Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 27

I. PRAWO PRACY

Wymiary czasu pracy w 2023 r. - ustalanie i planowanie 3

Ustalenie wymiaru czasu pracy 3

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla niepełnoetatowców 4

Oddawanie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę 5

Zastosowanie wymiarów czasu pracy w 2023 r. 7

Podsumowanie 9

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy z winy nieumyślnej 9

Ustalenie wysokości odszkodowania w ugodzie 10

Wysokość odszkodowania 11

Pracownicy różnych pracodawców a zasady odpowiedzialności 13

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej 14

Odpowiedzialność pracownika za naruszenie zasady dbałości o dobro pracodawcy (w tym podjęcie działalności konkurencyjnej bez umowy) 15

II. WYNAGRODZENIA

Termin, zasady i forma wypłaty wynagrodzenia w umowach cywilnoprawnych 16

Wynagrodzenie z umów zlecenia i o świadczenie usług 16

Minimalna stawka godzinowa przy umowie zlecenia 16

Wynagrodzenie z umowy o dzieło 18

Czy uwzględniać premię regulaminową przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego 19

Rodzaj wypłacanej premii a wliczanie jej do wynagrodzenia urlopowego 20

Wynagrodzenie urlopowe w miesiącu podjęcia pracy 20

Premia regulaminowa wypłacana za czas urlopu 21

Czy przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu urlopowegopomija się dodatek projektowy 21

Składniki zaliczane do ekwiwalentu za urlop 22

Charakter dodatku projektowego 22

III. UBEZPIECZENIA

Unikanie obowiązków związanych z wypłatą zasiłków ZUS - konsekwencje dla pracodawcy 24

Kiedy płatnik składek ma obowiązek realizacji wypłaty zasiłków 24

Jak ustalić liczbę zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego 24

Kiedy realizacją wypłat zasiłków zajmie się ZUS 25

Jakie zasady obowiązują przy zmianie płatnika zasiłków 25

Czy pracodawca może uniknąć wypłaty zasiłków 26

Kiedy ZUS przejmie wypłatę zasiłków od płatnika zobowiązanego do ich wypłaty 27

Jak poprawić w dokumentacji ZUS nierozliczony urlop bezpłatny pracownika 28

Korekta dokumentów rozliczeniowych 29

Korekta wynagrodzenia 29

Czy z tytułu prokury należy opłacać składki ZUS przy jednoczesnym zatrudnieniu w innej firmie 30

Ubezpieczenia społeczne prokurenta 31

Ubezpieczenie zdrowotne prokurenta 31

Definicja prokury 32

I. PRAWO PRACY

Wymiary czasu pracy w 2023 r. - ustalanie i planowanie

Wymiar czasu pracy w 2023 r. dla pracownika pełnoetatowego wyniesie 2000 godzin, co daje 250 dni roboczych. Pracodawcy, planując czas pracy na przyszły rok, powinni uwzględnić 13 dni świątecznych wolnych od pracy, w tym 3 dni przypadające w niedzielę, które nie obniżają wymiaru czasu pracy. Powinni również pamiętać o oddaniu dodatkowego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę 11 listopada 2023 r.

Wymiary czasu pracy zmieniają się co roku. Wynika to z rozkładu dni tygodnia i świąt w kalendarzu.

Ustalenie wymiaru czasu pracy

W 2023 r. wymiar godzin do przepracowania zmniejszy się w stosunku do roku poprzedniego o 8 godzin i będzie wynosił łącznie 2000 godzin.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

Krok 1. Mnożąc 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy) przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym.

Krok 2. Dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Odejmując od otrzymanej w ten sposób sumy godzin 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty w danym okresie rozliczeniowym.

PRZYKŁAD

Pracodawca chce obliczyć wymiar czasu pracy dla pracownika w styczniu 2023 r. Wyliczenie wymiaru czasu pracy w styczniu 2023 r. dla pełnoetatowego pracownika zatrudnionego w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym należy przeprowadzić następująco:

Krok 1. Mnożymy liczbę godzin pracy w tygodniu (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym:

40 godz. × 4 tygodnie pracy (od 1 do 7 stycznia, od 8 do 14 stycznia, od 15 do 21 stycznia oraz od 22 do 28 stycznia) = 160 godz.

Krok 2. Do liczby godzin w pełnych tygodniach dodajemy liczbę godzin przepracowanych w dniach „wystających” poza pełne tygodnie, które przypadają między poniedziałkiem a piątkiem, przy założeniu, że każdy dzień to 8 godzin:

160 godz. + 8 godz. × 2 dni „wystające”, przypadające od poniedziałku do piątku (będzie to 30 i 31 stycznia 2023 r.) = 176 godz.

Krok 3. Od uzyskanej liczby godzin w miesiącu odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające w danym okresie rozliczeniowym od poniedziałku do soboty:

176 godz. - 8 godz. × 1 dzień świąteczny przypadający od poniedziałku do soboty (6 stycznia - Święto Trzech Króli) ; wymiaru czasu pracy nie obniża Nowy Rok (1 stycznia), który przypada w niedzielę = 168 godz.

Wymiar czasu pracy w styczniu 2023 r. wyniesie 168 godzin.

Obliczając wymiar czasu pracy, należy pamiętać, że zawsze ustala się go dla pełnego okresu rozliczeniowego, nie zaś dla poszczególnych miesięcy. Natomiast pełne tygodnie liczymy, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, a nie zaczynamy liczyć osobno od każdego pierwszego dnia miesiąca. Zatem jeśli np. pierwszym dniem 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego jest środa, to przez pełne 3 miesiące za tydzień uważamy 7 dni od środy do wtorku.

Tabela 1. Wymiary czasu pracy w 2023 r. dla pracowników pełnoetatowych w różnych okresach rozliczeniowych

PRZYKŁAD

Pracodawca chce obliczyć wymiar czasu pracy od 1 stycznia do 31 marca 2023 r. Wyliczenie wymiaru czasu pracy w okresie od stycznia do marca 2023 r. dla pełnoetatowego pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym należy przeprowadzić następująco:

Krok 1. Mnożymy liczbę godzin pracy w tygodniu (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym:

40 godz. × 12 tygodni pracy (od 1 do 7 stycznia, od 8 do 14 stycznia, od 15 do 21 stycznia oraz od 22 do 28 stycznia, od 29 stycznia do 4 lutego, od 5 do 11 lutego, od 12 do 18 lutego, od 19 do 25 lutego, od 26 lutego do 4 marca, od 5 do 11 marca, od 12 do 18 marca, od 19 do 25 marca) = 480 godz.

Krok 2. Następnie do liczby godzin w pełnych tygodniach dodajemy liczbę godzin przepracowanych w dniach „wystających” poza pełne tygodnie, które przypadają między poniedziałkiem a piątkiem, przy założeniu, że każdy dzień to 8 godzin:

480 godz. + 8 godz. × 5 dni „wystających”, przypadających od poniedziałku do piątku (27, 28, 29, 30, 31 marca 2023 r.) = 480 godz. + 40 godz. = 520 godz.

Krok 3. Następnie od uzyskanej liczby godzin w okresie rozliczeniowym odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające w danym okresie rozliczeniowym od poniedziałku do soboty:

520 godz. - 8 godz. × 1 dzień świąteczny przypadający od poniedziałku do soboty (6 stycznia - Święto Trzech Króli) = 512 godz.

Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, trwającym od stycznia do marca 2023 r., wyniesie 512 godzin.

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla niepełnoetatowców

W przypadku pracowników niepełnoetatowych wymiar czasu pracy ustalamy, mnożąc ułamek wymiaru etatu, w jakim jest zatrudniony pracownik, przez liczbę godzin pełnego wymiaru etatu w danym okresie rozliczeniowym.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/4 etatu. Wyliczenie wymiaru czasu pracy w styczniu 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym na 1/4 etatu wygląda następująco:

Krok 1. Bazą do wyliczenia wymiaru etatu niepełnoetatowca jest wymiar czasu pracy w styczniu 2023 r. dla pełnego etatu. Wynosi on 168 godzin.

Krok 2. Wymiar w danym okresie rozliczeniowym dla pełnego etatu należy pomnożyć przez 1/4:

168 godz. pełnego wymiaru czasu pracy w styczniu 2023 r. x 1/4 etatu = 42 godz. wymiaru czasu pracy dla 1/4 etatu.

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na 1/4 etatu w styczniu 2023 r. wyniesie 42 godziny.

Oddawanie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem w przypadku każdego święta przypadającego od poniedziałku do soboty należy obniżyć wymiar godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym o 8 godzin.

Tabela 2. Wymiary czasu pracy w 2023 r. dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu

Tabela 3. Wymiary czasu pracy w 2023 r. dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu

Tabela 4. Wpływ świąt na wymiar czasu pracy w 2023 r.

Święto sobotnie obniża o 8 godzin wymiar czasu pracy, tak jak święto przypadające w każdym innym dniu poza niedzielą. Nie ma przy tym znaczenia, czy dotyczy to pracowników, którzy pracują od poniedziałku do piątku, czy pracowników, dla których soboty, a nawet niedziele i święta, są dniami pracy. Dla wszystkich wymiar czasu pracy jest bowiem ustalany tak samo. Jednak w praktyce w przypadku pracowników pracujących standardowo od poniedziałku do piątku oznacza to konieczność zaplanowania dla nich przez pracodawcę dnia wolnego w innym dniu roboczym w danym okresie rozliczeniowym. W 2023 r. wystąpi 1 sobotnie święto - 11 listopada, za które pracownikom trzeba oddać inny dzień wolny.

Tabela 5. Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w okresie rozliczeniowym z tytułu święta przypadającego w sobotę

Zastosowanie wymiarów czasu pracy w 2023 r.

Zastosowanie nowych wymiarów czasu pracy obowiązujących w 2023 r. oraz oddanie pracownikom dnia wolnego za święto przypadające w sobotę będzie wymagało następujących działań.

Krok 1. Ustal wymiary czasu pracy dla poszczególnych pracowników

Przy ustalaniu wymiarów czasu pracy należy pamiętać, aby wyliczyć je proporcjonalnie do wymiaru etatów poszczególnych pracowników.

Krok 2. Ustal listę pracowników niewykonujących pracy w soboty

Należy zweryfikować, jak duża jest to grupa pracowników, w jakich działach i konkretnie które osoby wykonują pracę w rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku, ponieważ to wobec nich należy przewidzieć udzielenie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę. Taka analiza jest podstawą do odpowiedniego zaplanowania pracy w sposób jak najmniej burzący jej standardowy rytm.

Krok 3. Zdecyduj o sposobie ustalania dnia wolnego za święto przypadające w sobotę

W okresie rozliczeniowym obejmującym święto przypadające w sobotę pracodawca powinien zaplanować w grafikach tyle godzin pracy, ile wynika z obowiązującego w tym okresie wymiaru czasu pracy. Ten wymiar uwzględnia bowiem również święto sobotnie (które obniżyło go o 8 godzin).

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia pracownikom świadczącym pracę od poniedziałku do piątku dodatkowego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym. Nie ma znaczenia, czy ten dzień przypadnie przed datą święta, które obniżyło wymiar etatu, czy po niej. Ważne, aby nastąpiło to w trakcie tego samego okresu rozliczeniowego. O tym, w jaki sposób pracodawca ustali taki dzień wolny, decyduje on sam.

Najczęściej pracodawcy decydują się w takiej sytuacji na wyznaczenie konkretnego dnia w danym okresie rozliczeniowym jako wolnego dla wszystkich pracowników. Zazwyczaj jest to dzień przypadający w sąsiedztwie innego dnia wolnego, tak aby wydłużyć czas odpoczynku pracowników.

PRZYKŁAD

W 2023 r. jedynym świętem przypadającym w sobotę jest Narodowe Święto Niepodległości, tj. 11 listopada 2023 r. Dniem wolnym z tytułu święta przypadającego w sobotę pracodawca ustalił 2 listopada 2023 r., aby umożliwić pracownikom powrót z wyjazdów związanych ze świętem Wszystkich Świętych 1 listopada. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

W przypadku decyzji pracodawcy o wyznaczeniu konkretnego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę należy sporządzić dokument (najczęściej jest to zarządzenie pracodawcy), który powinien zawierać informację, jaki dzień zostaje wyznaczony jako wolny od pracy oraz za jakie święto jest on przyznany. Takie zarządzenie przekazuje się do wiadomości wszystkich pracowników, których ono dotyczy, w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy, np. w formie ogłoszenia w intranecie lub na tablicy ogłoszeń w siedzibie pracodawcy bądź w e-mailu przesyłanym do skrzynek służbowych pracowników.

Wzór 1. Przykładowe zarządzenie pracodawcy o dniu wolnym z tytułu święta przypadającego w sobotę

Inną dopuszczalną metodą wywiązania się z obowiązku udzielenia dnia wolnego za święto przypadające w sobotę jest poinformowanie pracowników, że sami mogą zdecydować, w jakim dniu skorzystają z dnia wolnego przysługującego z tytułu święta przypadającego w sobotę. Wówczas pracownicy wykonujący pracę według stałego rozkładu czasu pracy od poniedziałku do piątku mogą w trakcie okresu rozliczeniowego sami indywidualnie wybrać datę skorzystania z dnia wolnego za sobotnie święto. Warto jednak zaznaczyć, że jeżeli pracodawca decyduje się na taką dowolność w wyborze dnia wolnego za sobotnie święto, to ostateczna akceptacja tego terminu należy do pracodawcy, np. w postaci zgody przełożonego. Pozwoli to uniknąć sytuacji, gdy np. wszyscy pracownicy postanowią wykorzystać dzień wolny tego samego dnia, co zdezorganizuje pracę. W takim trybie postępowania istotne jest także wyraźne wskazanie pracownikom, w jakim przedziale czasowym (odpowiadającym okresowi rozliczeniowemu, w którym przypada święto) powinni się zmieścić, a także wyznaczenie terminu, w jakim pracownik powinien przekazać pracodawcy informację o wybranej przez siebie dacie wolnego dnia.

Wzór 2. Przykładowa treść informacji pracodawcy do pracowników o możliwości wyboru dnia wolnego za święto przypadające w niedzielę

Pracodawca decydując się na swobodne wskazanie przez pracownika dnia, w którym będzie miał wolne za sobotnie święto, powinien mieć jednak świadomość, że w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych udzielenie dnia wolnego za sobotnie święto przypadające pod koniec tego okresu już na samym początku okresu rozliczeniowego może powodować ryzyko, że pracownik np. zwolni się przed miesiącem, w którym wystąpiło święto. W takiej sytuacji przy rozliczeniu czasu pracy tego końcowego okresu zatrudnienia pracownika może wystąpić niedopracowanie godzin.

PRZYKŁAD

W zakładzie pracy obowiązuje 4-miesięczny okres rozliczeniowy. Przypada on na wrzesień, październik, listopad, grudzień 2023 r. Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie. 1 września 2023 r. skorzystał z dnia wolnego za święto przypadające w sobotę 11 listopada 2023 r. Następnie został zwolniony dyscyplinarnie 20 października 2023 r. W związku z zakończeniem stosunku pracy przed datą święta sobotniego wystąpi niedopracowanie godzin we wrześniu 2023 r.

Krok 4. Zaplanuj harmonogramy czasu pracy na pierwszy okres rozliczeniowy w 2023 r.

Ustalając harmonogramy czasu pracy dla dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego, można zaplanować pracę na dowolną liczbę godzin w poszczególnych miesiącach kalendarzowych, ale w taki sposób, aby finalnie w okresie rozliczeniowym zamknąć się w ustalonym wymiarze czasu pracy. Jednak należy przy tym pamiętać o wszystkich pozostałych regułach obowiązujących w zakresie czasu pracy, np. o zachowaniu m.in. norm odpoczynku czy dób pracowniczych.

PRZYKŁAD

W dziale IT pracodawca zatrudnia programistów w równoważnym systemie czasu pracy (praca maksymalnie do 12 godzin na dobę), w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W związku z prowadzonym projektem wdrożenia systemu komputerowego na styczeń i luty 2023 r. przewidziano duży zakres prac programistycznych, a w marcu 2023 r. już tylko fazę testowania systemu. Z uwagi na wzmożone zapotrzebowanie na pracę w styczniu i lutym 2022 r. pracodawca zaplanował pracownikom następującą liczbę godzin do przepracowania:

• w styczniu - 202 godziny,
• w lutym - 202 godziny,
• w marcu - 108 godzin.

Ponieważ w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, przypadającym od stycznia do marca 2023 r., wymiar czasu pracy wynosi 512 godzin, pracodawca prawidłowo zaplanował harmonogram czasu pracy programistów.

Podczas tworzenia harmonogramów należy zwrócić szczególną uwagę na pracowników, którzy pracują na część etatu przez zmniejszoną liczbę dni w tygodniu (np. pracownik pracujący na 2/5 etatu w środy i czwartki). Im także należy obniżyć wymiar czasu pracy za święto przypadające w sobotę. Pracodawcy często mylnie przyjmują, że skoro pracujący w ten sposób niepełnoetatowcy mają stosunkowo dużą liczbę dni wolnych, to w ich przypadku sobotnie święto nie wpływa na czas ich pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na 2/5 etatu i pracuje w czwartki i piątki po 8 godzin. Wymiar czasu pracy tego pracownika również jest obniżany o 8 godzin z tytułu sobotniego święta. Wymiar czasu pracy tego pracownika w listopadzie 2023 r. obliczamy zatem następująco:

160 godz. wymiaru czasu pracy w listopadzie dla pełnoetatowego pracownika × 2/5 etatu = 64 godz.

Jeśli ten pracownik będzie pracował w listopadzie 2023 r. w każdy czwartek i piątek, to wypracuje 72 godziny, natomiast jego wymiar czasu pracy to 64 godziny. Aby pracownik wypracował taką liczbę godzin, jaka wynika z jego wymiaru czasu pracy, pracodawca powinien wskazać mu w listopadzie 1 dodatkowy dzień wolny (8 godzin) w czwartek lub piątek . Inaczej pracownik przepracuje 8 godzin więcej niż obowiązujący go wymiar czasu pracy.

Podsumowanie

1. Wymiar czasu pracy w 2023 r. to 2000 godzin, co daje 250 dni roboczych.

2. Pracownikom niepełnoetatowym wymiar czasu pracy ustala się, mnożąc ułamek wymiaru etatu, w jakim są oni zatrudnieni, przez liczbę godzin pełnego wymiaru etatu w danym okresie rozliczeniowym.

3. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

4. W 2023 r. w sobotę 11 listopada przypada Narodowe Święto Niepodległości, za które należy oddać pracownikom dodatkowy dzień wolny.

5. Pracodawca powinien poinformować pracowników (np. w zarządzeniu) o wyznaczeniu konkretnego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę lub o innym obowiązującym u niego trybie ustalenia takiego dnia wolnego.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 128 § 3 pkt 2, art. 130 § 1-2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140

• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, certyfikowany inspektor ochrony danych osobowych, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy z winy nieumyślnej

Zwykle szkoda wyrządzona przez pracownika powstaje z winy nieumyślnej wskutek zaniedbania lub zaniechania obowiązków pracowniczych. Nieumyślność jest ważnym kryterium przy ustalaniu granic odpowiedzialności pracownika, gdyż pracownik, który wyrządził szkodę w mieniu pracodawcy z winy nieumyślnej, ponosi ograniczoną odpowiedzialność za rzeczywiście poniesioną stratę.

Nie ponosi on odpowiedzialności za utracone przez pracodawcę korzyści, które mogłyby być osiągnięte, gdyby do szkody nie doszło.

Rzeczywista strata to różnica między majątkiem pracodawcy przed wyrządzeniem szkody i po jej wyrządzeniu.

Przykład

Roman K. był materialnie odpowiedzialnym magazynierem w hurtowni sanitarnej. Do jego obowiązków należało m.in. przyjmowanie, składanie i wydawanie oraz badanie jakości przyjmowanych materiałów. Roman K. przy corocznym spisie z natury rozliczył się z powierzonego mienia co do liczby przyjętej do magazynu ceramiki sanitarnej. Komisja spisowa stwierdziła, że w przypadku jednej palety umywalek istnieje wada fabryczna polegająca na źle położonym porcelicie, w wyniku czego wartość tych produktów była niższa od umywalek pełnowartościowych. W takiej sytuacji Roman K. jest zobowiązany do wyrównania szkody według zasad określonych w Kodeksie pracy za rzeczywistą stratę do wysokości 3-krotności wynagrodzenia.

Jeżeli jednak pracodawca sprzeda wadliwy towar np. po promocyjnej cenie, to pracownik odpowie jedynie do wysokości różnicy między ceną zakupu a ceną sprzedaży (rzeczywista strata). Takie postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.

Górną granicą wysokości odszkodowania za szkodę wyrządzoną nieumyślnie przez pracownika jest kwota 3-miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 Kodeksu pracy).

Ta ograniczona odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną nieumyślnie często prowadzi do tego, że pracodawca nie odzyska pełnego pokrycia faktycznie poniesionej straty, jak miałoby to miejsce, gdyby pracownik ponosił odpowiedzialność na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym. Ustawodawca uznał jednak, że pracownik zasługuje na większą ochronę.

W przeciwieństwie do odszkodowania unormowanego w prawie cywilnym, gdzie ma ono charakter kompensacyjny, odszkodowanie za szkodę wyrządzoną przez pracownika nieumyślnie, jest zatem limitowane.

Jeżeli pracownik odrębnymi czynami wyrządził kilka szkód, odpowiada za każdą z nich oddzielnie. Gdy pracownik wyrządził pracodawcy szkody w wyniku kilku różnych czynów, to należne od niego odszkodowanie trzeba obliczyć w stosunku do każdej z tych szkód osobno.

Przykład

Kierowca uszkodził towar w czasie 2 kolejnych kursów. Wówczas odszkodowanie oblicza się dla każdego z tych zdarzeń oddzielnie, a żadne z tych odszkodowań nie może przekraczać 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Jeżeli natomiast kierowca, na skutek nieuwagi, uszkodził samochód i znajdujący się w nim towar, to odszkodowanie zarówno za uszkodzony samochód, jak i za uszkodzony towar nie może przekraczać 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

To samo należy odnieść do sytuacji, gdy pracodawca dochodzi od pracownika odszkodowania za szkodę spowodowaną tym samym zdarzeniem (np. wypadkiem samochodowym) w mieniu własnym oraz - w drodze regresu - w mieniu osoby trzeciej. Jeżeli szkoda została wyrządzona czynem ciągłym, np. brakiem nadzoru, to ciągłość tego czynu przerywa ujawnienie go wobec sprawcy szkody.

WAŻNE! Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy z winy nieumyślnej jest ograniczona do 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Jeżeli szkoda przewyższa wysokość 3-miesięcznego wynagrodzenia, wówczas odszkodowanie obniża się do równowartości 3 pensji.

Wynagrodzenie pracownika 3-miesięczne oblicza się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Ważne jest, że przy wyliczaniu wartości tego odszkodowania nie uwzględnia się zmian wynagrodzenia, jakie nastąpiły po wyrządzeniu szkody (§ 3 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Ustalenie wysokości odszkodowania w ugodzie

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby tak obliczone odszkodowanie nie mogło być jeszcze obniżone, np. na podstawie ugody zawartej między pracownikiem a pracodawcą.

Ugoda jest sposobem polubownego załatwienia sprawy. Jedną z zasad prawa pracy jest bowiem dążenie do ugodowego załatwienia sporu na każdym etapie postępowania.

Ugoda polega na czynieniu sobie wspólnych ustępstw, dlatego często pracodawca, chcąc zatrzymać pracownika, który jednorazowo w sposób nieumyślny doprowadził do powstania szkody w mieniu pracodawcy, zawiera z nim ugodę, obniżając mu wysokość odszkodowania i rozkładając spłatę na raty.

Niejednokrotnie pracodawca godzi się na ugodę, aby w sposób szybki i możliwie nieuciążliwy odzyskać wartość utraconego mienia, mając świadomość, jak długotrwałe są procesy sądowe i jak bezskuteczna bywa egzekucja, zwłaszcza gdy dłużnik nie pracuje.

Wzór ugody w sprawie naprawienia szkody wyrządzonej pracodawcy przez pracownika (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

W sytuacji ugodowego załatwienia sporu wysokość odszkodowania może zostać dodatkowo obniżona przez sąd pracy na podstawie całokształtu okoliczności sprawy. W wyroku z 20 maja 1975 r. (I PR 342/74, OSNC 1975/12/180) Sąd Najwyższy stwierdził, że:

SN(...) Ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika przewidziane w art. 119 § 1 k.p. nie wyłącza dopuszczalności dalszego ograniczenia odszkodowania w granicach i w sytuacji przewidzianej w art. 121 § 2 k.p.

Gdy mimo zawarcia ugody pracownik uchyla się od jej realizacji i nie spełnia świadczenia zgodnie z porozumieniem zawartym z pracodawcą, wówczas taka ugoda podlega wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego po nadaniu jej przez sąd klauzuli wykonalności.

Wysokość odszkodowania

Należy podkreślić, że jeżeli pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców, jego 3-miesięczne wynagrodzenie do celu ustalenia odszkodowania nie jest sumowane. Bierze się pod uwagę jedynie wynagrodzenie wypłacane w zakładzie pracy, na rzecz którego pracownik jest zobowiązany naprawić szkodę.

Wątpliwości dotyczące ustalania wysokości odszkodowania powstają w sytuacji, gdy pracownik u poszkodowanego pracodawcy wykonuje pracę również dodatkowo na innej podstawie, np. na podstawie umowy zlecenia. Otóż do wyliczenia odszkodowania za wyrządzoną szkodę (odszkodowanie w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia oblicza się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy) brakuje podstawy prawnej, aby przy ustalaniu wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia do celów odszkodowawczych doliczać kwoty wynagrodzeń uzyskanych z tytułu umowy zlecenia. Tak samo należy postąpić z pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie 3-miesięczne niepełnoetatowca jest ustalane według faktycznie otrzymywanego wynagrodzenia.

Przyczynienie się innych osób do powstania szkody

Następnym ograniczeniem odpowiedzialności pracownika jest sytuacja, w której pracodawca współprzyczynił się do powstania szkody (art. 117 Kodeksu pracy). Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inne osoby przyczynili się do jej powstania lub zwiększenia. W takim przypadku pracownik nie będzie całkowicie zwolniony z odpowiedzialności, jednak zostanie ona odpowiednio zmniejszona. Jeżeli materiał dowodowy zebrany w sprawie wskazuje na to, że pracodawca przyczynił się do powstania, a także - choć przepisy tego wyraźnie nie przewidują - do zwiększenia szkody, za jej część nieobciążającą pracownika, odpowiedzialność może ponosić kierownik zakładu pracy lub inny pracownik. Wówczas sąd może wezwać te osoby do wzięcia udziału w sprawie. Podstawą prawną wezwania kierownika lub innego pracownika odpowiedzialnego za przyczynienie się zakładu pracy do powstania szkody jest art. 194 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego.

PRZYKŁAD

W firmie handlowej była przyjęta praktyka, że kontrahenci dokonywali płatności do rąk handlowców (nie istniało odrębne stanowisko kasowe), którzy wystawiali odpowiednie pokwitowanie dla wpłacającego. Wpłacana gotówka była trzymana w niezabezpieczonej szufladzie pod ladą. Handlowcy wielokrotnie zwracali pracodawcy uwagę, że nie są w stanie upilnować stanowiska, gdzie są trzymane pieniądze. Pewnego dnia doszło do kradzieży 1000 zł z szuflady przy stanowisku Marcina Z. Pracodawca zażądał, aby Marcin Z. pokrył w całości niedobór, jaki powstał w wyniku kradzieży. Pracownik podniósł w sądzie zarzut, że nie może ponosić całkowitej odpowiedzialności za zaistniałą sytuację, gdyż pracodawca przyczynił się do powstania szkody, nie stosując bezpiecznych sposobów przetrzymywania gotówki, w szczególności nie tworząc odrębnego stanowiska kasowego. Sąd przychylił się do argumentów pozwanego pracownika i zasądził od niego odszkodowanie w wysokości połowy skradzionej kwoty.

W wyroku Sądu Najwyższego z 4 maja 1975 r. (IV PR 92/79) Sąd stwierdził, że:

SN(...) Przez przyczynienie się pracodawcy lub innej osoby do szkody należy rozumieć takie zachowanie, które pozostaje w związku ze szkodą i bez którego szkoda być może w ogóle by nie powstała albo nie powstałaby w takich rozmiarach.

Z ograniczeniem odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną nieumyślnie mamy także do czynienia w sytuacji wspólnego wyrządzenia szkody przez kilku pracowników. W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność w zależności od stopnia winy i za taką część szkody, do powstania której się przyczynił. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, wówczas odpowiadają oni w częściach równych (art. 118 Kodeksu pracy).

Zasada indywidualnej odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone pracodawcy jest zatem wyznaczana przez dwa czynniki:

• skalę przyczynienia się danego pracownika do szkody oraz
• stopień jego winy.

Tak jak już wcześniej wspomniano, to na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia stopnia przyczynienia się każdego z obwinionych pracowników do powstania szkody, a także obowiązek wskazania stopnia ich winy. Często przysparza to wiele problemów pracodawcy, który mimo wnikliwego zapoznania się ze sprawą nie jest w stanie jednoznacznie określić zakresu odpowiedzialności poszczególnych pracowników, gdyż jego mienie pozostaje w dyspozycji wielu pracowników, np. w procesie produkcyjnym. Pomocne w takiej sytuacji bywają rozstrzygnięcia w odrębnych postępowaniach.

Odpowiedzialność pracowników za wyrządzoną szkodę w częściach równych z powodu braku możliwości ustalenia stopnia winy i przyczynienia się do jej powstania jest wyjątkiem i nie może być stosowane jako reguła.

Warto zaakcentować również, że jeśli szkoda zostanie wyrządzona przez kilku pracowników, ponoszą oni odpowiedzialność w częściach równych, a nie solidarnie (art. 118 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może w takim przypadku żądać zaspokojenia całości odszkodowania tylko od jednego z pracowników. Zasada wskazana w art. 118 Kodeksu pracy nie dotyczy umyślnego wyrządzenia szkody (uchwała SN z 30 maja 1975 r., V PZP 3/75, OSNC/1975/10-11/143).

Sytuacja w zakresie przyczynienia się innych osób do powstania szkody może się komplikować w przypadku, gdy w zakładzie pracy obowiązki realizowane są nie tylko przez osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, ale również przez osoby zatrudnione na podstawie umów prawa cywilnego. Należy bowiem zauważyć, że przepis art. 118 Kodeksu pracy, który reguluje kwestię współodpowiedzialności, odwołuje się wyłącznie do stron stosunku pracy - czyli do przypadku, gdy szkoda została wyrządzona przez kilku pracowników. Należy jednak zwrócić uwagę na art. 117 Kodeksu pracy, który odwołuje się już do konstrukcji szerszej - pracodawcy, jak również bliżej nieokreślonej „innej osoby”.

Sytuacja, w ramach której obowiązki wykonywane są zarówno przez pracowników, jak i osoby zatrudnione na podstawie umów prawa cywilnego, jest dopuszczalna. Osoby te mogą wykonywać nie tylko pracę w tym samym miejscu i czasie od siebie niezależną, ale również realizować wspólny projekt - przyjmując, że zatrudnienie osób na podstawie umów prawa cywilnego nie charakteryzuje się organizacją pracy charakterystyczną dla stosunku pracy. Przepis art. 118 Kodeksu pracy, regulujący wyrządzenie szkody przez kilku pracowników nie będzie miał zastosowania w przypadku, gdy szkoda została wyrządzona wspólnie przez pracownika i osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej. W żadnym razie nie oznacza to, iż w pełni odpowiedzialny za powstałą szkodę będzie pracownik, który będzie musiał pokryć szkodę w pełnej wysokości, niezależnie od przyczynienia się do powstania szkody osób zatrudnionych na podstawie umowy prawa cywilnego. W takim jednak przypadku należy przyjąć, że odpowiedzialność odszkodowawcza pracownika zostanie zredukowana. Wobec osoby zatrudnionej na podstawie umowy prawa cywilnego zastosowanie będą miały ogólne przepisy o odpowiedzialności odszkodowawczej wynikające z Kodeksu cywilnego. Tym samym można przyjąć, że odszkodowanie pracownika będzie pomniejszone, uwzględniając obowiązek naprawienia szkody również przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Tak więc w sytuacji, gdy szkoda została wyrządzona wspólnie przez osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy oraz na podstawie umowy cywilnoprawnej, nie ma podstaw, aby przyjąć, że sytuacja powinna być oceniana wyłącznie przez pryzmat przepisów o pracowniczej odpowiedzialności materialnej, jak również wyłącznie na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność każdej z osób będzie oceniana na podstawie przepisów odpowiednio właściwych dla pracowniczej formy zatrudnienia oraz umów prawa cywilnego.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy to nie będzie możliwości ustalenia stopnia winy oraz przyczynienia się do powstania szkody, gdy powstała ona w wyniku działania lub zaniechania pracownika oraz pracobiorcy zatrudnionego na podstawie umowy prawa cywilnego. W takiej sytuacji można przyjąć, że zatrudnieni będą odpowiadali w częściach równych.

Pracownicy różnych pracodawców a zasady odpowiedzialności

Skrajnie złożoną sytuacją może być przypadek, gdy praca wykonywana jest w jednym miejscu i czasie przez pracowników zatrudnionych przez różnych pracodawców. Sytuacja taka jest jak najbardziej dopuszczalna, ponieważ wiele przedsięwzięć wykracza poza możliwości organizacyjne oraz kadrowe jednego pracodawcy.

Przypadek, kiedy praca wykonywana jest przez pracowników różnych pracodawców, Kodeks pracy reguluje jedynie w kontekście bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązki z zakresu bhp, a ściślej mówiąc brak ich realizacji, jak najbardziej mogą mieć wpływ na powstanie szkody.

W razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, pracodawcy ci mają obowiązek:

• współpracować ze sobą;
• wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu;
• ustalić zasady współdziałania uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników;
• informować siebie nawzajem oraz pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach w zakresie zapobiegania zagrożeniom zawodowym występującym podczas wykonywanych przez nich prac.

Przepisy o pracowniczej odpowiedzialności materialnej przewidują wyłącznie prostą konstrukcję, w ramach której szkoda zostaje wyrządzona pracodawcy przez zatrudnianego pracownika.

Mimo braku stosownych regulacji można przyjąć, że wspólne wyrządzenie szkody jednemu pracodawcy przez pracowników kilku pracodawców - przykładowo temu, na terenie którego praca jest wykonywana - spowoduje, że pracownicy pracodawcy, na terenie którego praca jest wykonywana, będą odpowiadać bezpośrednio przed swoim pracodawcą, natomiast w stosunku do pozostałych osób będzie stosowana zasada, zgodnie z którą w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca.

W przypadku gdy w jednym miejscu i czasie praca wykonywana jest przez pracowników kilku pracodawców i obowiązkiem wspólnym jest powołanie osoby koordynującej - w zakresie bezpiecznego wykonywania pracy, co jak już wcześniej wspomniano, może mieć przełożenie na możliwość wystąpienia szkody - która jak najbardziej może mieć związek z naruszeniem zasad bezpiecznej pracy. Przepisy pokazują wyłącznie na obowiązek powołania koordynatora - bez jednoznacznego wskazania, iż koordynatorem powinien być pracownik zatrudniony przez jednego z pracodawców współpracujących ze sobą. Wydaje się jednak, iż jest to naturalna kolej rzeczy, aby koordynatorem był pracownik powołany przez pracodawcę, na terenie którego wspólne prace są realizowane. W takiej sytuacji przyczynienie się koordynatora do powstania szkody - przykładowo w związku z brakiem należytego nadzoru nad procesem pracy - spowoduje, że będzie on współodpowiedzialny przed własnym pracodawcą. Względem osoby koordynującej oraz pozostałych pracowników, którzy przyczynili się do wyrządzenia szkody, będą stosowane przepisy kodeksowe o pracowniczej odpowiedzialności materialnej - pracownicy będą odpowiadać wyłącznie przed swoim pracodawcą. Pracownicy pozostałych pracodawców, którzy przyczyniliby się do powstania szkody, będą ponosili odpowiedzialność względem swoich pracodawców - natomiast przepisy Kodeksu cywilnego będą zastosowane względem rozliczeń odszkodowawczych między poszczególnymi niezależnymi pracodawcami.

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej

Ustalenie umyślności winy przy wyrządzonej przez pracownika szkodzie ma istotne znaczenie do określenia zakresu odpowiedzialności, która jest znacznie szersza niż w przypadku nieumyślnego działania lub zaniechania.

Pracownik, który przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wyrządził pracodawcy szkodę umyślnie, jest zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.

Pracownik wyrządzający szkodę z winy umyślnej kieruje się złą wolą i dlatego nie zasługuje na ochronę, jak w przypadku winy nieumyślnej polegającej na ograniczeniu jego odpowiedzialności do 3-krotności wynagrodzenia.

Wina umyślna może występować w dwóch postaciach:

• jako zamiar bezpośredni lub
• jako zamiar ewentualny.

Zamiar bezpośredni zachodzi wówczas, gdy pracownik celowo doprowadza do powstania szkody, np. celowo uszkadza narzędzie, które służy mu w pracy. Natomiast zamiar ewentualny ma miejsce wtedy, gdy pracownik podejmuje działanie lub dopuszcza się zaniechania, które nie jest skierowane na popełnienia szkody, jednak przewiduje on, że szkoda może nastąpić, i się na to godzi.

Aby mówić o winie umyślnej, pracownik musi swoim zamiarem obejmować nie tylko umyślne naruszenie obowiązków, ale także powstanie szkody.

Często wina umyślna z zamiarem ewentualnym jest mylona z winą nieumyślną polegającą na lekkomyślności, gdy pracownik przewiduje ujemne skutki swego działania lub zaniechania, ale sądzi, że ich uniknie. Tym trudniejsze jest ustalenie winy, gdy pracownik popełnia wiele czynów skutkujących szkodą, ale zróżnicowanych pod względem umyślności.

Dosyć częstą przyczyną wyrządzenia szkody przez pracownika z winy umyślnej jest podejmowanie przez niego obowiązków pracowniczych pod wpływem alkoholu. Świadome wprawienie się pracownika w stan zakłócający jego zdolności psychofizyczne i podjęcie przez niego w takim stanie obowiązków pracowniczych jest tłumaczone jednoznacznie jako działanie z winy umyślnej z zamiarem ewentualnym. W tym zakresie wypowiedział się Sąd Najwyższy, który stwierdził, że:

SN(...) stan nietrzeźwości sprawcy uzasadnia przyjęcie umyślności wyrządzenia szkody w formie zamiaru ewentualnego, co również dotyczy szkody w mieniu powierzonym w sytuacji, gdy na szkodę składa się suma różnych szkód wywołanych różnymi zdarzeniami nie zawsze związanymi z winą umyślną sprawcy (sprawców), odpowiedzialność w pełnej wysokości ogranicza się tylko do tych następstw działania lub zaniechania sprawcy, jakie to działanie lub zaniechania wywołały, a nie do całości szkody (wyrok SN z 22 kwietnia 1980 r., IV PR 86/80).

Warto także zaznaczyć, że na zasadzie winy umyślnej odpowiadają nie tylko sami sprawcy czynu skutkującego szkodą, ale także podżegacze i pomocnicy. Jest to zasada przejęta z Kodeksu karnego.

PRZYKŁAD

Katarzyna O. była zatrudniona jako sprzedawczyni w sklepie kosmetycznym. Część kosmetyków zapisywała jako zużyte na potrzeby prezentacji (testery) w sklepie, gdy w rzeczywistości sprzedawała je na aukcjach internetowych. Ponieważ sama nie potrafiła obsługiwać aukcji internetowych, poprosiła koleżankę z pracy, aby pomogła jej zorganizować taką aukcję. Koleżanka Katarzyny O. domyślała się, skąd pochodzą kosmetyki, które dalej odsprzedaje Katarzyna O., jednak nie powiadomiła o tym fakcie właściciela sklepu, ale pomogła jej w wystawieniu przywłaszczonych kosmetyków. Koleżanka Katarzyny O., mimo że nie uzyskała faktycznie żadnych korzyści z tego procederu, będzie odpowiadała wraz z Katarzyną O. za pomoc w wyrządzeniu szkody pracodawcy. Odpowiedzialność obu pań będzie solidarna. Pracodawca może żądać od obu pracownic naprawienia szkody w pełnej wysokości (skradzione kosmetyki po cenach zakupu), jak również za utracone korzyści (marża, na jakiej pracodawca mógł sprzedać kosmetyki).

W razie wyrządzenia szkody z winy umyślnej przez kilku pracowników ich odpowiedzialność jest solidarna i znacznie szersza niż w przypadku winy nieumyślnej.

Nie ma tu znaczenia stopień ich winy, a także przyczynienie się do powstania szkody. Solidarność odpowiedzialności polega na tym, że każdy z pracowników odpowiada za całość wyrządzonej szkody. Przy odpowiedzialności solidarnej nie ma też znaczenia, czy współsprawca szkody jest pracownikiem danego pracodawcy czy osobą trzecią.

Odpowiedzialność pracownika za naruszenie zasady dbałości o dobro pracodawcy (w tym podjęcie działalności konkurencyjnej bez umowy)

Do podstawowych obowiązków pracowniczych należy m.in. dbałość o dobro zakładu pracy oraz ochrona jego mienia (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy). Pracownik jest zobowiązany do podejmowania wszelkich działań mających na celu ochronę dobrego imienia pracodawcy, a także szeroko rozumiane działanie w interesie pracodawcy.

Podstawową powinnością pracownika jest także zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, oraz przestrzeganie tajemnicy określonej w przepisach, które dotyczą m.in. tajemnicy przedsiębiorstwa, tajemnicy produkcji, informacji handlowych, a także tajemnicy służbowej. Poufność danych bądź innych informacji, z jakimi pracownik ma do czynienia, wymaga od pracodawcy szczególnego zabezpieczenia na wypadek, gdyby pracownik udostępnił te informacje osobom trzecim.

Za złamanie ciążącego na pracowniku obowiązku zachowania tajemnicy pracodawca ma prawo żądać odszkodowania z zastosowaniem przepisów o materialnej odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną przy uwzględnieniu umyślności bądź nieumyślności jego winy.

Obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy jest często wiązany z kwestią zakazu konkurencji. Na gruncie rozważań dotyczących odpowiedzialności odszkodowawczej pracowników powstaje istotne dla praktyki zagadnienie - czy pracownik związany jest zakazem konkurencji wyłącznie w sytuacji gdy między stronami została zawarta stosowna umowa (umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania zatrudnienia), która może być zawarta z każdym pracownikiem, czy może również w sytuacji gdy takiej umowy nie ma, a zakaz działalności konkurencyjnej może zostać wyprowadzony wyłącznie z przepisu regulującego obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy.

Należy zauważyć, że obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy nie jest zdefiniowany poprzez wyróżnienie konkretnych obowiązków, jakie się na niego składają. Tym samym przyjmuje się, że obowiązek dbałości o zakład pracy ma szeroki zakres. Uznaje się, że obowiązek dbałości to w szczególności zakaz szkodzenia pracodawcy i jednocześnie nakaz pozytywnego działania w interesie zatrudniającego, stosownie do potrzeb i możliwości. Za naruszenie obowiązku dbałości o dobro pracodawcy można uznać podjęcie działalności konkurencyjnej względem pracodawcy nawet bez formalnej umowy w tym zakresie. Sytuacja taka może być powodem zarówno zakończenia wspópracy, jak i rozważenia zastosowania odpowiedzialności majątkowej w sytuacji, gdyby pracodawca wykazał szkodę powstałą w wyniku podjęcia przez pracownika działalności konkurencyjnej nawet bez formalnego umownego zakazu konkurencji.

II. WYNAGRODZENIA

Termin, zasady i forma wypłaty wynagrodzenia w umowach cywilnoprawnych

Kwestie wynagrodzenia, terminu i formy płatności w przypadku umów cywilnoprawnych powinny zostać ustalone w umowie. Trzeba jednak wziąć pod uwagę przepisy Kodeksu cywilnego i ustaw szczególnych, np. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w przypadku umów zlecenia.

Najczęściej wykorzystywane na rynku pracy umowy cywilnoprawne to umowy zlecenia. Rzadziej zastosowanie mają umowy o dzieło. Umowy te jako źródło dochodu dla wykonawcy mają charakter odpłatny. Chociaż umowy zlecenia mogą być również bezpłatne. Kwestie wynagrodzenia, terminu i formy płatności reguluje treść danej umowy. Należy w tym przypadku uwzględnić przepisy Kodeksu cywilnego oraz szczególne regulacje dotyczące umów zlecenia i o świadczenie usług w zakresie minimalnej stawki godzinowej.

Wynagrodzenie z umów zlecenia i o świadczenie usług

Umowa zlecenia jest uregulowana w Kodeksie cywilnym. Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie. Jeżeli nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się na wysokość wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy.

Kodeks cywilny nie zastrzega, by wynagrodzenie za wykonanie zlecenia miało wyłącznie charakter pieniężny. Jest więc dopuszczalne i zgodne z prawem - w ramach swobody zawierania i kształtowania umów - ustanowienie zapłaty w formie innej niż pieniądz, np.:

• rzeczowej,
• w naturze,
• usługi wzajemnej,
• przeniesienia praw do rzeczy ruchomej itp.

Takie określenie wynagrodzenia nie narusza zasad współżycia społecznego, przy czym świadczenie powinno być tak wymierzone, by nie można było stronie zlecającej zarzucić wyzysku (art. 388 Kodeksu cywilnego).

Zleceniodawca może więc zapłacić wykonawcy np. fundując mu wycieczkę, szkolenie, kurs, komputer czy zapewniając lokum z wyżywieniem.

W razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. W umowach zawartych na dłuższy okres strony mogą więc uzgodnić, że wynagrodzenie będzie wypłacane np. w kwotach miesięcznych, na wskazany przez zleceniobiorcę rachunek bankowy, z zastrzeżeniem rygorów dotyczących ustawowej minimalnej stawki godzinowej.

Minimalna stawka godzinowa przy umowie zlecenia

Do przepisów szczególnych należy w tym przypadku ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zgodnie z nią, w przypadku umów zlecenia i umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami i do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego), wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie było ono niższe niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalonej na dany rok kalendarzowy przez Radę Ministrów w rozporządzeniu.

W 2022 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 19,70 zł.

W przypadku gdy wysokość wynagrodzenia ustalonego w umowie nie zapewnia przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę pracy wynagrodzenia w wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej, wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem minimalnej stawki godzinowej.

W ramach ochrony przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej albo przenieść prawa do tego wynagrodzenia na inną osobę.

W przypadku umów zlecenia zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc, wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej dokonuje się co najmniej raz w miesiącu. Przepisy określają więc tylko częstotliwość wypłat. Nie narzucają natomiast ani terminu wypłaty, ani nie precyzują, czy chodzi o wypłatę wynagrodzenia za bieżący czy poprzedni miesiąc. Istotne, by zleceniobiorca przynajmniej raz w miesiącu otrzymał pieniądze za wykonane prace. Oczywiście chodzi o wypłatę ze stawki minimalnej. Wynagrodzenie w części przewyższającej kwotę obliczoną z godzinowej stawki minimalnej może być bowiem wypłacone w uzgodnionym przez strony w umowie terminie, nawet po wykonaniu umowy.

PRZYKŁAD

Strony zawarły umowę zlecenia na okres 2 tygodni, tj. od 1 do 14 października 2022 r., za wynagrodzeniem w wysokości 20 zł/godz., przy czym liczba godzin nie może przekroczyć 90. W razie spodziewanej większej liczby godzin, ustalono, że zleceniobiorca uprzedzi o tym dającego zlecenie. W umowie zapisano, że całkowite wynagrodzenie zostanie wypłacone po wykonaniu zlecenia, w terminie 7 dni roboczych, czyli do 25 października 2022 r. Takie postępowanie jest prawidłowe.

Mimo że stawka godzinowa została ustalona jako minimalna, nie znaczy to, że wynagrodzenie nie może być określone inaczej. Może być to stawka kwotowa (miesięczna, tygodniowa), akordowa czy prowizyjna. Wówczas jednak konieczne jest prowadzenie ewidencji godzin przeznaczonych na realizację zleconych prac, by możliwe było przeliczenie zapłaty na godzinę i porównanie jej z minimalną stawką.

W przypadku umów zlecenia, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia, a gdy takiego zapisu zabraknie, zleceniobiorca przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin poświęconych na realizację prac, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Zatem, strony powinny uzgodnić sposób ewidencjonowania i dokumentowania godzin w celu sprawdzenia wynagrodzenia, w przeliczeniu na jedną godzinę, oraz termin dostarczania przez wykonawcę wymaganych do rozliczenia danych, by była przestrzegana ustawowa częstotliwość wypłat w miesiącu.

PRZYKŁAD

W umowie zlecenia zawartej na 6 miesięcy strony uzgodniły wynagrodzenie w stawce akordowej. Zleceniobiorca jest zobowiązany sporządzać i w terminie do 10 dnia każdego miesiąca przekazywać zleceniodawcy pisemne zestawienie przepracowanych w poprzednim miesiącu godzin, stanowiące załącznik do wystawionego rachunku. Wynagrodzenie będzie płatne do 15 dnia miesiąca. Załóżmy, że w październiku 2022 r. zleceniobiorca przepracował 120 godzin i zarobił 1500 zł, co w przeliczeniu na jedną godzinę daje 12,50 zł. Zleceniobiorcy przysługuje wyrównanie w wysokości 7,20 zł za godzinę (19,70 zł - - 12,50 zł). Za październik br. powinien otrzymać 1500 zł oraz 864 zł wyrównania, łącznie 2364 zł (2364 zł : 120 godz. = 19,70 zł).

Należy podkreślić, że „wypłata co najmniej raz w miesiącu” powinna być rozumiana jako wypłata w każdym miesiącu obowiązywania umowy, w regularnych odstępach czasu, wg reguły określonej w art. 112 Kodeksu cywilnego. Jednak w praktyce najtrudniej dochować tej zasady, gdy chodzi o pierwszy miesiąc trwania umowy. Zazwyczaj pierwsze wynagrodzenie można rozliczyć dopiero na początku kolejnego miesiąca, po otrzymaniu od zleceniodawcy zapisu godzin pracy. Wówczas jeden miesiąc wypada z zerowym przychodem. Jednak eksperci prawa przyjmują, że taka sytuacja jest dopuszczalna, o ile w kolejnych miesiącach trwania umowy dochodzi już do cyklicznych wypłat.

PRZYKŁAD

Umowa zlecenia została zawarta na okres od 1 października 2022 r. do 30 kwietnia 2023 r. W treści kontraktu postanowiono, że zleceniobiorca, po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie do 5 dnia kolejnego miesiąca dostarczy zleceniodawcy sporządzoną na piśmie ewidencję godzin wykonywania zlecenia. Wynagrodzenie będzie wypłacane do 10 dnia tego miesiąca, za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenie miesięczne wynosi 3400 zł. Załóżmy, że w październiku br. zleceniobiorca zanotował 160 godzin pracy, co oznacza, że minimalna stawka godzinowa została zachowana (3400 zł : 160 godz. = 21,25 zł). Pierwsze wynagrodzenie wykonawca otrzyma najpóźniej 10 listopada 2022 r. Takie postępowanie jest dopuszczalne.

Wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej dokonuje się w formie pieniężnej. To oznacza, że dopuszczalne jest ustalenie wynagrodzenia mieszanego, a więc tego w części minimalnej w pieniądzu, a pozostałej w formie dowolnej, np. rzeczowej.

PRZYKŁAD

W umowie zlecenia zawartej na okres od 1 października do 30 listopada 2022 r. ustalono, że wynagrodzenie (za cały okres trwania umowy) wynosi 7000 zł, przy miesięcznym limicie godzin wynoszącym 170. Wynagrodzenie wynikające z minimalnej stawki godzinowej za październik 2022 r. zostanie wypłacone w terminie do 4 listopada 2022 r., a za listopad br. w terminie do 2 grudnia 2022 r., przy czym wynagrodzenie w części przewyższającej wynagrodzenie wynikające ze stawki godzinowej minimalnej zostanie przekazane w formie bonów towarowych, w terminie do 31 grudnia 2022 r.

Z ewidencji godzin wynika, że zleceniobiorca pracował:

• w październiku 2022 r. 170 godzin,
• w listopadzie 2022 r. 166 godzin.

Wynagrodzenie za październik br. wyniosło 3349 zł (170 godz. × 19,70 zł), a za listopad br. - 3270,20 zł (166 godz. × 19,70 zł). Wynagrodzenie pieniężne łącznie wynosi 6619,20 zł (3349 zł + 3270,20 zł). Na początku grudnia 2022 r. zleceniodawca wypłacił 3271 zł, a w bonach wynagrodzenie wyniesie 380 zł (7000 zł - 3349 zł - 3271 zł).

Wynagrodzenie z umowy o dzieło

Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie (wykonawca) zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 Kodeksu cywilnego). Umowa o dzieło to umowa rezultatu, co oznacza, że kończy ją określony, konkretny, sprawdzalny wynik, który wykonawca ma osiągnąć.

Umowa o dzieło jest zawsze odpłatna. W przeciwieństwie do umów zlecenia przy umowie o dzieło nie obowiązuje żadna minimalna, urzędowa stawka. Samo wynagrodzenie, jak też jego wysokość za wykonanie dzieła można określić ryczałtowo (z góry za całość). Przyjmujący zamówienie nie może wtedy żądać podwyższenia tego wynagrodzenia, nawet gdy w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Dopiero gdyby wykonawca był narażony na rażącą stratę, sąd może ten ryczałt podwyższyć lub rozwiązać umowę (art. 632 Kodeksu cywilnego).

Wynagrodzenie w umowie o dzieło można również określić na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe), w oparciu o obowiązujące ceny, stawki, np. koszty materiałów plus koszt „robocizny”. Wynagrodzenie kosztorysowe może ulec zmianie, jeśli:

• w toku prac nad dziełem organ państwowy dokonał zmiany stawek, cen (np. poprzez zmianę stawek podatku VAT), ujętych w kosztorysie; jednak nie dotyczy to należności uiszczonej za materiały lub robociznę przed zmianą cen/stawek;
• w trakcie wykonywania dzieła okazało się, że wykonawca, który przygotował kosztorys, musi przeprowadzić dodatkowe prace, które nie były uwzględnione w specyfikacji; jednak może on podwyższyć wynagrodzenie tylko jeśli mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych. Wykonawca powinien uzyskać na to zgodę zamawiającego, bo dla drugiej strony oznacza to wzrost kosztów. Jeżeli wykonawca wykona dodatkowe prace bez zgody zamawiającego, nie może podnieść wynagrodzenia;
• kosztorys ustalił zamawiający, a w toku wykonywania dzieła zajdzie konieczność przeprowadzenia prac, nieujętych wcześniej w preliminarzu - wówczas wykonawca może żądać odpowiedniego podwyższenia umówionego wynagrodzenia.

Jeżeli przed ukończeniem dzieła, a więc w trakcie prac, zajdzie konieczność znacznego podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego (zarówno spowodowanego urzędową interwencją jak i dodatkowymi pracami), zamawiający może od umowy o dzieło niezwłocznie odstąpić. Jednak zamawiający powinien się wówczas liczyć z tym, że musi uiścić wykonawcy zapłatę odpowiednią do stopnia przydatności i zaawansowania prac nad nieukończonym dziełem.

Jeżeli strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstaw do jego ustalenia, należy uznać w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju. Jeżeli i w ten sposób nie da się ustalić wysokości wynagrodzenia, przysługuje wykonawcy wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy oraz innym nakładom przyjmującego zamówienie.

Wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło nie musi mieć formy pieniężnej. Strony mogą umówić się na inną postać, np. może to być świadczenie w naturze, udostępnienie do używania rzeczy bądź też usługa wzajemna. Jednak dotyczy to innego wynagrodzenia niż kosztorysowe, bo tu szacunki wyraża się w pieniądzach (np. ceny jednostkowe).

WAŻNE! Wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło może mieć inną formę niż pieniężną.

Zasadą jest, że zamawiający płaci za gotowe dzieło, czyli dopiero po jego ukończeniu i oddaniu przez wykonawcę. Jednak strony mogą postanowić inaczej, wedle uznania i zgodnie z zasadą swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego).

Umowa może więc przewidywać wypłatę wynagrodzenia w innym, ustalonym terminie bądź rozłożenie wynagrodzenia na mniejsze odpłatności ze wskazaniem częstotliwości rozliczeń i terminów wypłat poszczególnych części (rat). Tym samym można wybrać - jako okres rozliczeniowy - np. cykl miesięczny, jeśli spełnienie umowy wymaga dłuższego czasu ze względu na pracochłonność przy tworzeniu dzieła.

Jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych.

Jeżeli umowa o dzieło w ogóle nie normuje kwestii terminu lub zasad wypłaty wynagrodzenia, to jest ono należne w chwili oddania pełnowartościowego dzieła (zgodnego z umową), które zamawiający zobowiązany jest odebrać i które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swoim zobowiązaniem.

Przykładowe postanowienia umowy o dzieło dotyczące wynagrodzenia (wzór umowy o dzieło jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 353¹, art. 627, art. 628, art. 629, art. 632, art. 734 § 1, art. 735, art. 744, art. 750 ustawy z 23 listopada 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360),

• art. 8a, art. 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207),

• § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2021 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2022 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1690).

Izabela Nowacka

specjalista z zakresu kadr i płac

Czy uwzględniać premię regulaminową przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego

PROBLEM

W trakcie miesiąca (październik 2022 r.) zatrudniliśmy pracownika, którego wynagrodzenie składa się z wynagrodzenia zasadniczego i miesięcznej premii regulaminowej określonej procentowo od faktycznie uzyskanej płacy zasadniczej. W październiku 2022 r., zaraz po zatrudnieniu, pracownik przebywał przez 1 dzień na urlopie wypoczynkowym. Czy wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych ustalamy z uwzględnieniem premii regulaminowej? Jeżeli tak, to w jaki sposób je obliczyć? - pyta Czytelniczka z Krakowa.