Jak zaewidencjonować wierzytelności odpisane jako przedawnione

W 2012 r. najemca wpłacił kwotę 4000 jako regulację opłat czynszowych za okres styczeń - maj 2012 r. We wrześniu 2012 r. spółdzielnia mieszkaniowa wysłała do najemcy X wezwanie do zapłaty należności na kwotę 12 800 zł, z zamiarem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Dłużnik nie uznał zobowiązania, ponieważ stwierdził, że część zobowiązania (kwota 6400 zł) uległa przedawnieniu. Spółdzielnia po przeanalizowaniu kartoteki dłużnika oraz dokumentów źródłowych przyznała najemcy rację, gdyż dowody wpłaty czynszu najemcy X zawierały wskazania, jakiego okresu dotyczy wpłata. Saldo początkowe w 2010 r. dotyczyło należności za miesiące I-VIII 2009 r., w kwocie 6400 zł, które uległy przedawnieniu (upłynął okres 3 lat). Jak zorganizować ewidencję, by w przyszłości nie dopuszczać do przedawnienia wierzytelności? Jak zaewidencjonować wierzytelności odpisane jako przedawnione?