawcą i nabywcą zależy przede wszystkim od:

● rodzaju reklamacji (ilościowa, jakościowa) oraz sposobu jej załatwienia przez sprzedającego, np. poprzez uzupełnienie niedoborów ilościowych, wymianę wadliwych towarów, gdy następuje odstąpienie od umowy lub obniżenie ceny itd.,

● zgłoszenia reklamacji przed uregulowaniem zapłaty lub po zapłacie, ujęcia lub nieujęcia dostawy w księgach rachunkowych,

● uznania przez dostawcę reklamacji nabywcy za uzasadnioną lub nieuzasadnioną,

● ewentualnego wyroku, gdy reklamowana dostawa jest przedmiotem sporu na drodze sądowej,

● przyjętych zasad rachunkowości, w tym wybranej metody ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę (art. 17 ust. 2 uor).

Samo złożenie reklamacji, zarówno ilościowej, jak i jakościowej, nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych nabywcy ani sprzedawcy. Ewidencji księgowej podlegają natomiast skutki reklamacji wynikające z żądania nabywcy i decyzji sprzedającego co do sposobu załatwienia sprawy, jak np. wyksięgowanie wadliwego towaru z ewidencji bilansowej i postawienie go do dyspozycji dostawcy (ujęcie na koncie pozabilansowym), dostarczenie towarów zamiennych, uzupełnienie braków ilościowych, obniżenie ceny towarów wadliwych, odstąpienie od umowy w całości lub części, skierowanie roszczenia na drogę sądową, a także skutki rozstrzygnięcia sporu przez sąd.

Wady jakościowe mogą ujawnić się przed przyjęciem towaru do magazynu i jego zaewidencjonowaniem w księgach albo już po tych zdarzeniach. Niedobory ilościowe mogą zostać ujawnione w momencie odbioru towaru, ale również później, gdy dotyczą np. braków w opakowaniach zbiorczych, które zazwyczaj są sprawdzane jedynie wyrywkowo w czasie przyjmowania dostaw. Po stwierdzeniu wad lub niedoborów różne mogą być ustalenia stron transakcji dotyczące sposobu załatwienia reklamacji, np. rezygnacja odbiorcy z części dostawy (częściowe odstąpienie od umowy), wymiana lub naprawa wadliwych towarów, udzielenie przez sprzedającego opustu cenowego, całkowite odstąpienie od umowy, połączone ze zwrotem otrzymanych świadczeń. Wszystko to może mieć miejsce przed dokonaniem księgowań w księdze głównej i ewidencji analitycznej odbiorcy, przed dokonaniem zapłaty lub po zapłacie, w sytuacji gdy strony dojdą do porozumienia lub gdy jedna ze stron zdecyduje się dochodzić swoich praw przed sądem.