Kiedy wydatki poniesione w związku z użytkowaniem prywatnego samochodu do celów służbowych są kosztem pracodawcy
Pracownicy często wykorzystują do celów służbowych prywatne samochody niestanowiące ich własności. Pracodawcy zastanawiają się wówczas, czy wydatki poniesione z tytułu eksploatacji takich pojazdów mogą zaliczyć do kosztów firmy. Ponieważ przepisy nie zabraniają takich praktyk, należy przyjąć, że jest to możliwe, ale pod pewnymi warunkami.
PROBLEM
Chcemy zawrzeć z pracownikiem umowę dotyczącą używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracownik nie jest właścicielem samochodu. Pojazd jest zarejestrowany na jego ojca, ale w rzeczywistości pracownik cały czas z niego korzysta. Czy w takim przypadku możliwe będzie podpisanie umowy o używanie pojazdu z tą osobą? Jeżeli tak, to czy będziemy mogli zaliczyć związane z tym wydatki do kosztów uzyskania przychodów firmy?
ROZWIĄZANIE
Pracownik może wykorzystywać do celów służbowych samochód, którego jest jedynie posiadaczem, a właścicielem pozostaje inna osoba - w tym przypadku ojciec pracownika. Żaden przepis nie przewiduje bowiem, aby używany przez pracownika do celów służbowych pojazd musiał być jego własnością. Wydatki poniesione w związku z użytkowaniem takiego samochodu będą Państwo mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, po spełnieniu warunków określonych w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj.: wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: