By zrealizować jakikolwiek projekt, niezbędne jest poniesienie określonych wydatków. Jednak nie wszystkie pozycje kosztów składające się na wydatki projektu zostaną zrefundowane przez Unię Europejską. Refundacji podlegają tylko wybrane pozycje projektu, które stanowią tzw. koszty kwalifikowane. Pozostałe wydatki przedsiębiorca będzie musiał sfinansować z własnej kieszeni, co nie oznacza, że są one mniej ważne z punktu widzenia projektu. Wiążące potwierdzenie wysokości planowanych wydatków kwalifikowanych, które zostaną wnioskodawcy zrefundowane, określa umowa o dofinansowanie projektu.