KSeF Wdrożenie w firmie

1. Wstęp

W połowie 2024 r. podatnicy będą musieli zmierzyć się z rewolucją w zakresie fakturowania. Zgodnie z uchwaloną nowelizacją ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT)¹ wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej w określonej strukturze XSD za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć KSeF funkcjonuje w formule fakultatywnej już od 1 stycznia 2022 r., to mimo wprowadzonych zachęt niewiele firm zdecydowało się dotychczas na korzystanie z systemu dobrowolnie.

Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF obecne „zwykłe” faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF. Co istotne, również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, np. z tytułu WDT, eksportu towarów czy eksportu usług, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF. Wyłączone z KSeF będą jedynie faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (o obrotach nieprzekraczających 200 000 zł) oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT będą objęci obowiązkowym fakturowaniem ustrukturyzowanym pół roku później, tj. od 1 stycznia 2025 r. Półroczny okres przejściowy został przewidziany również dla faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych, a także dla paragonów z NIP nabywcy o wartości do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone.

Warto podkreślić, że dostosowanie firmy do wystawiania i odbioru faktur w KSeF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, ale również wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach biznesowych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach. Wiele dotychczasowych procesów będzie wymagało zmiany.