Zasady przechowywania dokumentów

Czy obowiązują jakieś ogólne zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów? A może warto wprowadzić w firmie wewnętrzną instrukcję w tej sprawie? - Justyna W. z Koszalina

Przepisy te w dużej mierze są przestarzałe, niemniej jednak nadal obowiązujące. Wymienić tu można ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenie z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Warto jednak pamiętać, by niezależnie od przepisów państwowych kierować się własną logiką, możliwościami i potrzebami firmy. Przede wszystkim należy dokonać odpowiedniego oznakowania akt w zależności od rodzaju nośnika dokumentacji (np. teczki wiązanej, skoroszytu, segregatora, zbioru akt zszytych, taśmy magnetycznej, dyskietki lub dysku twardego). Każdy dokument źródłowy i przetworzony powinien zostać oznakowany właściwym symbolem (kodem) alfanumerycznym (gdzie litery oznaczają symbol komórki organizacyjnej, natomiast cyfry - symbol akt, w których dany dokument jest gromadzony, przechowywany i archiwizowany). Ponadto zbiór dokumentów tworzących dane akta powinien posiadać oznakowanie w formie etykiety, wywieszki lub karty ewidencyjnej zawierającej takie informacje jak: nazwa jednostki (firmy), nazwa komórki organizacyjnej, symbol komórki (kod), nazwa akt, kategoria archiwalna akt, okres (rok lub lata) i numer kolejny akt. W tym ostatnim przypadku wyjątkowo w aktach osobowych obok numeru kolejnego celowe jest umieszczenie nazwiska i imienia pracownika, którego akta są przechowywane. Oczywiście można w tym miejscu nie wpisywać nic poza numerem, a nazwisko pracownika i jego imię wpisać w specjalnym wykazie właśnie pod takim numerem.