Organizacja rozliczeń gotówkowych w firmie

Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi. Wpłaty gotówkowe dokumentowane są przychodowymi dowodami kasowymi, a wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi. Dowody kasowe dzielą się na dowody źródłowe i dowody zastępcze.

Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego są: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rachunki i faktury kontrahentów, rozliczenia zaliczek, dowody wpłat na rachunki bankowe (fakt dokonania wpłaty powinien być potwierdzony stemplem bankowym umieszczonym na odwrocie dokumentu), pokwitowania innych wpłat.

Druga grupa dokumentów obrotu kasowego to zastępcze dowody wpłat i wypłat. Wystawiane są wówczas, gdy brak jest dokumentu źródłowego. Dowody wpłat znane są pod nazwą KP, czyli „Kasa przyjmie”, a dowody wypłat to dowody KW, czyli „Kasa wypłaci”.

Źródłowe i zastępcze dokumenty kasowe powinny być jeszcze przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu, czy wszystkie elementy dokumentu są zgodne z rzeczywistością. Celem kontroli formalnej jest stwierdzenie, czy dokument odpowiada wymaganiom formalnym, jest kompletny oraz dołączono niezbędne załączniki i został wystawiony na właściwym formularzu. Zadaniem kontroli rachunkowej jest natomiast stwierdzenie, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych. Pracownicy zobowiązani do wykonania tych czynności umieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę, wskazując, kiedy kontroli dokonano.