Jak zorganizować elektroniczne archiwum zakładowe
Zamierzamy w 2011 r. dla przechowywania posiadanych dokumentów księgowych w wersji elektronicznej utworzyć elektroniczne archiwum zakładowe. Całe archiwum będzie umieszczone na oddzielnym przenośnym dysku twardym, a na nim będą wydzielone katalogi tematyczne:
problem
● sprzedaż (faktury VAT, faktury VAT korygujące, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, dokumenty eksportu),
● zakupy (faktury VAT zakupu, rachunki - w postaci skanów oraz oryginalnych faktur elektronicznych, dokumenty importowe),
● wyciągi bankowe,
● polecenia księgowania,
● dokumenty płacowe (tu: listy wynagrodzeń),
● raporty kasowe, wydruki ksiąg według miesięcy: dziennik, zapisy kont, zestawienie obrotów i sald.
W katalogach tematycznych umieszczone będą katalogi dokumentów. Dokumenty zeskanowane będą przechowywane w formacie PDF oraz JPG, natomiast dokumenty, które w oryginale były elektroniczne - w oryginalnej postaci (tj. w formacie PDF, JPG, HTML i innych), każdy w osobnym katalogu. Archiwizacja elektroniczna dokumentów 2011 r. w formie skanowania rozpocznie się od 1 stycznia 2011 r., będzie przeprowadzana na bieżąco i zakończy się w 2012 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2011, a wówczas niektóre papierowe pierwowzory dokumentów zostaną zniszczone, jeżeli zezwolą na to przepisy. Czy takie rozwiązanie będzie poprawne? Czy można jakoś usprawnić sposób zarządzania dokumentami?
POTRZEBUJESZ POMOCY?