Jak przygotować instrukcję inwentaryzacyjną

Przejęłam prowadzenie ksiąg jednostki i analizuję dokumentację wewnętrzną. Zauważyłam, że brakuje instrukcji inwentaryzacyjnej, a planowałam już od października rozpocząć prace spisowe. Jak ją przygotować i wdrożyć?

Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Jednostki, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, mogą wystartować z nią już od października. Trzeba ją bowiem rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Generalnie należy ją przygotować na dzień bilansowy.

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika jednostki, co wynika z art. 26–27 u.r. W związku z tym to on ustala sposób dokumentowania inwentaryzacji. W tym celu wydaje instrukcję inwentaryzacyjną. Jest to dokument wewnętrzny jednostki wprowadzany na podstawie jego zarządzenia (lub decyzji). Kierownik jednostki określa moment, od którego instrukcja zacznie obowiązywać. Instrukcja inwentaryzacyjna wraz ze wzorami dokumentów inwentaryzacyjnych powinna stanowić załącznik do zarządzenia lub decyzji.

Przy opracowywaniu instrukcji inwentaryzacyjnej warto posiłkować się stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, a także Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”. Ustawa o rachunkowości wskazuje bowiem tylko zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników). Nie reguluje kwestii dokumentów, które jednostka musi sporządzić w związku z inwentaryzacją.