Na podstawie jakich dokumentów obciążać kosztami mediów inny podmiot

Czy wspólnota mieszkaniowa, obciążając inną wspólnotę mieszkaniową za dostawę wody i odprowadzanie ścieków oraz energię elektryczną według podliczników, ma do czynienia z refakturą kosztów, czy raczej zwrotem kosztów? Za pomocą jakich dokumentów należy sporządzić obciążenie za wymienione koszty? Wspólnota nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie wystawia faktur VAT. Czy wystąpi tu obowiązek podatkowy dla wspólnoty z tytułu VAT?