Likwidacja działalności w księgach rachunkowych

Decyzja o zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej pociąga za sobą obowiązek podjęcia pewnych, określonych prawem działań. W przypadku osób fizycznych i spółek nie będących spółkami prawa handlowego podmiot zostaje na swój wniosek wykreślony z rejestru działalności gospodarczej. Natomiast w przypadku spółek handlowych zastosowanie mają przepisy ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.). Zgodnie np. z art. 272 rozwiązanie spółki z o.o. następuje po przeprowadzeniu likwidacji. Spółka istnieje aż do ukończenia likwidacji. Otwarcie likwidacji powinno być zgłoszone do rejestru sądowego. Obowiązek ten ciąży na likwidatorze. Likwidację spółki prowadzi się pod firmą spółki z dodatkiem „w likwidacji” (art. 274 § 2 k.s.h.). Likwidator ma obowiązek ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwania ewentualnych wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności (art. 279 k.s.h.).

W myśl art. 12 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694) księgi rachunkowe zamyka się na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji, oraz na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji (art. 12 ust. 2 pkt 6) - nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 ustawy).

Najpóźniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Ustalenie sald to podstawa do sporządzenia zestawienia obrotów i sald (bilans surowy). Polega ono na wyliczeniu obrotów strony Wn i strony Ma kont i określeniu różnicy między stronami.

Zestawienie to sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych w postaci zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Sporządza się je na podstawie zapisów na kontach ewidencji syntetycznej. Powinno ono zawierać: