Sporządzanie i korygowanie listy płac w praktyce

O ile pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika np. na odliczenie nadpłaconego mu wynagrodzenia z kolejnej bezpośredniej wypłaty, o tyle problem pojawia się, jeśli miałoby to nastąpić później. Co do zasady sposób korekty w obu takich przypadkach jest identyczny.

Dostarczenie zwolnienia lekarskiego po wypłacie wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim (bezpośrednio) terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.). Takie odliczenie nie wymaga zgody pracownika.

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę należy odróżnić od potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Podstawowa różnica polega na tym, że do odliczeń z wynagrodzenia nie należy stosować tych regulacji, które chronią je przed nadmiernymi potrąceniami. Oznacza to, że w przypadku dokonywania odliczenia nie pozostawiamy pracownikowi kwoty wolnej ani nie stosujemy granicy odliczenia. Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dotyczy jednak ograniczonego zakresu świadczeń. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej wtedy, kiedy po obliczeniu i postawieniu do dyspozycji pracownika jego wynagrodzenia wystąpi okoliczność uzasadniająca naliczenie wynagrodzenia w niższej wysokości (np. dostarczenie zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy po wypłacie wynagrodzenia, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadająca na ostatnie dni miesiąca). Problem ten co do zasady nie występuje u pracodawców, u których wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w następnym miesiącu. To co istotne, odliczenie z wynagrodzenia, o którym mowa w art. 87 § 7 k.p., nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca jest jednak ograniczony wymogiem dokonania takiego odliczenia w najbliższym terminie płatności. W praktyce powoduje to utrudnienie zwłaszcza w sytuacji, kiedy w najbliższym terminie płatności pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, a np. zasiłek chorobowy czy inne świadczenie chorobowe. Ograniczenie to skutkuje tym, że pracodawca nie może odliczyć z pensji pracownika nadpłaconego wynagrodzenia po upływie kilku miesięcy od wystąpienia nadpłaty.