Ewidencja w księgach organizacji wkładu obcego na realizację przedsięwzięcia

Zapisy prawne, umowy oraz decyzje dotyczące ewidencji przekazanych beneficjentowi składników majątkowych są bardzo ogólne. Normy dotyczące krajów Unii Europejskiej odwołują się do zasad księgowych obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich i dotyczą przede wszystkim przekazanych środków pieniężnych. Z tego powodu rozwiązania specyficzne - z uwzględnieniem rodzaju otrzymanych składników - należy rozpatrywać w kontekście:

● ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor),

● wytycznych instytucji przekazujących określone składniki majątkowe.

Zasady grupowania i ewidencjonowania oraz sposoby wyodrębniania i rozliczania operacji gospodarczych, opisane w uor, każda organizacja ma obowiązek odpowiednio uszczegółowić i dostosować do realizowanej działalności statutowej. Jednostki korzystające z dotacji muszą również uwzględnić zasady ich rozliczania zawarte w decyzji (umowie) o jej przekazaniu. Zasady te szczegółowo przedstawia się w polityce rachunkowości - odrębnie dla każdego roku obrotowego (ponieważ w praktyce w każdym roku obrotowym mogą być realizowane inne projekty i może być dla nich wymagane zorganizowanie innej ewidencji księgowej).

Organizacje (bez względu na ich formę), które są zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, mają obowiązek zorganizowania dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości również w części dotyczącej dokumentowania i rozliczania otrzymanych bezzwrotnych środków pomocowych. Zasady (polityka) rachunkowości muszą zatem opisywać m.in. sposób ewidencjonowania, rozliczania i dokumentowania pozyskanych bezzwrotnych środków rzeczowych oraz pieniężnych - jak również wydatków z nich zrealizowanych.