Jak prawidłowo rozliczyć VAT od wydatków poniesionych na cyberbezpieczeństwo dla urzędu gminy

Gmina (podatnik VAT czynny) zrealizowała inwestycję z zakresu cyberbezpieczeństwa dla urzędu gminy, która została ukończona 17 czerwca 2024 r. Zostały wykonane m.in. następujące prace: audyt systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, testy podatności systemów teleinformatycznych na cyberataki, szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa dla pracowników oraz zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania. Całkowity koszt inwestycji wykonanej na zlecenie gminy przez firmę X (podatnika VAT czynnego) wyniósł 246 000 zł brutto. Na jej udokumentowanie firma X wystawiła 19 czerwca 2024 r. fakturę na gminę na kwotę 246 000 zł (kwota netto: 200 000 zł, VAT: 46 000 zł). Dokument ten – ze względu na dostawy w ramach tej inwestycji m.in. sprzętu komputerowego wskazanego w załączniku nr 15 do ustawy o VAT – zawierał wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Gmina otrzymała fakturę 20 czerwca 2024 r. i opłaciła ją 27 czerwca 2024 r. na rachunek firmy X w mechanizmie podzielonej płatności. Inwestycja w zakresie cyberbezpieczeństwa dotyczyła wyłącznie potrzeb urzędu gminy, a nie pozostałych jednostek organizacyjnych objętych centralizacją rozliczeń VAT (tj. jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych gminy). Urząd gminy realizuje zarówno zadania publiczne (tzn. cele inne niż działalność gospodarcza, z wyjątkiem celów osobistych), jak i działalność opodatkowaną VAT oraz działalność zwolnioną z VAT. Zrealizowana inwestycja dotyczy wszystkich ww. obszarów działalności urzędu gminy, a gmina nie jest w stanie przyporządkować ich wyłącznie odpowiednio do czynności opodatkowanych VAT, zwolnionych z VAT lub też do zdarzeń w ogóle niepodlegających regulacjom VAT (tj. działalności publicznej). Trudność dokonania bezpośredniej alokacji powyższych wydatków wynika m.in. z tego, że co do zasady są one wykonywane przez tych samych pracowników urzędu gminy za pomocą tych samych zasobów. Właściwy dla urzędu gminy prewskaźnik wstępny na 2024 r. (obliczony zgodnie z przepisami rozporządzenia ws. prewskaźnika) wynosi 40 proc., natomiast właściwa dla urzędu gminy proporcja wstępna to 60 proc. Nabyte w ramach tej inwestycji towary i usługi zostaną odpowiednio zaliczone do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych gminy. Pomiędzy gminą a firmą X nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Gmina rozlicza się na zasadach ogólnych za okresy miesięczne (JPK_V7M). Jak gmina powinna rozliczyć VAT od wydatków na cyberbezpieczeństwo dla urzędu gminy?