W jakim terminie należy rozliczać ryczałt za przejazdy prywatnym autem w sprawach służbowych

Zamierzam przyznać kilku pracownikom miesięczny ryczałt za wykorzystywanie przez nich prywatnych samochodów w celach firmowych. W jakim terminie podwładni powinni sporządzać oświadczenie, na podstawie którego będę mógł naliczyć im wspomnianą należność? Czy należy tu stosować przepis rozporządzenia o podróżach służbowych w budżetówce, określającego, że delegacja powinna zostać rozliczona przez pracownika w ciągu 14 dni od zakończenia podróży?