Ewidencja gotówki w organizacji

W przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) nie ma szczegółowych regulacji dotyczących zasad obrotu gotówkowego w organizacjach. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, dla operacji gotówkowych, w przypadku prowadzenia kasy, należy stosować konta pomocnicze. Wiadomo także, że wpłaty i wypłaty powinny być ujmowane gotówką, czekami i wekslami obcymi w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (art. 24 ust. 5 pkt 3 uor). Ustawa nakłada ponadto obowiązek inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie, nie rzadziej niż na ostatni dzień każdego roku obrotowego, w drodze spisu z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Określenie zasad ewidencji gotówki w organizacji następuje natomiast w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości - wymaganej art. 10 ust. 1 uor.

Instrukcja kasowa

Każda organizacja pozarządowa powinna mieć wyodrębnioną kasę. Zasady gospodarki kasowej wewnątrz organizacji reguluje instrukcja kasowa. Instrukcja kasowa jest dokumentem wewnętrznym, który powinien być opracowany i zatwierdzony do stosowania przez kierownika jednostki - czyli prezesa zarządu. Instrukcja kasowa stosowana przez organizację powinna uwzględniać jej wielkość, specyfikę działania oraz strukturę organizacyjną.

W celu zabezpieczenia obrotu gotówką w organizacji kierownik jednostki powinien określić także wartość tzw. pogotowia kasowego, czyli minimalnej wartości gotówki, która może być trzymana w kasie organizacji.