Bilans otwarcia - otwieramy księgi rachunkowe

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się:

1) na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2) na początek każdego następnego roku obrotowego,

3) na dzień zmiany formy prawnej,

4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostek, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego

- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

W jednostkach kontynuujących działalność gospodarczą czynności zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych powinny nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (zob. art. 12 ust. 4 uor).

Można wyróżnić dwa etapy procesu związanego z zamknięciem i otwarciem ksiąg.

Etap pierwszy przypada najpóźniej na 15. dzień po dacie wystąpienia zdarzeń, które zobowiązują do otwarcia ksiąg rachunkowych. W publikacjach można spotkać zapisy określające zakres otwieranych kont jedynie do kont bilansowych. Wynika to bezpośrednio z obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 24 ust. 1 uor). Z racji terminu nie musi nawet obejmować wszystkich ksiąg i urządzeń księgowych wprost i w sposób kompletny. Niemniej należy otworzyć konta umożliwiające wprowadzanie zapisów księgowych za bieżący okres sprawozdawczy. W praktyce najczęściej przenosi się na nowy rok obrotowy wszystkie konta (plan kont) bez kwot bilansu otwarcia. Ten wprowadza się po zamknięciu roku ubiegłego. Niektóre programy finansowo-księgowe umożliwiają wprowadzenie bilansu otwarcia przed ostatecznym sporządzeniem sprawozdania finansowego. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok ubiegły uprzednio wprowadzony bilans otwarcia należy porównać z bilansem zamknięcia i ewentualnie wprowadzić korekty. Najczęściej ten pierwszy jest eliminowany i wprowadzany jest bilans otwarcia zgodny z bilansem zamknięcia dla wszystkich kont syntetycznych i analitycznych.