Prawidłowa dokumentacja księgowa, czyli „porządek w papierach”

Zadaniem dokumentacji jest ujęcie (opis) i utrwalenie cech charakterystycznych operacji gospodarczych i potwierdzenie faktu ich wystąpienia. Pozwala to odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z prawem oraz określić skutki operacji związanych z prowadzoną działalnością.

Za dowód księgowy uznaje się dokument źródłowy stwierdzający powstanie lub dokonanie operacji, stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych (w ewidencji syntetycznej, analitycznej oraz pozabilansowej). Przykładami dowodów księgowych mogą być: faktura, dowód Pz (przychód zewnętrzny), dowód Rw (rozchód wewnętrzny zapasów), Kp i Kw (dokumenty przyjęcia lub wypłaty gotówki), polecenie księgowania itp. Zbiór dowodów księgowych jest określany mianem dokumentacji księgowej.

Z ogółu dowodów księgowych w ustawie o rachunkowości wyodrębniono dokumenty:

• zewnętrzne obce, otrzymane od kontrahentów,

• zewnętrzne własne, przekazane w oryginale kontrahentom,

• wewnętrzne, dotyczące operacji wewnątrz jednostki.