Plan urlopów na 2015 r. - instrukcja prawidłowego sporządzania

Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, za który przysługuje (art. 161 ustawy - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Jeżeli jednak z różnych powodów tak się nie stanie, np. w przypadku przerwania urlopu lub konieczności przesunięcia jego terminu, zaległy urlop powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).

Nieudzielanie przez pracodawcę pracownikom urlopów wypoczynkowych, nieuzasadnione i regularne przesuwanie urlopów na kolejny rok kalendarzowy oraz niewykorzystanie zaległych urlopów do 30 września kolejnego roku to często wskazywane przez Państwową Inspekcję Pracy wykroczenia przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Ustalanie planu urlopów wypoczynkowych

Co do zasady urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 k.p.). Jednak przepisy prawa pracy dają możliwość pracodawcy rezygnacji z ustalania planu urlopów (art. 163 § 1¹ k.p.). W przypadku gdy w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi uzyskać na taką rezygnację jej zgodę. Jeżeli nie ma związku zawodowego, pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję w sprawie nietworzenia planu urlopów. Wówczas termin urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem. Nie musi tego konsultować z przedstawicielami pracowników.

Na rezygnację z tworzenia planu urlopów pracodawca musi uzyskać zgodę działającej u niego organizacji związkowej.

Przepisy nie narzucają formy, w jakiej pracodawca występuje do związku zawodowego w kwestii nietworzenia planu urlopów, ani też formy, w jakiej związek zawodowy wyraża zgodę na nietworzenie planu urlopów. Dla celów dowodowych należałoby jednak zachować formę pisemną. Może to mieć miejsce poprzez pisemne wystąpienie do związku w tej kwestii i dołączoną do tego pozytywną odpowiedź związku zawodowego, ale najlepiej, aby zostało zawarte porozumienie wskazujące na nietworzenie w zakładzie pracy planu urlopów. Porozumienie powinno być podpisane przez pracodawcę i osobę umocowaną do reprezentowania związku zawodowego.