Błędy w sprawozdaniu finansowym - jak ich uniknąć?

Sporządzenie sprawozdania finansowego powinno być poprzedzone czynnościami wstępnymi, pod pojęciem których należy rozumieć wszelkie działania, które prowadzą do sprawdzenia, czy salda kont na koniec roku obrachunkowego są saldami poprawnymi.

W tym celu należy zacząć od sprawdzenia, czy salda początkowe zostały prawidłowo przeniesione na konta z bilansu otwarcia.

I.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy pomocy komputerowego systemu finansowo-księgowego może się zdarzyć sytuacja, że salda początkowe kont księgowych zostały wygenerowane na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku, który nie był jeszcze zatwierdzony (ostateczny). Jeżeli w okresie pomiędzy wygenerowaniem sald początkowych a ostatecznym zatwierdzeniem bilansu zamknięcia roku 2002 wystąpiły zmiany, to należy sprawdzić czy zmiany te są widoczne również w saldach początkowych kont otwartych na rok 2003. W przeciwnym przypadku należy ponownie wygenerować bilans otwarcia lub - jeżeli nie istnieje taka możliwość - należy dokonać ręcznej korekty sald początkowych w roku 2003.

II.

Z związku z nowelizacją ustawy o rachunkowości, która obowiązywała w całości przy zamykaniu ksiąg obrachunkowych już za rok 2002, na początku roku obrachunkowego należało zmodyfikować plan kont oraz umieścić salda początkowe na kontach już zmodyfikowanego planu. Przy zamknięciu roku należałoby ponownie sprawdzić poprawność zmian wprowadzonych do zakładowego planu kont. Z moich obserwacji dotyczących planów kont wynika, że zarządzający niektórymi jednostkami nie dokonali zmian w planie kont w roku 2002, które gwarantowałyby prawidłowe, a przede wszystkim mniej czasochłonne sporządzenie sprawozdania finansowego. Częstą sytuacją jest sporządzanie sprawozdania finansowego w nowej formie, obowiązującej po nowelizacji ustawy - na podstawie planu kont, który nie został zmodyfikowany i przystosowany do grupowania informacji gospodarczych zgodnie z nowym układem bilansu i rachunku zysków i strat. W związku z powyższym może się zdarzyć, że jednostka - nie mając odpowiedniego zaplecza w postaci poprawnego planu kont - nieświadomie sporządza sprawozdanie finansowe zawierające błędy.