ROZLICZANIE PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH PRACOWNIKÓW

WSTĘP

Rozliczanie podróży służbowej powoduje w praktyce wiele wątpliwości. Jeżeli pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem swojej pracy, wówczas przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi diety oraz zwrócić np. poniesione przez niego koszty dojazdu do wyznaczonej miejscowości. Pracownik natomiast musi pamiętać o tym, by jego wydatki zostały odpowiednio udokumentowane.

Pracodawca, korzystając ze swoich uprawnień, może wydać pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego i wskazać miejsce wykonywania zadania - nie zmieniając przy tym miejsca pracy wskazanego w umowie o pracę. Pracownik natomiast musi to polecenie wykonać.

Podróże służbowe członków zarządu i członków rad nadzorczych zatrudnionych na umowę o pracę należy rozliczać w taki sposób jak wyjazdy pracowników. Jednak, jeśli takie osoby są zatrudnione np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, kwestie dotyczące ich wyjazdów służbowych powinny być określone w stosownych dokumentach. Regulacje dotyczące podróży służbowych nie obejmują osób zatrudnionych na podstawie umów-zleceń czy umów o dzieło. Jednak koszty takich wyjazdów przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych. Aby uniknąć wątpliwości organów podatkowych, powinno to jednak wynikać z umów zawieranych ze zleceniobiorcami czy dziełobiorcami.

W opracowaniu znajduje się wiele praktycznych przykładów ilustrujących omawiane zagadnienia. Na końcu zamieszczono najważniejsze przepisy prawne oraz orzecznictwo sądów administracyjnych i Sądu Najwyższego.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA

W polskim prawie nie istnieje obecnie definicja podróży służbowej. Można ją było znaleźć w obowiązującym do 31 grudnia 2001 r. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 69, poz. 454, dalej stare rppsk). Nieobowiązujący już § 1 ust. 2 tego rozporządzenia określał podróż służbową jako wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu wyznaczonym w poleceniu wyjazdu służbowego.