Umowy w działalności firmy

Umowy: W niniejszym dodatku zamieściliśmy przykłady umów przydatnych w organizowaniu i realizacji obsługi księgowej firmy: umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych, umowy o badanie sprawozdań finansowych, umowy o windykację należności przez firmę zewnętrzną, umowy o korzystanie z prywatnego samochodu pracowników do celów służbowych, umowy o udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego, ugody (w wersji przydatnej w przypadku trudności ze spłatą zobowiązań). Każdy wzór poprzedzony jest krótkim opisem. Wszystkie zaprezentowane wzory można zaadaptować do konkretnych potrzeb poszczególnych firm.

Zamieszczone w tym numerze „Wzorów formularzy i dokumentów” przykłady umów obejmują w większości przypadków, poza ugodą, tzw. umowy nienazwane. Określenie jest może nieco mylące, bo w rzeczywistości nazwy dla zamieszczonych w tym dodatku umów nie budzą wątpliwości i są powszechnie używane w obrocie. Chodzi jednak o to, że nazwy te oraz istotne, decydujące o typie umowy postanowienia nie są określone przepisami prawa cywilnego (mimo że czasami przepisy innych gałęzi prawa wymagają zawarcia danej umowy). Nie oznacza to jednak, że w takim przypadku w ogóle nie można stosować przepisów Kodeksu cywilnego. Nic bardziej mylnego. Każda z tych umów rodzi określone prawa i obowiązki dla stron zawierających umowę. Nie zawsze jednak da się w umowie precyzyjnie określić zakres świadczeń jednej i drugiej strony. I wtedy mają zastosowanie ogólne przepisy Kodeksu cywilnego o umowach.

Poza kilkoma przypadkami, w których przepisy dokładnie określają formę zawarcia umowy (np. umowa spółki cywilnej musi być stwierdzona pismem, a umowę spółki z o.o. sporządza się w formie aktu notarialnego), w zasadzie wszelkie umowy można sporządzać w dowolnej formie. Jeśli jednak chodzi o umowy zawierane w ramach działalności firmy, a z takimi mamy do czynienia w niniejszym dodatku, to z punktu widzenia obowiązku dokumentowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych, będących podstawą ewidencji księgowej i podatkowej, powinny być one sporządzone na piśmie. Także wszelkie uzupełnienia lub zmiany umowy wymagają zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie, powinno być stwierdzone pismem.