Jak przygotować się do wystawiania faktur w formie elektronicznej

Wystawianie, przesyłanie, udostępnianie oraz przechowywanie e-faktur powinno się odbywać przy zastosowaniu wymienionych w rozporządzeniu technik:

• teletransmisji przewodowej,

• teletransmisji radiowej,

• technologii optycznych,

• innych elektromagnetycznych środków.

Rozporządzenie to stworzyło przedsiębiorcom szansę na zyskanie wymiernych korzyści w postaci znaczącej redukcji kosztów wytwarzania, przesyłania oraz przechowywania wystawionych faktur. Pamiętać jednakże należy, że istnieje wymóg, aby przed wysłaniem pierwszej e-faktury zagwarantować autentyczność i integralność faktur elektronicznych poprzez wybór jednej z metod. Są to:

• - sposób na wymianę informacji elektronicznej pomiędzy dwiema stronami transakcji z użyciem powszechnie uznanych standardów, zaakceptowanych zarówno przez nadawcę jak i odbiorcę. Rozporządzenie nakłada obowiązek zawarcia stosownej umowy dotyczącej przyjętych standardów. Dodatkowo wymaga ono, aby system EDI posiadał mechanizmy gwarantujące autentyczność i integralność dokumentu elektronicznego. Takie wymagania spełniają dostępne na rynku systemy klasy ERP, które wzbogacone są o funkcje implementujące EDI, umożliwiając tym samym wymianę e-faktur pomiędzy stronami. Wybór tego sposobu wymiany e-faktur wiąże się z zakupem i wdrożeniem systemu wymiany informacji (np. klasy ERP) oraz zachowaniem wymogów formalno-prawnych, jak procedury wymiany danych oraz umowy pomiędzy stronami;