Inwentaryzacja roczna

Przedmiotem inwentaryzacji drogą spisu z natury są przede wszystkim rzeczowe składniki majątku, a więc zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych i produkcji niezakończonej (produkcji w toku i półfabrykatów), jak również zasoby środków trwałych oraz maszyn i urządzeń w toku inwestowania. Nawet bardzo ścisły nadzór nad stanem i ruchem rzeczowych składników majątkowych oraz udokumentowaniem i rejestracją obrotu nimi nie zapewnia, by z biegiem czasu ich rzeczywista ilość i jakość nie odbiegały od stanów wykazywanych w ewidencji. Różnice takie mogą wynikać zarówno z właściwości składników majątkowych, niedających się dokładnie mierzyć przy ich odbiorze i wydaniu, z trudnych do uniknięcia błędów przy ustalaniu przychodu i rozchodu, z zagubienia dokumentów i pomyłek popełnianych przy prowadzeniu ewidencji, jak i innych przyczyn. Mogą też nastąpić zmiany jakości składników majątkowych, powodowane czasem i warunkami składowania.

Dlatego konieczne jest okresowe ustalenie rzeczywistego stanu rzeczowych składników majątku drogą spisu z natury i następnie wyceny tego stanu. Trzeba też uwzględnić, że ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie rozwiązania, przy którym stany materiałów, towarów, wyrobów czy produkcji niezakończonej są wykazywane w księgach rachunkowych jedynie okresowo. Wobec nieprowadzenia ich bieżącej ewidencji, jest to możliwe jedynie na podstawie ustaleń inwentaryzacji.

Podstawowym dokumentem przedstawiającym rzeczywisty stan majątkowy, zobowiązania oraz wynik działalności przedsiębiorstwa jest roczne sprawozdanie finansowe. Jego dane powinny być wiarygodne, co w stosunku do rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa oznacza, że ich wartość została obliczona na podstawie danych o rzeczywistej ilości, przy uwzględnieniu ich faktycznej przydatności (jakości) oraz ceny nabycia (zakupu) lub kosztu wytworzenia, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny.

Dla zapewnienia realizacji tych wymogów prawo wszystkich gospodarczo rozwiniętych państw obwarowuje sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego szczególnymi rygorami. Między innymi nakłada obowiązek ustalania lub zweryfikowania stanów ewidencyjnych drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu rzeczowych składników majątkowych, to jest przeprowadzenia z natury spisu ich ilości, ustalenia drogą oględzin jakości, uwzględnienia w księgach rachunkowych ich faktycznego stanu, a zarazem rozliczenie różnic między stanem ustalonym drogą spisu z natury a wykazanym w księgach rachunkowych, a dalej określa zasady wyceny tych składników.