Rozliczenie i dokumentowanie zaliczek w pytaniach i odpowiedziach

Moment powstania obowiązku podatkowego jest związany z datą otrzymania zaliczki. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności:

● przedpłatę,

● zaliczkę,

● zadatek,

● ratę,

● wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu,

wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W rozliczeniu za miesiąc lub kwartał, w którym powstał obowiązek podatkowy związany z otrzymaniem zaliczki, należy wykazać w deklaracji VAT podstawę opodatkowania wraz z kwotą należnego z tego tytułu VAT. Otrzymanie zaliczki powinno też być potwierdzone wystawieniem faktury (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Fakturę zaliczkową należy wystawić:

● nie wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy),

● nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy).

Istnieją jednak czynności, w przypadku których otrzymanie zaliczki przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Otrzymana zaliczka nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, jeśli dotyczy:

● dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;

● świadczenia usług:

- telekomunikacyjnych,

- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (chodzi m.in. o usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu, pozostałe usługi sanitarne),

- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- stałej obsługi prawnej i biurowej,

- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

W wymienionych przypadkach, w których w związku z otrzymaniem zaliczki nie powstaje obowiązek podatkowy, nie wystawia się także faktury zaliczkowej (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Czy można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej, gdy dostawa jest dokonana w tym samym miesiącu

Spółka prowadzi hurtownię artykułów instalacyjno-sanitarnych. VAT rozliczamy za okresy miesięczne. Dość często zdarza się, że klient w trakcie miesiąca wpłaca nam zaliczkę i w tym samym miesiącu odbiera zamówione towary. Czy można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i wystawić tylko jedną fakturę, która potwierdza całą dostawę towarów, jeżeli otrzymanie zaliczki i dostawa towarów mają miejsce w tym samym miesiącu?